غالبًا ما تكون سطور موضوع البريد الإلكتروني هي ما يستخدمه القراء لتحديد ما إذا كانوا سيفتحون بريدك الإلكتروني أم لا. يجب ملء هذه المساحات بلغة قصيرة ومحددة وموجهة نحو التفاصيل لمنع المستلم من حذف بريدك الإلكتروني دون قراءته. إذا حددت بالضبط سبب رغبة القارئ في رؤية ما تريد قوله باستخدام التفاصيل في سطور الموضوع ، فيجب أن تستمتع بردود أسرع وأكثر تكرارًا على رسائلك الإلكترونية.
خطوات
جزء 1 من 3: تنسيق خطوط الموضوع الخاصة بك
الخطوة 1. تجنب ترك سطر الموضوع فارغًا
عندما تختار عدم تضمين سطر موضوع ، فأنت لا تستفيد من الفرصة التي يوفرها لجذب القارئ. وجود سطر موضوع فارغ سيجعلك تبدو كسولًا أيضًا. والأهم من ذلك أنه بالتأكيد لن يجعل القارئ يشعر بالحاجة إلى فتح بريدك الإلكتروني أو الرد عليه بسرعة.
الخطوة الثانية. اكتب سطر الموضوع قبل أن تكتب بريدك الإلكتروني
قد يبدو سطر الموضوع وكأنه فكرة متأخرة ليست بنفس أهمية المحتوى الفعلي لبريدك الإلكتروني. نظرًا لأنه أول ما يراه القارئ ، فهو بنفس الأهمية - إن لم يكن أكثر من ذلك! - كما في الداخل. للتأكد من تخصيص الوقت والاهتمام الكافيين لسطر الموضوع الخاص بك ، اكتبه قبل أن تكتب أي شيء آخر.
الخطوة الثالثة. اتبع قواعد الكتابة بالأحرف الكبيرة القياسية لتجنب الإهمال
ما لم تكن ترسل ملاحظة سريعة إلى شخص تعرفه جيدًا ، يجب أن تعامل رسائلك الإلكترونية مثل الاتصالات الرسمية. استخدم الأحرف الكبيرة في سطور الموضوع بالطريقة نفسها التي تستخدم بها عناوين عروضك التقديمية بأحرف كبيرة.
تذكر بعض القواعد الأساسية لمساعدتك على استخدام الأحرف الكبيرة بشكل صحيح. على سبيل المثال ، استخدم دائمًا الكلمات الأولى والأخيرة من سطور الموضوع بالأحرف الكبيرة. يجب عليك دائمًا كتابة الأسماء بحروف كبيرة (الجبل ، العرض التقديمي ، البناء) ، الضمائر (هو ، هي ، هم) ، الأفعال (انطلق ، غيّر) ، الظروف (سريعًا ، ببطء) ، والصفات (قذرة ، ممتازة). يجب عدم كتابة المقالات بأحرف كبيرة (أ ، و ، و) ، أو أحرف الجر (في ، أو إخراج) ، أو تنسيق حروف العطف (و ، ولكن)
الخطوة 4. تجنب التعامل مع سطور الموضوع مثل جمل كاملة
بينما يجب أن تكون سطور الموضوع صحيحة نحويًا ، اعرضها كعناوين بدلاً من جمل تحتاج دائمًا إلى علامات الترقيم. لا يلزم توج سطور الموضوع بنقطة أو علامة استفهام أو علامة تعجب.
- اعلم أن بعض عوامل تصفية البريد العشوائي ستحدد تلقائيًا رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على سطور موضوع بعلامات ترقيم إلى عامل تصفية البريد غير الهام.
- قد ترغب أحيانًا في استخدام علامة استفهام لجذب انتباه القارئ. لا تفرط في استخدام هذه الاستراتيجية.
- قم بتوصيل عبارات متعددة في سطور الموضوع بشرطة. على سبيل المثال ، سطر الموضوع: "الاجتماع المجدول ليوم الثلاثاء - الحضور مطلوب" ، يحتوي على عبارتين مميزتين متصلتين بشرطة.
الخطوة 5. احتفظ بسطر الموضوع أقل من 50 حرفًا
يجب أن تكون سطور الموضوع موجزة قدر الإمكان. قد يتطلب ذلك منك أحيانًا ترك بعض التفاصيل لصالح الآخرين. من الأهمية بمكان أن يعرف القارئ ما يجب عليه فعله بمجرد قراءة سطر الموضوع.
قد لا يكون من الممكن دائمًا الاحتفاظ بسطور الموضوع عند 50 حرفًا أو أقل. في بعض الأحيان ، سوف تتجاوز عشرة أحرف أو أكثر. إذا بدأت في التصوير لقاعدة مكونة من 50 حرفًا ، فستبدأ تلقائيًا في كتابة سطور موضوع أقصر
الخطوة السادسة: ضع الكلمات المهمة أولاً لجذب انتباه القارئ
تختلف ماهية هذه الكلمات اعتمادًا على الغرض من بريدك الإلكتروني. قد يلزم أن يأتي اسمك ولقبك أولاً في بعض رسائل البريد الإلكتروني ، بينما قد يكون الإجراء المطلوب من قبلك أو القارئ مقدمًا في رسائل أخرى. فكر في ما سيجعل من المرجح أن يفتح القارئ بريدك الإلكتروني ، وضع الكلمات التي تتوافق مع هذا الموضوع في بداية سطر الموضوع.
بشكل عام ، يجب أن تبدأ سطر الموضوع بكلمة تشير إلى سبب اتصالك بالقارئ. إذا كنت قد غيرت مؤخرًا لوائح المكتب ، على سبيل المثال ، فاكتب: "تم تغيير لوائح الشركة - بحاجة إلى مراجعتك اليوم"
الخطوة 7. اختر أسماء وأفعال محددة لتوصيل الغرض من البريد الإلكتروني
لا تقم بتضمين أسماء وأفعال غامضة أو غير واضحة في سطر الموضوع. بدلاً من ذلك ، استخدم الكلمات التي تشير على وجه التحديد إلى ما تريده بالضبط من القارئ. سيؤدي هذا إلى تقليل طول سطر الموضوع مع الاستمرار في تقديم التفاصيل التي تحتاجها في سطر الموضوع.
بدلاً من: "الاتصال بك للتحقق من معلومات جديدة" ، اكتب: "قواعد الموارد البشرية المنقحة - تحتاج إلى موافقة الأربعاء." في الإصدار الثاني من سطر الموضوع ، أوضحت بالضبط ما هي "المعلومات الجديدة" ولماذا تتصل بالقارئ. لقد صححت أي ارتباك بشأن ما إذا كان المستلم بحاجة إلى قراءة البريد الإلكتروني وماذا يحتاج إلى القيام به بمجرد فتحه
جزء 2 من 3: تقديم التفاصيل في سطور الموضوع الخاصة بك
الخطوة الأولى. حدد الغرض من بريدك الإلكتروني
أخبر القارئ عن سبب اتصالك به. أن تكون محددة قدر الإمكان. سيساعد هذا القارئ على معرفة ما إذا كان يجب عليه فتح رسالتك على الفور.
- قد يبدو سطر الموضوع الذي يطلب خطاب توصية أو مرجع على النحو التالي: "طلب المرجع لـ Tamara G. بحلول يوم الجمعة 6/2".
- إذا كنت تقدم فائدة للقارئ ، فجرّب شيئًا مثل: "غيّر زيتك بخصم جيم بنسبة 50٪ هذا الأسبوع فقط."
الخطوة 2. اكتب الإجراء الذي تريد أن يقوم به القارئ
بمجرد أن يروا بريدك الإلكتروني ، سيرغب القارئ في معرفة ما يجب عليهم فعله. سيؤدي الحصول على هذه المعرفة على الفور إلى إعداد القارئ للبحث عن مزيد من التفاصيل داخل محتوى ملاحظتك.
بدلاً من كتابة "أيادي الخير" ، اجعل سطر موضوعك: "تحتاج إلى مساعدتك في كتابة اقتراح المشروع الأسبوع المقبل". هذا لا يسمح للقارئ بمعرفة أنك تطلب المساعدة فحسب ، بل يشرح أيضًا بالضبط ما تأمل أن يفعله لك القارئ
الخطوة الثالثة. حدد موعدًا نهائيًا حتى يعرف القارئ متى يرد
إذا لم تدع القارئ يعرف متى تحتاج إليه لاتخاذ إجراء أو الرد ، فقد لا يفتح بريدك الإلكتروني حتى يوم غد أو الأسبوع المقبل أو حتى الشهر المقبل. هذا ليس لأن القارئ لا يريد مساعدتك. يتلقى معظم الأشخاص عشرات أو حتى مئات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، لذا فإن رسائل البريد الإلكتروني التي لا تحتوي على مواعيد نهائية واضحة تضيع بسهولة في القطيع.
إذا كان بريدك الإلكتروني مهمًا بشكل خاص ويحتاج إلى رد فوري ، فيمكنك استخدام الكلمات "عاجل" أو "حرج" أو "استجابة فورية مطلوبة" لإعلام القارئ بضرورة إيلاء اهتمام خاص لهذه الملاحظة
الخطوة 4. حدد من أنت إذا كان القارئ لا يعرفك بالفعل
في بعض الأحيان ، سترسل بريدًا إلكترونيًا إلى أشخاص لم تقابلهم من قبل. في هذه الحالات ، قد يكون من المهم بالنسبة لك تزويد القارئ بعنوانك أو شركتك أو اسمك حتى يكون لديهم سبب لفتح ملاحظتك. خلاف ذلك ، قد يبدو أنك مجرد شخص عشوائي يمكن إرسال بريده الإلكتروني مباشرة إلى سلة المهملات!
ربما تكون طالبًا على اتصال بسياسي محلي لمشروع مدرسي. اكتب: "مقابلة طالب الثانوية العامة للمشروع ، موعد التسليم 6/24."
الخطوة 5. اذكر مقابلة القارئ إذا كان أحد معارفه حديثًا
قد تكون على اتصال بهذا الشخص لأنك قابلت للتو وتأمل في تطوير علاقة أوثق معه. حرك ذاكرتهم في سطر الموضوع حتى يتذكروا مقابلتك. سيكونون أكثر عرضة لإعداد متابعة إذا تذكروا مواجهتك السابقة.
ربما أجريت مناقشة موجزة في مؤتمر أو عشاء حول بعض اهتماماتك المشتركة. حدد سطر الموضوع الخاص بك: "متابعة الدردشة في مؤتمر الكتاب ، 4/30."
الخطوة 6. قم بتسمية جهة الاتصال المتبادلة الخاصة بك إذا تم تقديمك للقارئ
إذا اتصل بك شخص آخر بالمتلقي ، فمن المهم أن توضح هذه الحقيقة. من المرجح أن يفتح القارئ بريدًا إلكترونيًا بسطر موضوع يتضمن اسم شخص يعرفه ، بدلاً من شخص مجهول لم يقابله مطلقًا. قد يختار القارئ أيضًا التواصل مع جهة الاتصال المتبادلة لتأكيد المقدمة.
على سبيل المثال ، اكتب ، "د. Smith’s Student @ Hopkins ، طلب الاجتماع في الشهر المقبل"
جزء 3 من 3: تبسيط وتدقيق سطور الموضوع الخاصة بك
الخطوة الأولى: استخدم لغة بسيطة لتجنب الالتباس
لا تريد أن يواجه القارئ مشكلة في فهم سطر الموضوع. تجنب استخدام الكلمات الطويلة والمفردات المعقدة. افترض أنك ترسل بريدك الإلكتروني إلى طالب في المرحلة الإعدادية ، واسأل نفسك عما إذا كان يمكنه فهم كل كلمة في سطر الموضوع.
تجنب استخدام المفردات الغامضة عندما تفي كلمة أبسط بالغرض. اختر: "قواعد المكتب الجديدة - المراجعة والرد بسرعة" ، بدلاً من "قواعد المكتب الجديدة - المراجعة والرد بسرعة". تعني عبارة "بسرعة" و "بحماقة" نفس الشيء ، ولكن الخيار الأول أقل إثارة للارتباك والتشويش
الخطوة 2. استخدم الرموز والاختصارات لتقصير سطور الموضوع
يمكن اختصار العديد من الكلمات دون ترك القارئ في حيرة من أمره. استخدم الاختصارات والرموز الشائعة فقط ، واقرأ سطر الموضوع للتأكد من عدم وجود أي لبس حول الغرض من بريدك الإلكتروني.
على سبيل المثال ، يمكن تقصير جميع أيام الأسبوع. "@" هو رمز شائع لـ "في". يمكنك أيضًا استخدام "RE:" لتعني "about". يمكن استخدام "EOM" لعبارة "نهاية الرسالة" و "EOD" قد تمثل "نهاية اليوم"
الخطوة الثالثة. تحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية
تمامًا مثل أي جزء آخر من بريدك الإلكتروني ، يجب أن يكون سطر الموضوع خاليًا من الأخطاء. سيضمن هذا أنك لا تبدو غير محترف أو كسولًا فورًا ، قبل أن تتاح للقارئ فرصة لفتح ملاحظتك.
- قد لا تغطي المدققات الإملائية للبريد الإلكتروني سطور الموضوع ، لذا كن حذرًا بشكل خاص مع الأخطاء الإملائية. إذا كنت قلقًا ، فانسخ سطر الموضوع والصقه في Word أو مستند Google وقم بتشغيل التدقيق الإملائي هناك.
- قد لا يلزم أن يكون سطر الموضوع جملة كاملة. ومع ذلك ، تجنب الأخطاء النحوية الشائعة مثل الخلط بين "هم" و "هم" و "هناك" أو "أنت" و "ملكك".
الخطوة 4. اقرأ سطور الموضوع بصوت عالٍ للتحقق من الوضوح
أفضل طريقة للتأكد من أن سطور الموضوع الخاصة بك بسيطة ومختصرة ومكتوبة بشكل صحيح هي قراءتها بصوت عالٍ لنفسك. عندما تسمع كلماتك منطوقة ، ستكتشف الأخطاء التي لن تفعلها إذا كنت قد قمت بفحصها للتو على الشاشة.
إذا كنت في مكان عام ، فاقرأ الكلمات بهدوء تحت أنفاسك
تحذيرات
- لا تكتب سطور موضوع البريد الإلكتروني الروتينية بعلامات تعجب !!! أو كل الأحرف الكبيرة. ستفقد المصداقية.
- لا تبدأ أبدًا جملة في سطر الموضوع الذي تنهيه في محتوى بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال ، لا تريد أن تكتب ، "أطلب منك معروفًا أريد منك …" في سطر الموضوع ، ثم افتح البريد الإلكتروني بـ: "افعل قبل يوم الجمعة".
