لقد كتبت بريدًا إلكترونيًا رائعًا ، ولكن عندما يحين وقت كتابة البيانات الختامية ، لا تعرف ماذا ستقول. هذا طبيعي تمامًا. قد يكون العثور على طريقة واضحة وموجزة لإنهاء بريد إلكتروني أمرًا محبطًا ، ولكنه ليس مستحيلًا. كل ما عليك فعله هو إضافة ملخص سريع لنقاطك ، وتقديم خاتمة ودية ، والتوقيع بالكلمة أو العبارة الصحيحة.
خطوات
طريقة 1 من 3: اختتام بريد إلكتروني رسمي
الخطوة الأولى. أعد تأكيد هدفك من الكتابة
هذا ليس ضروريًا للرسائل الإلكترونية القصيرة أو الردود السريعة على سؤال شخص ما. إذا كنت قد كتبت رسالة بريد إلكتروني طويلة ، أو إذا كنت تتعامل مع مواضيع أو مخاوف متعددة ، فأضف جملة ختامية مختصرة لتلخيص معلوماتك أو طلبك.
إذا كنت ، على سبيل المثال ، تتقدم لوظيفة ، فيمكنك تضمين معلومات تتعلق ببيانات اعتمادك وخبراتك. يمكنك بعد ذلك تلخيص بريدك الإلكتروني عن طريق كتابة ، "بناءً على خلفيتي وخبرتي ، أعتقد أنني سأكون مرشحًا ممتازًا لهذا المنصب."
الخطوة 2. أضف سطر ختامي
في جملة واحدة ، اختتم بريدك الإلكتروني مع التعبير عن الامتنان أو طلب الاتصال. إذا كنت تتواصل مع شخص آخر ، فيمكنك كتابة "شكرًا لك على وقتك" أو "أتطلع إلى لقائك". إذا كنت ترد على شخص ما ، يمكنك إغلاق كلمة "لا تتردد في الاتصال بي إذا كانت لديك أي أسئلة أخرى."
يعتمد الإغلاق الدقيق الذي تستخدمه على موضوع بريدك الإلكتروني. فقط تذكر أن تجعل الختام قصيرًا ومهذبًا وملائمًا لبريدك الإلكتروني
الخطوة 3. اختر تسجيل الخروج
يُتوقع دائمًا تسجيل الخروج عند إنهاء رسالة بريد إلكتروني رسمية. عندما تنهي رسالة بريد إلكتروني رسمية ، فأنت تريد اختيار تسجيل خروج مهذب ومحترم. جرب كلمة ختامية مثل "تحياتي" أو "مع خالص التقدير" أو "شكرًا" أو "أطيب التمنيات".
- تجنب استخدام الاختصارات أو الاختصارات. من الأفضل دائمًا كتابة الكلمات الكاملة في تسجيل الخروج الرسمي.
- حاول تجنب عمليات الإغلاق القريبة جدًا أو الرسمية. تعتبر عمليات تسجيل الخروج مثل "Love" شخصية جدًا بالنسبة إلى أي بريد إلكتروني رسمي ، بينما تعد "Respectful Yours" مناسبة فقط عند مخاطبة المسؤولين الحكوميين.
الخطوة 4. اكتب اسمك الكامل
عندما تنهي بريدًا إلكترونيًا رسميًا ، فأنت تريد دائمًا استخدام اسمك الأول والأخير. أنت لا تعرف عدد الأشخاص الذين يسمون جون أو ليزا يعرفهم المستلم. تساعد إضافة اسمك الأخير في تذكرك بشكل أسرع وأكثر وضوحًا.
الطريقة 2 من 3: إنهاء بريد إلكتروني غير رسمي
الخطوة 1. اذكر سببًا لإنهاء البريد الإلكتروني
اختتم رسالتك الإلكترونية برفق بإعطاء ملاحظة ختامية سريعة قبل تسجيل الخروج. يجب أن تكون ودية ولا يجب أن تحتوي على الكثير من التفاصيل. جملة مثل ، "على أي حال ، أنا بحاجة إلى ضرب الكتب!" هي ملاحظة ختامية جيدة تمامًا.
الخطوة 2. حافظ على خط الاتصال مفتوحًا
أضف بيانًا سريعًا لإعلام المستلم برغبتك في تلقي رد منهم. كتابة ، "أخبرني إذا كنت بحاجة إلى أي شيء آخر" ، أو "لا أطيق الانتظار لسماع ما كنت تنوي القيام به" ، هي كتابة ودية وعفوية.
الخطوة 3. تسجيل الخروج
يمكن أن يكون إنهاء بريد إلكتروني غير رسمي أمرًا غير رسمي أكثر من البريد الإلكتروني الرسمي. اعتمادًا على المستلم ، يمكن أن تشمل عمليات تسجيل الخروج ما يلي:
- حب
- هتافات
- أرك لاحقا
- لك
- وداعا
الخطوة 4. وقّع باسمك
باستخدام بريد إلكتروني غير رسمي ، لا تحتاج عادةً إلى توقيع اسمك بالكامل. المتلقي يعرف بالفعل من أنت. من المقبول تمامًا التوقيع باسمك الأول.
إذا كنت تكتب شخصًا قريبًا منك ، فيمكنك أيضًا استخدام اسم مستعار. إذا اتصل بك أصدقاؤك أو أفراد أسرتك باسم مستعار ، فقد يكون استخدام ذلك أمرًا ممتعًا وودودًا عند تسجيل الخروج
الطريقة 3 من 3: استخدام قالب التوقيع
الخطوة 1. قرر ما إذا كان التوقيع ضروريًا
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا شخصيًا ، فلا داعي للتوقيع. يتضمن حظر التوقيع معلومات بما في ذلك لقبك ومعلومات الاتصال بك ومعلومات شركتك أو مؤسستك. لا تقلق بشأن تضمين هذه المعلومات إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا غير رسمي أو شخصي. بدلاً من ذلك ، قم فقط بتسجيل اسمك.
- في كثير من الأحيان ، ستحتاج شركتك أو مؤسستك إلى توقيع وسيعلمونك بالمعلومات التي يحتاجون إليها. اسأل شركتك عما إذا كان لديهم قالب توقيع موحد يريدون منك استخدامه.
- إذا لم تقدم شركتك كتلة توقيع قياسية ، فيمكنك أيضًا نسخ كتلة من شخص آخر في مؤسستك واستبدال تفاصيل الاتصال الخاصة بهم بتفاصيلك.
الخطوة 2. أضف معلوماتك
يجب أن تتضمن كتلة التوقيع الخاصة بك بعض الأشياء الأساسية. على الأقل ، يجب أن يكون له اسمك الأول والأخير ، ولقبك ، ورقم هاتفك ، وعنوان بريدك الإلكتروني. يمكنك أيضًا اختيار تضمين شعار شركتك أو مؤسستك وموقع الويب وروابط إلى وسائل التواصل الاجتماعي مثل LinkedIn و YouTube و Facebook.
- إذا لم يكن لشركتك أو مؤسستك تنسيق توقيع قياسي ، فاتبع هذا التدفق الأساسي: ضع اسمك أولاً ، متبوعًا بعنوانك في السطر التالي. بعد ذلك ، أضف بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك ، وأدخل معلومات شركتك أو مجموعتك في النهاية.
- حاول أن تجعل توقيعك قصيرًا وبسيطًا. استخدم ثلاثة أو أربعة أسطر من النص. أضف شعارًا بدلاً من كتابة اسم شركتك ، واستخدم سلسلة من أيقونات الشبكات الاجتماعية بدلاً من كتابة عناوين URL.
- كن حذرًا من تضمين الكثير من معلومات الوسائط الاجتماعية. يجب أن تنتقل الروابط إلى معلومات الوسائط الاجتماعية الخاصة بشركتك. إذا لم يكن لشركتك حسابات على وسائل التواصل الاجتماعي ، فمن غير المناسب عمومًا الربط بحساباتك الخاصة ما لم يُطلب منك ذلك صراحة.
الخطوة 3. احفظ توقيعك للاستخدام المتكرر
تسمح لك معظم برامج البريد الإلكتروني بما في ذلك Gmail و Outlook بحفظ توقيعك بحيث يمكنك إضافته بنقرة واحدة بدلاً من كتابته. تحقق من إعدادات بريدك الإلكتروني لإعداد توقيعك.
