يعلمك هذا المقال كيفية استخدام ميزة "دمج المراسلات" في Microsoft Word. يتيح لك دمج المراسلات استخدام جدول بيانات لمعلومات جهات الاتصال لتعيين عنوان مختلف أو اسم أو أي جزء آخر من المعلومات تلقائيًا لكل نسخة من المستند. يكون هذا مفيدًا عند تخصيص الرسائل الإخبارية أو البيانات ، حيث لا يتعين عليك كتابة اسم كل شخص أو عنوانه يدويًا في أعلى كل مستند.
خطوات
جزء 1 من 3: إنشاء ورقة جهات اتصال
الخطوة 1. افتح برنامج Microsoft Excel
تكون أيقونة تطبيق Microsoft Excel على شكل حرف "X" أبيض على خلفية خضراء داكنة. سيتم فتح صفحة Excel "الجديدة".
إذا كان لديك بالفعل ورقة جهات اتصال في Excel ، فانتقل إلى استيراد جهات اتصال Excel بدلاً من ذلك
الخطوة 2. انقر فوق مصنف فارغ
يوجد هذا الزر أعلى الجهة اليسرى من الصفحة "الجديدة". سيؤدي هذا إلى فتح مستند Excel جديد وفارغ.
الخطوة 3. أضف رؤوس جهات الاتصال الخاصة بك
البدء في الخلية أ 1 وانتقل من هناك إلى اليمين ، أدخل العناوين التالية:
- الاسم الأول - ستظهر الأسماء الأولى لجهات الاتصال في هذا العمود (الخلية أ 1).
- اسم العائلة - ستظهر الأسماء الأخيرة لجهات الاتصال في هذا العمود (الخلية ب 1).
- الهاتف - ستظهر أرقام هواتف جهات الاتصال الخاصة بك في هذا العمود (الخلية C1).
- StreetAddress - ستظهر عناوين الشوارع الخاصة بجهات الاتصال في هذا العمود (الخلية D1).
- المدينة - ستظهر مدن إقامة جهات الاتصال الخاصة بك في هذا العمود (الخلية ه 1).
- الولاية - ستظهر حالات إقامة جهات الاتصال الخاصة بك في هذا العمود (الخلية F1).
- ZIP - ستظهر الرموز البريدية لجهات الاتصال في هذا العمود (الخلية ش 1).
- البريد الإلكتروني - ستظهر عناوين البريد الإلكتروني لجهات الاتصال في هذا العمود (الخلية H1).
الخطوة 4. أدخل معلومات جهات الاتصال الخاصة بك
بدءًا من العمود A ، الخلية 2 ، ابدأ في إدخال معلومات جهة الاتصال لكل شخص تريد إنشاء دمج بريد له.
تأكد من أن هذه المعلومات دقيقة قبل المتابعة
الخطوة 5. احفظ المستند
لنفعل ذلك:
- Windows - انقر فوق ملف ، انقر حفظ باسم ، نقرتين متتاليتين هذا الكمبيوتر ، انقر فوق موقع الحفظ على الجانب الأيسر من النافذة ، واكتب اسم المستند في مربع النص "اسم الملف" ، ثم انقر فوق يحفظ.
- ماك - انقر ملف ، انقر حفظ باسم … ، أدخل اسم المستند في الحقل "حفظ باسم" ، وحدد موقع الحفظ بالنقر فوق مربع "المكان" والنقر فوق مجلد ، ثم انقر فوق يحفظ.
- ضع في اعتبارك موقع الحفظ المحدد - ستحتاج إلى العثور على جدول بيانات Excel لاحقًا.
الخطوة 6. أغلق Excel
انقر على X في الزاوية العلوية اليمنى من Excel (Windows) أو الدائرة الحمراء في الزاوية العلوية اليسرى (Mac). يمكنك الآن متابعة إنشاء دمج المراسلات في Microsoft Word.
جزء 2 من 3: استيراد جهات اتصال إلى Word
الخطوة 1. افتح Microsoft Word
تبدو أيقونة تطبيق Word على شكل حرف "W" أبيض على خلفية زرقاء داكنة. كما هو الحال مع Excel ، سيتم فتح صفحة "جديد".
إذا كان لديك مستند Microsoft Word موجود تريد استيراد جهات اتصال Excel إليه ، فستضغط عليه نقرًا مزدوجًا لفتحه وتخطي الخطوة التالية
الخطوة 2. انقر فوق مستند فارغ
إنه مربع أبيض أعلى الجانب الأيسر من الصفحة. سيتم فتح مستند Microsoft Word فارغ.
الخطوة 3. انقر فوق علامة التبويب المراسلات
توجد علامة التبويب هذه أعلى نافذة Microsoft Word. سيظهر شريط أدوات أسفل صف علامات التبويب هنا.
الخطوة 4. انقر فوق تحديد المستلمين
يوجد في قسم "بدء دمج المراسلات" في المراسلات شريط الأدوات. يؤدي القيام بذلك إلى ظهور قائمة منسدلة.
الخطوة 5. انقر فوق استخدام قائمة موجودة…
ستجد هذا الخيار في القائمة المنسدلة. نافذة جديدة ستفتح.
- إذا كنت تريد في أي وقت استخدام جهات اتصال Outlook بدلاً من ذلك ، فيمكنك تحديد ملف اختر من جهات اتصال Outlook الخيار في القائمة المنسدلة.
- يمكنك أيضًا كتابة قائمة مؤقتة بمعلومات جهات الاتصال في Word عن طريق تحديد اكتب قائمة جديدة اختيار. يكون هذا مفيدًا عندما تحتاج فقط إلى إنشاء عدد قليل من معلومات جهات الاتصال.
الخطوة 6. حدد ورقة جهات اتصال Microsoft Excel الخاصة بك
على الجانب الأيسر من النافذة ، انقر فوق المجلد الذي حفظت فيه ورقة Excel ، ثم انقر فوق ورقة Excel لتحديدها.
الخطوة 7. انقر فوق فتح
يوجد هذا الزر أسفل الجهة اليمنى من النافذة.
الخطوة 8. قم بتأكيد القرار
انقر فوق اسم ورقة Excel في النافذة المنبثقة ، ثم انقر فوق نعم في الجزء السفلي من النافذة. سيتم تحديد ورقة Excel الخاصة بك كموقع سيتم تحميل جهات الاتصال الخاصة بك منه.
تأكد من تحديد مربع الاختيار "يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس الأعمدة" أسفل هذه النافذة
جزء 3 من 3: استخدام دمج المراسلات
الخطوة 1. انتقل إلى المكان الذي تريد إدخال معلومات الاتصال فيه
ابحث عن المكان الذي تريد إدراج معلومات الاتصال فيه (على سبيل المثال ، الجزء العلوي من المستند) وانقر فوقه لوضع المؤشر هناك.
الخطوة 2. انقر فوق إدراج حقل دمج
إنه خيار في قسم "كتابة وإدراج الحقول" في المراسلات التبويب. سوف تظهر القائمة المنسدلة.
قد تضطر إلى النقر فوق المراسلات علامة التبويب مرة أخرى قبل القيام بذلك.
الخطوة 3. حدد نوع المعلومات
في القائمة المنسدلة ، انقر فوق اسم أحد الرؤوس من مستند Excel لإدراجه.
على سبيل المثال ، يمكنك النقر فوق الاسم الأول في القائمة المنسدلة إذا كنت تريد إدراج علامة للأسماء الأولى لجهات الاتصال.
الخطوة 4. أضف معلومات أخرى عند الضرورة
قد يشمل ذلك عناوين جهات الاتصال وأسماء العائلة وأرقام الهواتف وما إلى ذلك.
الخطوة 5. انقر فوق "إنهاء ودمج"
إنه في أقصى الجانب الأيمن من ملف المراسلات شريط أدوات علامة التبويب. هذا يطالب بقائمة منسدلة.
الخطوة 6. حدد خيار الدمج
انقر فوق أي مما يلي:
- تحرير المستندات الفردية - يفتح مستند كل مستلم ، مما يسمح لك بإضفاء المزيد من الطابع الشخصي على المستندات.
- طباعة المستندات … - يسمح لك بطباعة نسخة من المستند الخاص بك لكل فرد مدرج في ورقة جهات الاتصال الخاصة بك.
- إرسال رسائل بريد إلكتروني … - يسمح لك بإرسال المستندات كرسائل بريد إلكتروني. سيتم تحديد عناوين البريد الإلكتروني لجهات الاتصال كعناوين البريد الإلكتروني الوجهة.
الخطوة 7. اتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة
اعتمادًا على الخيار الذي حددته ، سيكون لديك نموذج إضافي للمراجعة (على سبيل المثال ، إذا قمت بتحديد بريد الالكتروني ، سيتعين عليك إدخال موضوع ثم النقر فوق نعم). سيؤدي القيام بذلك إلى إكمال عملية دمج البريد.
