تعمل كتابة أولوياتك على الورق إذا كنت قادرًا على التخلص منها في فترة ما بعد الظهر. مع سيل من المهام الواردة في المنزل أو العمل ، يتم ترحيل العديد منها إلى اليوم التالي (أو الأسبوع أو الشهر). يشاهد جدول بيانات Excel هذا يقترب من المواعيد النهائية ويغير أولويات المهام وفقًا لذلك. في غضون 20 دقيقة ، توفر الخطوات أدناه طريقة أكثر فاعلية لإدارة أولوياتك.
خطوات
الخطوة 1. قم بإنشاء علامة تبويب "الصفحة الرئيسية" أو "المكتب"
افتح جدول بيانات Excel جديدًا. انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب "Sheet1" في الجزء السفلي وانقر فوق "إعادة تسمية". اكتب "المنزل" أو "المكتب".
الخطوة 2. أعد تسمية الورقة 2 إلى "قالب" و "الورقة 3" كـ "نقاط" بتكرار الخطوة 1
الخطوة 3. قم بإنشاء جدول الأهمية
في علامة التبويب "النقاط" ، املأ الأعمدة A و B و C:
الخطوة 4. تحديد اسم "الأهمية"
حدد من الخلية A2 إلى C7. انقر فوق إدراج اسم تعريف
حدد الاسم باسم "الأهمية" وانقر فوق موافق
الخطوة 5. قم بإنشاء جدول الجهد
كرر الخطوات 3 و 4 و 5 لإنشاء جدول المجهود في الأعمدة E و F و G. حدد الخلايا من E2 إلى G6 ومنحها اسم "المجهود".
الخطوة 6. قم بإنشاء جدول الاستعجال
كرر الخطوات 3 و 4 و 5 لإنشاء جدول الاستعجال في الأعمدة I و J و K. قم بتسميتها "عاجلة".
الخطوة 7. أدخل العناوين في علامة التبويب الصفحة الرئيسية
انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية وأدخل العناوين في الصف 1:
- أ - صيغة ذات أولوية ، 1 لأهم مهمة ، ولكن يمكن أن تكون أكثر من 100
- ب - اسم المهمة الخاصة بالمهمة.
- ج - الأهمية A أو B أو C أو D أو E أو F من الجدول.
- د - جهد أ 1-5 من جدول المجهود.
- ه - الاستعجال صيغة تستند إلى تاريخ الاستحقاق.
- F - تاريخ الاستحقاق عندما يجب إنهاء المهمة. مواعيد الاستحقاق ليست صعبة وسريعة. تكثيف يخبرك متى يمكنك بدء المهمة مبكرًا و تمديد يخبرك بعدد الأيام التي يمكن أن تنزلق فيها. قد يؤدي الحصول على قصة شعر إلى زيادة مقدارها 5 و 4 - ليس من المنطقي الحصول على قصة شعر مبكرًا بأسبوعين وقد يلاحظ الناس ما إذا كان قد تأخر أكثر من 5 أيام.
- G - Ramp Up أيام قبل تاريخ الاستحقاق يمكنك بدء المهمة.
- ح - تمديد التمديد التلقائي لتاريخ الاستحقاق
- أنا - أيام اليسار الصيغة. عدد الأيام قبل تاريخ الاستحقاق ؛ سلبي إذا مر تاريخ الاستحقاق.
- ي - تم إكمال مهمة تاريخ الانتهاء بالفعل.
- ك - التعليق أي تفاصيل للمهمة.
الخطوة 8. أدخل قائمة المهام الخاصة بك
ملاحظة الأولوية والإلحاح والأيام المتبقية فارغة. سيتم ملؤها بالصيغ. إليك عينة من المهام المنزلية.
الخطوة 9. أدخل الصيغ للأيام المتبقية والحاجة العاجلة والأولوية
الصيغ أدناه خاصة بالصف 2.
- أنا (الأيام المتبقية) = F2-IF (ISBLANK (J2) ، اليوم () ، J2)
- E (الاستعجال) = IF (I2> G2، 5، IF (I2> 0، 4، IF (I2 = 0، 3، IF (I2 + H2> 0، 2، 1))))
- أ (الأولوية) = VLOOKUP (C2 ، الأهمية ، 2 ، خطأ) + VLOOKUP (D2 ، الجهد ، 2 ، FALSE) + VLOOKUP (E2 ، عاجل ، 2 ، خطأ)
الخطوة 10. قم بتغيير تنسيق الخلية I2 إلى عدد صحيح عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على الخلية واختيار التنسيق وجعله رقمًا به 0 منازل عشرية
الخطوة 11. انسخ الصيغ الخاصة بالأولوية والإلحاح والأيام المتبقية إلى الخلايا المتبقية في كل عمود
حدد الخلية E2 واكتب السيطرة- C.
حدد الخلايا من E3 إلى E10 وانقر فوق CTRL-V. كرر لنسخ الخلية I2 إلى الخلايا من I3 إلى I10. أخيرًا ، كرر نسخ الخلية A2 إلى الخلايا من A3 إلى A10. تجاهل القيم الفردية التي تحصل عليها للمهام غير المحددة.
الخطوة 12. فرز الصفوف حسب الأولوية
حدد من الخلايا A1 إلى K ، لعدد الصفوف التي لديك بيانات. ثم انقر فوق فرز البيانات.
الخطوة 13. احفظ جدول بيانات أولوياتك ، بما في ذلك تاريخ الإصدار
الخطوة 14. ضع علامة على المهام منتهية
أثناء إكمال المهام ، ضع علامة على التاريخ في العمود تم الانتهاء. تذكر كنترول- ;
(مفتاح التحكم والفاصلة المنقوطة) يدخل على الفور التاريخ الحالي.
الخطوة 15. مشاهدة الأولويات تتغير كل يوم
فيما يلي الأولويات على مدار عدة أيام. في 13 يوليو ، كانت جميع المهام أمام تكثيف فترة ، لذلك لديك أعداد كبيرة. في 20 يوليو ، تظهر أولويات أعلى (أرقام أصغر) لأربع مهام ، بما في ذلك جز العشب الذي أصابها بسبب تاريخ. في الحادي والعشرين ، تكون الأولوية أعلى لأننا في تمديد الفترة ويوم 23 يوليو ، تكون أعلى من ذلك لأنها تتجاوز تمديد فترة. ادفع الفواتير يمر أيضًا بتصعيد يومي 23 و 25.
نصائح
- لا تتردد في إضافة المزيد من الأعمدة - من قام بتعيين المهمة والفئة وما إلى ذلك.
- قسّم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر.
- قم بفرز قائمة المهام كل يوم إذا لزم الأمر.
- احتفظ بملفات Excel منفصلة للعائلة / المنزل والعمل.
- = إذا (WEEKDAY (TODAY ()، 2)> 5، TODAY () - (WEEKDAY (TODAY ()، 2) -5) +7، TODAY () - (WEEKDAY (TODAY ()، 2) -5))
- استخدم التصفية التلقائية لتحديد المهام التي فات موعد استحقاقها (الاستعجال = 1) أو المهام بالغة الأهمية (الأهمية = "أ")
- اقرأ المقالات المدرجة أدناه حول تحديد الأولويات وإدارة الوقت.
- انسخ المهام المتكررة إلى علامة تبويب القوالب ، حتى تتمكن من العثور عليها وإعادة نسخها بسهولة.
- لا تتردد في تغيير النقاط الممنوحة لكل جزء من الأولوية.
- تتمثل إحدى الطرق للحفاظ على تحديث مهمة متكررة باستمرار في إدخال هذا ضمن عمود التاريخ: (يستخدم هذا المثال يوم الجمعة ، وهو "5" هنا.)
- أضف تنسيقات شرطية في تاريخ الاستحقاق للإشارة إلى وقت التأخير.
- أسبوعيًا أو شهريًا (أو ربما ضعف ذلك) يحسب عدد المهام المكتملة في كل فترة. قد يكون هذا هو التعليق الإيجابي الوحيد الذي قد تحصل عليه بشأن عملك.
- يؤدي هذا إلى البحث عن تاريخ "اليوم" (الاثنين = 1 ، الثلاثاء = 2 ، … الأحد = 7) والتحقق لمعرفة ما إذا كان متأخرًا عن الجمعة. إذا كان الأمر كذلك ، فسيتم إضافة سبعة إلى الجمعة الحالية ، مع إعطاء الأسابيع القادمة يوم الجمعة. إذا لم يكن بعد يوم الجمعة ، فسيتم عرض تاريخ الجمعة فقط لهذا الأسبوع.
- في هذا المثال ، الاثنين = 1 ، الثلاثاء = 2 ، الأربعاء = 3 ، الخميس = 4 ، الجمعة = 5 ، السبت = 6 ، والأحد = 7.
- لتغيير هذه الصيغة بحيث تعمل من أجل ، على سبيل المثال ، الثلاثاء ، يمكننا أن نرى من خلال النظر إلى القائمة أعلاه يوم الثلاثاء = 2 ، لذلك فقط استبدل الخمسة 5 في الصيغة بـ 2 ثانية.
تحذيرات
- بدلاً من حمل ملفات Excel معك طوال الوقت ، استخدم Google Spreadsheet حتى تكون ملفاتك متاحة لك دائمًا.
- احفظ جدول البيانات كل بضع جلسات للتعافي.
- إدارة الوقت شخصية للغاية وقد لا يتناسب جدول البيانات هذا مع احتياجاتك وتفضيلاتك. قد تشعر بالتطفل أو مجرد طلب شديد للزيارة اليومية. قد يعمل من أجلك ، ولكن ليس مع أصدقائك أو العكس.
- الأولويات المحسوبة ليست أرقامًا ترتيبية. لا يؤدي إكمال مهمة ذات أولوية "1" إلى تغيير كل المهام الأخرى. يمكن أن تتراوح الأولويات إلى أكثر من مائة وليس كل الأرقام ممكنة. ركز عادة على الأولويات بين 1 و 12.
- لا تقلق بشأن وجود الكثير من المهام - فحتى شهرين من المهام يمكن أن تنتظر في أسفل القائمة حتى يقترب موعد استحقاقها.
