بالنظر إلى حقيقة أن أكثر من 300 مليار رسالة بريد إلكتروني يتم إرسالها واستلامها كل يوم ، فليس من المستغرب أن يعاني الناس من "إرهاق البريد الإلكتروني". هذا هو السبب في أنه من المهم جدًا كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة تعبر عن وجهة نظرك بوضوح ودقة - فأنت لا تريد أن لا يقرأ الأشخاص البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع بالكامل لأنه طويل جدًا أو غير واضح. لا تقلق - ستوجهك ويكي هاو هذه إلى كل ما يجب عليك فعله عند كتابة بريد إلكتروني لدعوة اجتماع ، مثل كيفية كتابة سطر موضوع قوي ، وما يجب أن تقوله في نص رسالتك الإلكترونية ، وكيف يمكنك استخدام تطبيق التقويم لتسهيل الأمور.
خطوات
الطريقة 1 من 3: كتابة سطر موضوع قوي
الخطوة 1. اكتب سطر موضوع قصيرًا وملائمًا مع تاريخ وموضوع الاجتماع
يعني تضمين هذه التفاصيل أن الأشخاص سيعرفون متى يتم ذلك وما يجب مناقشته دون فتح البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، قد تكتب ، "الاجتماع 12/8: إرشادات جديدة لإعداد التقارير".
تحذير:
من المحتمل أن يؤدي ترك موضوع الاجتماع إلى رد الأشخاص ، وسؤالهم عما إذا كان ذلك مناسبًا لقسمهم أو إذا كان حضورهم إلزاميًا ، لذا تأكد من ذكر الموضوع!
الخطوة 2. اطلب تأكيد الحضور في سطر الموضوع
إذا كنت بحاجة إلى معرفة من سيحضر الاجتماع ، فاطلب التأكيد في سطر الموضوع. بهذه الطريقة ، سيعرفون أنهم بحاجة إلى الرد في أسرع وقت ممكن حتى قبل فتح البريد الإلكتروني. قد تكتب ، "اجتماع الموارد البشرية يوم الجمعة 10/6 ، يرجى التأكيد في أسرع وقت ممكن."
يمكنك أيضًا كتابة ، "الرجاء الرد على الدعوة: اجتماع الموارد البشرية 10/6."
الخطوة 3. أخبرهم إذا كان اجتماعًا طارئًا في سطر الموضوع
إذا كانت مشكلة ملحة أو حساسة للوقت تستدعي عقد اجتماع على الفور ، فأضف إحساسًا بالإلحاح إلى سطر الموضوع. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة شيء على غرار ، "اجتماع طارئ يوم الاثنين 2/31: الأمن السيبراني."
من المهم ملاحظة موضوع الاجتماع أيضًا لمنحهم فكرة عما يمكن توقعه
الخطوة 4. حدد ما إذا كان الحضور إلزاميًا أم مقترحًا
إذا كنت تعمل في شركة كبيرة ، فقد لا يكون حضور بعض الأشخاص مطلوبًا في كل اجتماع. حدد القسم المعني في سطر الموضوع أو أخبر المستلمين إذا كان عليهم الحضور. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "اجتماع التسويق الإلزامي 10/6".
إذا لم يكن الاجتماع مطلوبًا ، يمكنك كتابة: "اقتراح الاجتماع 10/6 حول أساليب البحث الفعالة."
الخطوة 5. استخدم كلمات كاملة في سطر الموضوع لتجنب أي لبس
قد تبدو الاختصارات فعالة ، لكنها ليست محددة مثل الكلمات الكاملة ويمكن أن تسبب الارتباك. على سبيل المثال ، يمكن أن تعني "SAP" "الأنظمة والمعالجة" أو "خطة أخذ العينات والتحليل" اعتمادًا على من هو مألوف وغير مألوف بلغتك.
ومع ذلك ، لا بأس من استخدام الاختصارات الشائعة مثل "RSVP" و "HR" و "Wed."
الطريقة 2 من 3: صياغة نص بريدك الإلكتروني
الخطوة الأولى: اكتب مقدمة موجزة وودودة وملاحظة قصيرة
تقديم نفسك ضروري إذا كنت تعمل في شركة كبيرة أو إذا كنت لا تعرف الجميع حتى الآن. من المهم أيضًا أن نذكر في هذه المقدمة القصيرة ما إذا كانت هناك حاجة إلى استكمال أي مستندات أو لوازم و / أو إحضارها إلى الاجتماع.
اجعل مقدمتك أنيقة أو ذات صلة بالعمل. على سبيل المثال ، "مرحبًا أيها الفريق ، أتطلع إلى إطلاق البرنامج الجديد الأسبوع المقبل!"
نصيحة:
ذكر المستلمين إذا كانوا بحاجة إلى إكمال أي مهام أو إحضار أي شيء معهم إلى الاجتماع. على سبيل المثال ، "كتذكير ، يرجى إحضار 4 نسخ مطبوعة من قوائم جهات اتصال البائع."
الخطوة 2. ضع تاريخ الاجتماع ووقته في سطر خاص به حتى يبرز
هذه معلومات أساسية للأشخاص لحضور الاجتماع ، لذلك تريد أن تكون واضحة ومتميزة عن بقية النص. قم بعمل مسافة بادئة لسطرين أعلى وأسفل و / أو ضعها بخط عريض.
- مثال: "6 أكتوبر ، 10:30 - 11:45 صباحًا"
- إذا كان الاجتماع متصلاً بالإنترنت ، فقم بإدراج المنطقة الزمنية حتى لا يفوت الأشخاص في مناطق زمنية مختلفة بسبب سوء التواصل. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: "6 تشرين الأول (أكتوبر) ، 10:30 - 11:45 صباحًا (توقيت المحيط الهادي)"
الخطوة 3. قائمة الموقع بعد التاريخ والوقت
اجعل الموقع مميزًا تمامًا مثل التاريخ والوقت - خاصةً إذا كنت ستجتمع في مكان جديد ، أو إذا كان من الصعب العثور عليه ، أو إذا كنت تعلم أن بعض المستلمين ليسوا على دراية بالموقع. بالنسبة للاجتماعات الافتراضية (إما من خلال منتدى مباشر أو محادثة فيديو) ، قم بتوفير رابط للمنتدى أو مكالمة فيديو لسهولة الوصول إليها.
عند إعطاء التوجيهات ، كن مفصلاً قدر الإمكان. كمثال: "يرجى الحضور إلى غرفة الاجتماعات 592 في مبنى Timaren (209 Nix St.). تقع الغرفة 592 في الطابق الثاني من المبنى ، لذا ستحتاج إلى اصطحاب المصعد لأعلى من الطابق الأرضي ، والخروج في 12 ، واستخدام المصاعد على الجانب الجنوبي من المبنى (على يسارك) للصعود إلى الطابق 59"
الخطوة 4. شارك الغرض من الاجتماع
دع المستلمين يعرفون ما سينجزه الاجتماع. سيساعد تقديم جدول أعمال قصير للاجتماع في التعرف على المهام التي يجب القيام بها مسبقًا. يمكنك ببساطة ذكر الموضوع (مثل "تحديث الأمن السيبراني") أو يمكنك تقديم جدول زمني:
- 10:30 - 10:45 مشاركة تحديثات الحالة للمشروع
- 10:45 - 11:10 قارن بين العروض القابلة للتطبيق وحددها
- 11:10 - 11:30 العصف الذهني وأهداف الإطلاق
الخطوة 5. تدقيق بريدك الإلكتروني بحثًا عن الأخطاء النحوية والوقائعية
أهم الأشياء التي يجب تدقيقها هي تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه ، لذا تأكد من أن لديك تلك الأشياء الصحيحة! يمكنك أيضًا مراجعة المقدمة أو جدول الأعمال أو الملاحظات الأخرى التي قد تكون ضمنتها للتأكد من أنك غطيت جميع الأساسيات.
اقرأ بريدك الإلكتروني بصوت عالٍ للتأكد من أن كتابتك واضحة وموجزة قبل إرسالها
الطريقة الثالثة من 3: استخدام Outlook أو تطبيق تقويم متكامل
الخطوة 1. انقر فوق "اجتماع جديد" ضمن علامة التبويب الرئيسية في Outlook
إذا كانت شركتك تستخدم قاعدة بيانات اتصالات مع تقويم متكامل ، مثل Outlook ، فاستخدمها لإعداد اجتماعك. عادةً ما تكون هذه هي نقطة الاتصال المفضلة للأشخاص الذين تعمل معهم.
إذا كانت شركتك لا تستخدم Outlook أو أي شيء من هذا القبيل ، يمكنك استخدام البريد الإلكتروني المرتبط بالعمل لإرسال الدعوة
الخطوة 2. حدد الوقت والتاريخ من نافذة "مساعد الجدولة"
بعد إنشاء اجتماع جديد ، ستظهر نافذة التقويم. انقر فوق "مساعد الجدولة" وقم بتمييز الوقت والتاريخ المتاحين لاجتماعك.
تأكد من أنه الوقت الذي تكون فيه أنت والحضور المستهدفون متاحين. اعتمادًا على تطبيق شركتك ، قد تحتاج إلى ضبط إعدادات العرض لإظهار جدول الجميع (بالإضافة إلى جدولك الخاص)
الخطوة 3. قم بإضافة الحاضرين عن طريق كتابة أسمائهم أو استخدام دفتر العناوين الخاص بك
انقر فوق شريط النص لإدخال الأسماء يدويًا أو تصفح دفتر العناوين الخاص بك وحدد أسمائها من القائمة. استخدم وظيفة "مساعد الجدولة" للتحقق من توفر الأشخاص الآخرين.
إذا لم يكن الأشخاص متاحين ، فستظهر أسمائهم مميزة. سيعرض المساعد حتى فترات زمنية موصى بها لتناسبك وجداول الحضور
الخطوة 4. حدد أوقات البدء والانتهاء للاجتماع
تأكد من أن تاريخ الاجتماع هو التاريخ الذي حددته مسبقًا ، وانقر على زر التقويم لإجراء أي تغييرات إذا لزم الأمر. ثم استخدم الأسهم المنسدلة الموجودة على يمين قوائم الوقت لتحديد أوقات البدء والانتهاء الصحيحة.
تعد إضافة أوقات النهاية أكثر احترامًا لوقت الأشخاص حتى يعرفوا ما يمكن توقعه ويمكنهم تخطيط تنقلاتهم أو العمل حول الاجتماع
الخطوة 5. انقر فوق "موعد" ضمن علامة التبويب "اجتماع" في الجزء العلوي من الشاشة
سيؤدي النقر فوق هذا الزر إلى إرجاعك إلى شاشة المواعيد العامة وسترى موعد الإدخال الخاص بك. من هنا ، ستتمكن من إضافة موضوع وموقع وملاحظات.
إذا كنت لا ترى إدخالك مجدولًا على شاشة الموعد ، فارجع وكرر العملية حتى تظهر
الخطوة 6. كن محددًا عند إدخال الموضوع والموقع والملاحظات
دع المستلمين يعرفون موضوع الاجتماع ببضع كلمات موجزة (على سبيل المثال ، "اختبار المنتج القادم"). كن محددًا بشأن الموقع ، وقدم الاتجاهات إذا لم يكن مكانًا نموذجيًا للاجتماعات أو إذا كان الوصول إليه صعبًا. أضف أي ملاحظات إضافية (مثل أي عمل تحضيري) ذات صلة بالاجتماع.
- اكتب عنوان الموقع ، حتى إذا كنت تعتقد أنهم يعرفون ذلك بالفعل.
- انقر على "إرسال" عند الانتهاء.
نصيحة:
تجنب الموضوعات العامة بشكل مفرط مثل "العصف الذهني" لأن ذلك لا يخبر الناس كثيرًا عن الغرض من الاجتماع. بدلاً من ذلك ، قد تقول ، "تبادل الأفكار مع البائعين لمنتج جديد".
نصائح
- عند تدقيق بريدك الإلكتروني أو دعوتك ، اجعله موجزًا ومباشرًا.
- استخدم نبرة كتابة احترافية ودودة.
- تحقق مرة أخرى من قائمة المستلمين للتأكد من دعوة كل من يحتاج إلى الحضور.
- اكتب العناوين في سطر "نسخة مخفية الوجهة" إذا كنت تريد أن تظل جميع العناوين مخفية عن المستلمين.
تحذيرات
- لا ترسل الدعوة أو البريد الإلكتروني بدون التاريخ والوقت والمكان. من المحتمل أن يؤدي ذلك إلى إحباط المدعوين وستحصل على عدد كبير من الردود التي تطلب هذه المعلومات.
- لا تكتب بأحرف كبيرة ، فسيتم تفسير ذلك على أنه صراخ وغير احترافي إلى حد كبير.
