يعلمك هذا المقال كيفية إنشاء جدول بيانات عنوان في LibreOffice Calc لاستخدامه في دمج بريد LibreOffice Writer. بعد إنشاء جدول البيانات وحفظه بالتنسيق المناسب ، ستحتاج إلى توصيله بـ Writer قبل أن تتمكن من البدء في تسمية الحقول في المستند. لحسن الحظ ، يأتي LibreOffice Writer مع أداة إنشاء قاعدة بيانات سريعة تجعل العملية سهلة.
خطوات
جزء 1 من 3: إنشاء جدول البيانات
الخطوة 1. افتح LibreOffice Calc
ستجده في قائمة ابدأ في Windows أو في مجلد تطبيقات Mac. Calc هو تطبيق جداول بيانات مشابه جدًا لبرنامج Microsoft Excel و Google Sheets.
الخطوة 2. قم بتسمية رؤوس الأعمدة
ستحتاج إلى استخدام عناوين الرؤوس ذات الصلة مثل الاسم والعنوان والحالة والرمز البريدي وما إلى ذلك. يجب أن تنتقل هذه التسميات إلى خلايا منفصلة في الصف الأول من جدول البيانات.
- قد يكون من المفيد تسمية كل عمود بأصغر قدر ممكن من المعلومات. على سبيل المثال ، بدلاً من عمود واحد يسمى العنوان ، يمكنك استخدام StreetAddress و State و Zip. بدلاً من عمود واحد للاسم ، يمكنك إجراء الاسم الأول واسم العائلة.
- يجب تخصيص أعمدة الرأس الفعلية لاحتياجاتك.
الخطوة الثالثة. املأ الأعمدة بالبيانات المراد دمجها
يجب أن يحتوي كل صف على بيانات جهة اتصال واحدة. بعد إدخال جهة الاتصال الأولى في الصف الأول المتاح ، أدخل جهة الاتصال التالية في الصف التالي ، وهكذا.
لا تحتاج إلى استخدام أي تنسيق أو أنماط خاصة (مثل الطباعة الغامقة) حيث سيتم تنسيق البيانات بواسطة مستند دمج البريد الخاص بك
الخطوة 4. احفظ الملف بتنسيق ملف ODF
ينتهي تنسيق ملف ODF بامتداد الملف. ODS ، والذي قد يبدو غريبًا بعض الشيء ، لكنه صحيح. لحفظ جدول البيانات:
- انقر على ملف القائمة أعلى اليسار وحدد حفظ باسم.
- استعرض للوصول إلى المجلد الذي تريد حفظ الملف فيه. ستحتاج إلى تذكر هذا الموقع.
- يختار جدول بيانات ODF (*.ods) من القائمة المنسدلة "حفظ كنوع" أو "تنسيق".
- انقر يحفظ. في هذه المرحلة ، لا تتردد في إغلاق تطبيق Calc.
جزء 2 من 3: توصيل جدول البيانات
الخطوة 1. افتح Libre Writer
ستجده في قائمة ابدأ في Windows أو في مجلد تطبيقات Mac.
لا تقلق بشأن صياغة رسالتك أو مستندك حتى الآن - فأنت تقوم فقط بتوصيل العناوين بـ Writer في الوقت الحالي
الخطوة 2. افتح معالج مصدر بيانات العنوان
تسهل هذه الأداة إنشاء قاعدة بيانات من جدول البيانات. لفعل هذا:
- انقر على ملف القائمة أعلى اليسار.
- انقر المعالجات على القائمة.
- انقر مصدر بيانات العنوان.
الخطوة 3. حدد "مصدر بيانات خارجي آخر" وانقر فوق التالي
إنه الخيار الأخير.
الخطوة 4. انقر على زر الإعدادات
ستظهر نافذة "إنشاء مصدر بيانات العنوان".
الخطوة 5. حدد "جدول بيانات" وانقر فوق التالي
هذا يخبر Writer أنك تعمل باستخدام تنسيق جدول البيانات.
الخطوة 6. حدد جدول البيانات الذي قمت بإنشائه وانقر فوق التالي
للقيام بذلك ، انقر فوق تصفح ، انتقل إلى جدول البيانات الذي يحتوي على عناوين (تنتهي بامتداد ملف ODS.) ، وانقر نقرًا مزدوجًا فوق جدول البيانات لتحديده.
للتحقق من أنك حددت جدول بيانات يمكن استخدامه ، انقر فوق اختبار الاتصال زر في الركن الأيمن السفلي. يجب أن ترى رسالة تفيد بأن الاتصال قد تم بنجاح. إذا رأيت خطأً ، فربما تكون قد حددت الملف الخطأ أو حفظته بتنسيق خاطئ.
الخطوة 7. انقر فوق الزر "إنهاء"
الآن بعد أن قمت بتوصيل جدول البيانات ، يمكنك البدء في استيراد البيانات.
الخطوة 8. انقر فوق "التالي" للمتابعة
يفعل ليس انقر فوق الزر "تعيين الحقل" ، حيث إنه لن يعمل مع جدول البيانات.
الخطوة 9. قم بتسمية ملف قاعدة البيانات (. ODB)
ألق نظرة على اسم الملف في حقل "الموقع" - الملف يسمى "Addresses.odb" افتراضيًا. يمكنك الاحتفاظ بهذا الاسم إذا كنت ترغب في ذلك ، أو تغييره إلى اسم آخر - فقط تذكر الاحتفاظ بـ. ODB في نهاية اسم الملف.
- إذا تم تحديد مربع "تضمين تعريف دفتر العناوين هذا في المستند الحالي" ، فقم بإلغاء تحديده الآن.
- حقل "اسم دفتر العناوين" هو الطريقة التي ستظهر بها قائمة العناوين هذه في تطبيقات LibreOffice الأخرى. لا تتردد في تغيير هذا إذا كنت ترغب في ذلك.
الخطوة 10. انقر فوق "إنهاء"
جدول البيانات الخاص بك متصل الآن بـ LibreOffice Writer وجاهز للاستخدام في دمج البريد الخاص بك.
ستظل قاعدة البيانات متاحة للاستخدام في الرسائل أو المستندات المستقبلية أيضًا
جزء 3 من 3: إنشاء مستند دمج المراسلات الخاص بك
الخطوة 1. افتح مستندًا جديدًا في LibreOffice Writer
إذا قمت بالفعل بإنشاء نموذج الرسالة أو ورقة الملصق أو قالب المغلف ، فافتحه الآن.
الخطوة 2. افتح لوحة مصادر البيانات
للقيام بذلك ، انقر فوق رأي القائمة في الجزء العلوي ، ثم حدد مصادر البيانات. سترى قيم جدول بيانات العنوان الخاص بك في اللوحة الموجودة أعلى المستند. ستبقى اللوحة هناك لتسهيل الأمور عليك.
الخطوة الثالثة. نسّق المستند بالشكل الذي تريده أن يظهر
على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب رسالة نموذجية ، فقم بتكوين الرسالة بالشكل الذي تريده.
الخطوة 4. اسحب رؤوس أعمدة البيانات إلى مواقعها المقابلة
رؤوس أعمدة البيانات هي تسميات رمادية أعلى بيانات العنوان في تلك اللوحة العلوية. على سبيل المثال ، إذا كنت تنشئ حرفًا وتريد أن يبدأ بـ "عزيزي (الاسم الأول)" ، فاكتب كلمة عزيزي ، واسحب الاسم الأول رأس العمود إلى المكان الذي تكتب فيه اسمًا ، ثم اكتب فاصلة.
عندما تسحب رأس عمود إلى الموقع المطلوب ، سيظهر مع أقواس مثلثة على كلا الجانبين (على سبيل المثال:)
الخطوة 5. احفظ المستند
للتأكد من عدم حدوث أي شيء لعملك الشاق ، انقر فوق ملف القائمة وحدد حفظ باسم. يجب حفظ الملف بامتداد ملف. ODT ، لذا حدد مستند نصي ODF (*.odt) من قائمة "حفظ كنوع" أو "تنسيق".
الخطوة 6. اطبع المستند الخاص بك
تختلف خطوات القيام بذلك بناءً على ما تقوم بطباعته.
- إذا كنت تقوم بطباعة خطاب نموذج ، فانقر فوق ملف القائمة وحدد مطبعة. سيتم سؤالك عما إذا كنت تريد طباعة نموذج إلكتروني محدد نعم عندما يُطلب منك ذلك. إذا كنت لا تريد طباعة الأحرف لجميع الأشخاص الموجودين في قائمة العناوين ، فاضغط مع الاستمرار على كنترول (كمبيوتر) أو أمر (في نظام التشغيل Mac) أثناء النقر فوق المفاتيح التي تريد طباعتها. انقر نعم ، ثم اطبع حسب الرغبة.
- في حالة إنشاء ملصقات ، انتقل إلى ملف > جديد > ملصقات ، حدد قاعدة البيانات والجدول والحقول. في الجزء السفلي ، حدد نوع ورق الملصقات الذي تطبع عليه (على سبيل المثال ، Avery A4) وتفضيلات إضافية أخرى لعمل الملصقات ، ثم انقر فوق يحفظ. من هناك ، على خيارات علامة التبويب ، انقر فوق مزامنة المحتويات ، وثم مستند جديد لإنشاء ورقة التسمية الخاصة بك. يمكنك بعد ذلك طباعة هذا المستند حسب الحاجة عن طريق التحديد ملف > مطبعة.
