يعد Excel برنامجًا مفيدًا للغاية ، ولكن قد تبدو وظائفه المختلفة مربكة! لا تقلق. هناك الكثير من النصائح والحيل التي يمكنك استخدامها لمساعدتك على إكمال عملك بسرعة. يمكنك زيادة مجموعة المهارات الخاصة بك عن طريق تعلم مجموعة جديدة من الحيل. يمكنك أيضًا تعلم كيفية استخدام الجداول المحورية لتحليل بياناتك بشكل أفضل. أخيرًا ، اقض بعض الوقت في استكشاف وظائف جديدة. هناك العديد من الطرق لتصبح خبيرًا سريعًا في برنامج Excel!
خطوات
طريقة 1 من 4: تعلم الحيل وموفر الوقت
الخطوة الأولى. استخدم اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل بشكل أسرع
نفِّذ اختصارات لوحة المفاتيح واختصر الوقت الذي يستغرقه استخدام الماوس. على سبيل المثال ، إذا قمت بالضغط باستمرار على مفتاح ctrl أثناء النقر فوق زر السهم ، فستحدد جميع الخلايا في نهاية جدول البيانات. تحقق من مدى سرعة العمل بدون الماوس!
- حوّل الأرقام إلى عملة عن طريق الضغط على ctrl و shift و $ في نفس الوقت.
- قم بتحويل الأرقام إلى تواريخ بالضغط على ctrl و shift و # في نفس الوقت.
- قم بتغيير الصفحات بسرعة عن طريق الضغط باستمرار على مفتاح ctrl أثناء الضغط على الصفحة لأعلى أو الصفحة لأسفل ، الموجود في الركن الأيمن العلوي من لوحة المفاتيح.
- بشكل عام ، تم تحديث Excel for Mac ليشبه Excel لـ Windows إلى حد كبير. إذا واجهت مشاكل في استخدام هذه الاختصارات ، فيمكنك التحقق من الإرشادات الخاصة ببرنامجك المحدد.
الخطوة 2. انتقل إلى قائمة الفرز باستخدام اختصار:
القيادة ، التحول ، ص. يقدم Excel قوائم مخصصة في قائمة الفرز. يمكنك اختيار ترتيب تسليم منتجك حسب الأسبوع أو الشهر أو الأولوية ، على سبيل المثال. بعد الدخول إلى هذه القائمة ، يمكنك النقر فوق فتح مربع القائمة المنسدلة "فرز حسب". هناك ، يمكنك رؤية مجموعة واسعة من الخيارات بناءً على جدول البيانات الخاص بك. ما مدى فائدة ذلك؟
الخطوة الثالثة: اضغط على alt="صورة" والسهم لأسفل للوصول إلى قائمة التصفية
سيسمح لك هذا الاختصار بالوصول إلى قائمة التصفية بشكل أسرع! سترى قوائم منسدلة تتيح لك اختيار واختيار ما تريد تمييزه في جدول البيانات. يمكنك أيضًا استخدام العديد من اختصارات لوحة المفاتيح الأخرى لاستخدام عوامل التصفية بشكل أكثر كفاءة:
- اضغط على ctrl ، و shift ، و L لتشغيل المرشحات أو إيقاف تشغيلها.
- اضغط ALT ، السهم لأسفل لعرض القائمة المنسدلة للتصفية.
الخطوة 4. حدد موقع التحليل السريع في الزاوية السفلية
يمكنك إجراء التحليل الأساسي بسرعة أكبر دون الحاجة إلى البحث عن الميزة التي تريدها. يحتوي التحليل السريع على قائمة صغيرة في الركن الأيمن السفلي من جدول البيانات. في هذه القائمة ، ستجد الكثير من الأدوات التي يمكن استخدامها لجمع أجزاء مختلفة من بياناتك معًا. يمنعك هذا الموفر من الاضطرار إلى البحث عن ميزات محددة - يوجد الكثير منها في هذه القائمة.
الخطوة 5. اذهب إلى إدراج> مخططات للعثور على مخططات جديدة
يمكن أن تجعل المخططات بياناتك تبدو أكثر إثارة للاهتمام! لا تتعثر في استخدام نفس المخططات الدائرية القديمة. اعجب رئيسك في العمل وقم بإضفاء الحيوية على بياناتك باستخدام المخططات الهرمية مثل خريطة الشجرة. سيعرض هذا بياناتك كمربع (كامل بياناتك) مكون من مستطيلات أصغر تمثل المكونات الفردية لبياناتك.
مخطط آخر أحدث هو الشلال ، والذي يوضح كيفية مساهمة أجزاء من البيانات في الكل. يمكنك أيضًا العثور على هذا في المخططات
الخطوة السادسة: قم بعمل تنبؤات قوية باستخدام التنبؤ بنقرة واحدة
ستجعلك هذه الأداة تشعر وكأنك محترف. حدد البيانات التي تريد تحليلها. انتقل إلى علامة التبويب البيانات وأدخل مجموعة التوقعات. اختر ورقة التوقعات واستكشف الخيارات في مربع الحوار.
- على سبيل المثال ، يمكنك اختيار عرض معلوماتك على هيئة مخطط خطي أو شريطي.
- يمكنك أيضًا تحديد خيار التنبؤ حسب الموسمية.
الطريقة 2 من 4: استخدام الجداول المحورية
الخطوة 1. انتقل إلى البيانات في Excel وحدد الجداول المحورية
يمكن أن يكون إتقان الجداول المحورية بمثابة تغيير حقيقي للعبة لمستخدمي Excel. ستساعدك الجداول المحورية في إعادة تنظيم بياناتك والنظر إليها بطرق مختلفة. سيقوم Excel تلقائيًا بتعبئة بياناتك ، ولكن يمكنك نقلها كما تريد. بمجرد إنشاء الجدول ، يمكنك اختيار الطريقة التي تريد تنظيمها بها عن طريق اختيار أحد الخيارات الأربعة:
- عامل تصفية التقرير ، والذي سيسمح لك بالاطلاع على صفوف معينة فقط.
- تسميات الأعمدة ، والتي يمكن أن تعمل كرؤوس.
- تسميات الصفوف ، والتي يمكنك استخدامها لتسمية الصفوف الخاصة بك.
- القيمة ، التي تسمح لك باختيار ما إذا كنت تريد حساب أو جمع بياناتك وتقدم العديد من التلاعبات الأخرى.
الخطوة 2. أضف عدة صفوف وأعمدة في نفس الوقت
عند النظر إلى الجدول الخاص بك ، يمكنك اختيار الصفوف أو الأعمدة التي تريد إضافتها. قم بتمييز الصفوف / الأعمدة التي تريد إدراجها ، وانقر بزر الماوس الأيمن واختر "إدراج". سيوفر هذا الوقت ، لأن هذا أسرع بكثير من إضافة أعمدة أو صفوف فردية.
الخطوة الثالثة. قلِّل بياناتك باستخدام المرشحات
عند النقر فوق علامة التبويب "البيانات" في جدول البيانات ، اختر "تصفية". يمكنك بعد ذلك اختيار ما إذا كنت تريد عرض الأعمدة بترتيب تنازلي أو تصاعدي بالنقر فوق السهم الموجود بجوار رأس العمود. يمكنك أيضًا القيام بذلك لاختيار الصفوف التي تريد عرضها.
الخطوة 4. قم بتمييز العمود الذي تريد تبديله
في بعض الحالات ، قد ترغب في تغيير بياناتك من الصفوف إلى الأعمدة ، أو العكس. قم بتمييز الصف أو العمود الذي ترغب في تغييره وانقر بزر الماوس الأيمن. ثم اختر "نسخ". حدد الخلية حيث تريد بدء صفك أو عمودك الجديد. بعد ذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن واختر "لصق خاص". سيظهر خيار جديد ويمكنك النقر فوق "تبديل".
الخطوة 5. قم بتمييز صف أو عمود لإزالة التكرارات
إذا كنت تعمل باستخدام مجموعة بيانات كبيرة ، فقد يكون لديك الكثير من التكرار في بياناتك. حدد الصف أو العمود الذي تريد تنقيحه وتمييزه. في علامة التبويب "البيانات" ، ابحث ضمن "الأدوات" وحدد "إزالة التكرارات".
ستطلب منك نافذة منبثقة تأكيد البيانات التي تريد معالجتها. مرة أخرى ، حدد "إزالة التكرارات"
الطريقة 3 من 4: إضافة صيغ ووظائف جديدة إلى ذخيرتك الموسيقية
الخطوة 1. استخدم أداة إدراج الصيغة
لا تخف من تجربة بعض الصيغ الجديدة. لإدخال وظيفة ، قم بتمييز الخلية التي ستحتوي على الوظيفة. بعد ذلك ، انقر فوق علامة التبويب الصيغة على الشريط في الجزء العلوي من جدول البيانات الخاص بك واختر "إدراج دالة". إذا كنت تعرف الصيغة الدقيقة التي تريد استخدامها ، فيمكنك كتابتها. يمكنك أيضًا كتابة كلمات رئيسية مثل "عد الخلايا". يمكن أن يساعدك Excel في العثور على الصيغة التي تحتاجها ، وهو أمر مفيد حقًا.
الخطوة الثانية. تدرب على استخدام SUMPRODUCT في Excel
تُستخدم هذه الوظيفة لمضاعفة المصفوفات أو النطاقات وإعطائك مجموع حاصل الضرب. الصيغة هي: = SUMPRODUCT (array1، [array 2]،…)
هناك وظائف مختلفة داخل SUMPRODUCT. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إضافة القيم السفلية لبياناتك ، فيمكنك اختيار الدالة SMALL داخل وظيفة SUMPRODUCT
الخطوة 3. استخدم وظيفة COUNTIF
هذا مفيد إذا كنت تريد تحديد عدد مرات ظهور رقم أو كلمة في جدول البيانات. الصيغة = COUNTIF (النطاق ، المعايير).
على سبيل المثال ، إذا أردت معرفة عدد المرات التي تظهر فيها كلمة "California" ، فاكتب = COUNTIF (B: B، "California")
الخطوة 4. استخدم VLOOKUP لدمج البيانات
يمكنك التفكير في VLOOKUP على أنه مشابه لاستخدام دفتر الهاتف لاستخدام اسم الشخص للعثور على رقم هاتفه. تتيح لك هذه الوظيفة إلقاء نظرة على معلومة واحدة والعثور على قيمتها المقابلة في نفس الصف أو العمود أو العمود المختلف.
- قد تجد أنك تريد دمج جدولي بيانات أو أكثر في 1. أولاً ، تأكد من وجود عمود واحد على الأقل متطابق تمامًا في كلا جدولي البيانات. الصيغة هي: = VLOOKUP (قيمة البحث ، صفيف الجدول ، رقم العمود ، [بحث النطاق]).
-
على سبيل المثال ، عندما تقوم بإدخال المتغيرات الخاصة بك ، فقد يبدو الأمر كما يلي:
- = VLOOKUP (C2، Sheet2! A: B، 2، FALSE)
- سيكون هذا مفيدًا إذا كان لديك رقم جزء لقطعة من المعدات وتحتاج إلى معرفة سعر القطعة.
طريقة 4 من 4: استشارة موارد أخرى لمعرفة المزيد
الخطوة الأولى. انتقل إلى السيد Excel للتعرف على المشكلات الصعبة
حتى خبير Excel يمكن أن يواجه مشكلات. حسنا! يحتوي Excel على العديد من الميزات ، وسيكون من الصعب جدًا معرفتها جميعًا. إذا وجدت نفسك عالقًا ، فانتقل إلى www.mrexcel.com. أولاً ، يمكنك محاولة العثور على إجابة لسؤالك في لوحات الرسائل. يمكن أن تكون الاستخدامات الأخرى مفيدة حقًا في مساعدتك.
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة خبير ، يمكنك التسجيل للحصول على استشارة من السيد Excel. قد تضطر إلى إنفاق القليل من المال ، ولكن من المحتمل أن تحصل على حل مخصص يمكن أن يساعدك حقًا
الخطوة الثانية. احصل على برنامج تعليمي مجاني عبر الإنترنت
سواء كنت تبحث عن اختصارات جديدة ، أو تبحث فقط عن إبهار رئيسك بمهارات جديدة ، يمكن أن يساعدك البرنامج التعليمي حقًا في الحصول على ساق. يقدم GCF Learn Free دورة تدريبية شاملة تعالج مجموعة متنوعة من مشكلات Excel. يمكنك التعرف على كيفية استخدام تحليل What-If بشكل أسرع ، والاطلاع على أمثلة حول كيفية استخدام الكثير من الصيغ المختلفة.
الخطوة الثالثة. قم ببحث سريع على الإنترنت للعثور على فصل دراسي في منطقتك
في محرك البحث الخاص بك فقط اكتب "excel class" والمكان الذي تعيش فيه. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "excel class in Chicago". مقابل رسوم ، يمكنك التسجيل في دروس شخصية أو عبر الإنترنت. ستكون قادرًا على أن تطلب من مدرب خبير أن يريك أحدث الحيل.
نصائح
- يمكنك أخذ دروس في Excel عبر الإنترنت أو شخصيًا في كلية المجتمع المحلي.
- قد تجد أنه من المفيد أيضًا تنزيل بعض قوالب Excel والتدرب على استخدام مهاراتك الجديدة.
