في عصر الهواتف المحمولة ، تراجعت آداب استخدام الهاتف إلى حد كبير. لا تزال معرفة كيفية تلقي الرسائل مفيدة عندما تعمل في مكتب أو تستقبل مكالمات لشخص آخر. إن التحلي بالأدب ، وكتابة كل شيء ، وإيصال الرسالة على الفور هو المفتاح!
خطوات
الخطوة 1. أجب على الهاتف
يسأل الشخص الموجود على الطرف الآخر عن مشرفك المباشر أو زميلك في العمل الذي ليس في مكتبه / مكتبها. أول شيء يجب عليك فعله هو أن تقول ، "هو / هي غير متاح في الوقت الحالي. هل يمكنني تلقي رسالة؟" بافتراض أنهم يقولون نعم تابع إلى الخطوة التالية. إذا قالوا لا ، فالرجاء الإصرار على أنهم على الأقل يسمحون لك بمساعدتهم. إذا رفضوا بأدب ، اطلب من الشخص على الأقل أن يعطيك اسمه واسم الشركة ؛ تأكد من تدوين رقمه من معرف المكالمة ، كما أخبر الشخص بالوقت المناسب لإعادة المحاولة. فقط تذكر أن تسأل عما إذا كان يمكنك فعل أي شيء آخر - فقد يرغبون في معاودة الاتصال وترك رسالة على جهاز الرد الآلي. تأكد من السماح لمن اتصلت به ومتى قد يحاولون العودة.
الخطوة 2. اكتب كل ما يقولونه
قد لا تعتقد أن ما يقولونه مهم ولكن الشخص الذي تكتب الرسالة من أجله قد يعتقد أنه كذلك. اطلب منهم تكرار المعلومات إذا لزم الأمر.
الخطوة الثالثة. قل وداعًا (و "مرحبًا بك" إذا كان ينطبق)
الخطوة 4. أعط الرسالة للشخص في أسرع وقت ممكن أو اتركها في مكان ما سيجدها فيه
نصائح
- كن مهذبا.
- اكتب بخط اليد الأنيق.
- تأكد من عدم كتابة الشيء الخطأ. لن ترغب في أن يفهم الشخص الذي يتلقى الرسالة الفكرة الخاطئة.
