الأرشفة هي تخزين المعلومات أو حفظها. تقوم المنظمات بتحويل المستندات الورقية إلى رقمية كل يوم ، لزيادة العمر الافتراضي للمستندات. هذا ، إلى جانب الكم الهائل من البيانات التي يتم إنشاؤها بواسطة أجهزة الكمبيوتر اليوم ، يعني أن أرشفة المستندات ستزداد أهمية فقط. إذا كنت تعرف كيفية أرشفة المستندات ، فيمكنك إخلاء بعض المساحة حتى يتعامل الكمبيوتر مع المستندات الحالية بكفاءة أكبر.
خطوات
الخطوة 1. أرشفة المستندات في ملف مضغوط
تساعد الملفات المضغوطة بشكل خاص مع الملفات المهمة ، ولكن نادراً ما تكون مطلوبة ، على تقليل المساحة التي تشغلها المستندات على محرك الأقراص الثابتة.
- ما عليك سوى تحديد الملفات التي تريد تحويلها إلى تنسيق مضغوط.
- انقر بزر الماوس الأيمن ثم اختر "إرسال إلى".
- تريد إرسال الملفات إلى "مجلد مضغوط."
- تحقق من وجود الملفات بالفعل عن طريق النقر المزدوج على المجلد المضغوط. إذا كانت كذلك ، فيمكنك حذف الملفات الأصلية.
الخطوة 2. قم بترحيل مستنداتك إلى وسيط تخزين منفصل
الخيارات الشائعة للأرشفة الرقمية هي محركات الأشرطة الخارجية أو محركات الأقراص الصلبة الخارجية أو محركات الأقراص المصغرة.
الخطوة الثالثة. قم بعمل نسخة احتياطية من المستندات على قرص مضغوط أو قرص DVD إذا كان لديك مسجل قرص مضغوط أو قرص DVD
النسخ الاحتياطية هي طريقة أخرى للأرشفة ، على الرغم من أنك ربما تعرف هذه الطريقة باسم آخر - نسخ قرص. على سبيل المثال ، يستخدم Windows نظام ملفات مباشر وتنسيقًا رئيسيًا (أفضل للتوافق مع الأجهزة الأخرى) لنسخ الملفات إلى الأقراص المضغوطة أو أقراص DVD.
- أدخل قرصًا مضغوطًا أو قرص DVD قابلًا للكتابة في مسجل الأقراص المضغوطة أو أقراص DVD بجهاز الكمبيوتر الخاص بك لنظام الملفات الحي.
- عندما يظهر مربع الحوار ، انقر فوق "نسخ الملفات على قرص البيانات".
- اسم القرص ، ثم انقر فوق "التالي".
- انتظر مجلدًا فارغًا حتى يظهر القرص. هذا يعني أن القرص مهيأ وجاهز لنسخ الملفات.
- افتح المجلد الذي يحتوي على المستندات التي تريد أرشفتها واسحب الملفات إلى مجلد القرص الفارغ.
- بالنسبة للتنسيق Mastered ، أدخل قرصًا مضغوطًا أو قرص DVD قابلًا للكتابة في مسجل الأقراص المضغوطة أو أقراص DVD بجهاز الكمبيوتر.
- عندما يظهر مربع الحوار ، انقر فوق "نسخ الملفات على قرص البيانات".
- قم بتسمية القرص وانقر فوق "إظهار خيارات التنسيق".
- اختر "متقن" وانقر على "التالي".
- انتظر مجلدًا فارغًا حتى يظهر القرص. هذا يعني أن القرص مهيأ وجاهز لنسخ الملفات.
- افتح المجلد الذي يحتوي على المستندات التي تريد أرشفتها واسحب هذه الملفات إلى مجلد القرص الفارغ.
الخطوة 4. إرسال المستندات إلى التخزين خارج الموقع
- بالإضافة إلى العمل كموقع للملفات المؤرشفة ، فإن مواقع التخزين الآمنة خارج الموقع تحمي البيانات من الكوارث مثل تعطل الحرائق ومحركات الأقراص الثابتة.
- مع وجود العديد من الشركات التي تقدم هذه الخدمة ، يجب عليك الاتصال بإحدى الشركات مباشرةً للحصول على تفاصيل حول كيفية عملها والضمانات المضمنة في أرشفة المستندات خارج الموقع.
الخطوة 5. استخدام برنامج للأرشفة الرقمية
- يعد إنشاء ملف PDF من أفضل الطرق المعروفة للحفاظ على شكل وأسلوب عرض المستند. هذا البرنامج الذي تقدمه Adobe - المعروف باسم Adobe Acrobat - يجعل من السهل تحويل المستندات إلى تنسيق PDF من برامج مختلفة. هناك أيضًا العديد من البرامج المجانية التي ستنشئ هذه الملفات.
- حقيقة أن المواصفات عامة تعني أن الإصدارات المستقبلية من برامج Adobe ستكون قادرة على قراءة الإصدارات السابقة من المستندات.
- بالإضافة إلى ذلك ، تتوفر قارئات PDF بسهولة كتنزيل مجاني من موقع Adobe على الويب.
الخطوة 6. مواكبة التكنولوجيا لأرشفة المستندات
مع التطور السريع للتكنولوجيا ، قد يصبح ما هو حالي اليوم قد عفا عليه الزمن غدًا. قد تكون هذه مشكلة عند ترحيل الملفات المؤرشفة إلى نظام جديد.
نصائح
- كتالوج الملفات المؤرشفة حتى تتمكن أنت أو الأشخاص الآخرون من العثور على الملفات الضرورية بمرور الوقت. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل تسمية الملفات أو المجلدات باسم المحتوى والتواريخ التي تشملها الملفات. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بأرشفة سجلات الأعمال ، فيمكنك تسمية مجلد واحد باسم "ملفات الأعمال ، الربع الأول من عام 1997". في الأنظمة الأكبر ، من المرجح أن تستخدم المحفوظات البيانات الوصفية لأغراض الفهرسة.
- سبب آخر لأرشفة الملفات هو أنه في بعض الأحيان توجد متطلبات قانونية تتطلب حفظ المعلومات.
تحذيرات
- غالبًا ما ترتبط بيانات الوسائط المتعددة بأجهزة أو برامج معينة وقد لا يمكن الوصول إليها خارج أنظمة الملكية.
- أحد المخاطر هو خطر تلف الملفات. تأكد من استخدام نظام تم اختباره جيدًا لإجراء نسخ احتياطي لمعلوماتك.
- قد يؤدي عدم وجود نظام لأرشفة المستندات إلى فقدان الملفات بشكل غير مقصود ، خاصةً إذا تم حذفها عن طريق الخطأ.
