هل تمنيت يومًا أن يكون هناك زر محو لرسائل الهاتف؟ تسمع الصافرة وتنسى كل ما كنت ستقوله؟ هل انتهى بك الأمر بعد ذلك بالتجول مرارًا وتكرارًا؟ هذه المقالة لمساعدتك في ترك رسالة فعالة.
خطوات
الخطوة الأولى. قبل أن تلتقط الهاتف ، خطط لما ستقوله
قد يستغرق الأمر بضع دقائق ، لكن لا تتخطاه. لن تصدق الفرق الذي تحدثه.
الخطوة الثانية: تحقق من خطتك وتأكد من تضمين اسمك واسم الشخص الذي تتصل به (إذا كان خطًا مشتركًا) وسبب الاتصال والوقت الذي اتصلت به والوقت الذي يجب أن يتصل به المتلقي معاودة الاتصال بك (غير مطلوب في بعض الرسائل) ، ورقم هاتفك (إذا كنت تريدهم معاودة الاتصال بك)
كن ودودًا ومهذبًا وموجزًا ، وتأكد من أنك تصل إلى النقطة الصحيحة.
الخطوة الثالثة. قل رسالتك بصوت عالٍ قبل إجراء المكالمة ، إذا كان ذلك مفيدًا
إذا لم تعجبك الطريقة التي يبدو بها ، فيمكنك دائمًا تغييرها.
الخطوة 4. ارفع الهاتف وخذ نفسًا عميقًا واطلب الرقم
تأكد من عدم وجود أي ضوضاء في الخلفية (قم بإيقاف تشغيل الموسيقى ، أو أي أجهزة صاخبة ، وما إلى ذلك).
الخطوة 5. كن مستعدًا لأن يلتقط شخص ما
لا يزال بإمكانك متابعة الخطوط العريضة لرسالتك إذا كان ذلك يساعدك.
الخطوة 6. إذا حصلت على جهاز الرد على المكالمات ، فانتظر الصفير ، ثم انطق رسالتك
تأكد من أنك لا تهمس ، أو تتجول ، أو تتوقف مؤقتًا دون داعٍ ، أو تضيف كلمات مثل أه ، كما تعلم ، أم ، مثل … تحصل عليها. لا تصرخ ، بل تحدث بصوت عالٍ وواضح وتحدث. تذكر الانطباع العام الذي تتركه مع رسالتك. يمكن أن تكون نبرة صوتك مهمة للغاية ، وقد يختلف رد فعل من اتصلت به حسب نبرة صوتك. مثل: إذا بدوت حزينًا ، فقد لا يعاود الشخص الاتصال بك أو سيعاود الاتصال بك متعاطفًا أو حتى متطفلًا للعثور على الخطأ. قد يكون هذا مزعجًا ، خاصةً إذا لم يكن هناك شيء خاطئ. حاول أن تبدو طبيعيًا قدر الإمكان.
الخطوة 7. قل وداعًا مناسبًا أو اجعل رسالتك نهاية جيدة
في نهاية رسالتك ، ضع في اعتبارك إضافة شيء على غرار "أتمنى أن أراك قريبًا" أو "أتمنى لك يومًا سعيدًا".
نصائح
- ابتسم - ستظهر في صوتك.
- ما هو الرقم الذي يجب أن يتصل بك المتلقي عليه مرة أخرى؟ هذا مهم ولا يجب تخطيه. على الرغم من أن معظم الهواتف المنزلية (والهواتف المحمولة) بها معرّف المتصل ، افترض أن هذا الشخص ليس كذلك (حتى لو كان كذلك). حتى لو فعلوا ذلك ، فإن الاحتمالات كبيرة بأنهم قد لا يتمكنون من التحقق من معرف المتصل على الفور ، لذلك فقط اترك رقم رد الاتصال. تأكد من تركه مرتين. مرة واحدة عندما ترسل الرسالة ، وإذا كنت تنهي الرسالة بالفعل برقم رد اتصال ، كررها للتأكد من أن المتلقي قادر على تذكر الرقم جيدًا. قل شيئًا مثل "اتصل بي على (123) 456-7890 ، مرة أخرى إذا لم تلاحظ أن الرقم (123) 456-7890."
- ابدأ بالقول من أنت. إذا تركت رسالة جيدة ، باستثناء هويتك ، فقد يكون هناك الكثير من التخمين ، وهو ما قد لا يحبه المتلقي. شيء جيد لتبدأ به هو (على سبيل المثال) "مرحبًا كريس ، هذا راندي ، …"
- إذا أخطأت … أخطأت حقًا … (مثل ترك رقم الهاتف الخطأ أو نسيت ذكر سبب الاتصال) ، عاود الاتصال ، واشرح سبب اتصالك مرة أخرى ، وتأكد من حصولك على كل شيء بشكل صحيح هذه المرة. ولا تقلق كثيرًا حيال ذلك. هناك احتمالات ، أن المتلقي لن يهتم - وعلى المدى الطويل ، لا يهم حقًا.
- إذا كنت ترغب في التدريب ، فحاول الاتصال بمنزلك / خليتك من هاتف مختلف وترك رسالة لنفسك. جربه بخطة أو بدون خطة لما ستقوله ، ولاحظ ما إذا كان سيحدث فرقًا في كيفية ظهور الرسالة.
- قد يساعدك تكرار رقم هاتفك ، خاصةً إذا كان المتصل لا يعرفك جيدًا وقد لا يكون في متناول اليد. لا تقل الرقم دفعة واحدة - شيء مثل "يمكنك معاودة الاتصال بي على 123 (إيقاف مؤقت) - 456 (إيقاف مؤقت) - 7890"
تحذيرات
- ابق على الموضوع
- لكن لا تستعجل رسالتك أيضًا
- حاول ألا تقول أي لغة عامية أو كلمات تجعل رسالتك تبدو قذرة أو يصعب فهمها.
- لا تتجول أو تتوقف لفترة طويلة
