يبدو الأمر بسيطًا ، لكن هل هو كذلك؟ هل تقوم بالخطوات الصحيحة؟ هناك طريقة لإدارة البريد الإلكتروني باستخدام مجلدات بريد Microsoft Outlook ، ولكن ليس من الواضح دائمًا كيفية القيام بذلك بشكل فعال.
خطوات
الخطوة الأولى: حدد الأفراد أو مجموعات الأشخاص الذين تتلقى رسائل بريد إلكتروني منهم بانتظام
الخطوة 2. من بريد Outlook والإجراءات والقواعد والتنبيهات ، أنشئ قواعد جديدة لكل مجموعة فردية أو شخص تتلقى بريدًا إلكترونيًا منه بانتظام ووجه رسائل البريد الإلكتروني هذه ليتم نقلها إلى مجلد معين ضمن مجلد Inbox
الخطوة 3. حدد ما إذا كنت تريد أن يتم تنبيهك عندما تتلقى رسالة خاصة من هذا الفرد أو المجموعة و / أو ب) ضع علامة عليها كمقروءة على الفور
راجع خيارات الإجراءات الأخرى لمعرفة ما إذا كان بإمكانها تقديم المزيد من المساعدة لك.
الخطوة 4. أنشئ قواعد جديدة لكل مجموعة فردية أو شخص ترسل إليه بانتظام بريدًا إلكترونيًا ووجه رسائل البريد الإلكتروني هذه ليتم نقلها كنسخة من البريد الإلكتروني الذي ترسله إلى مجلد معين ضمن مجلد المرسل
الخطوة 5. بناءً على الأولوية ، حدد متى وبأي ترتيب تريد إيقاف معالجة قاعدة ما
هذا مهم بشكل خاص عند التعامل مع القواعد التي تتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك يرسل - وإلا فسوف تقوم بحفظ نسخ متعددة من نفس البريد الإلكتروني.
الخطوة 6. اجعل قاعدة مرسلة واحدة في الجزء السفلي من جميع القواعد المرسلة مع إيقاف المعالجة
ستلتقط هذه القاعدة جميع رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم وضعها في مجلدات فرعية فردية.
الخطوة 7. بشكل مستمر ، قم بتقييم رسائل البريد الإلكتروني المرسلة التي تنتقل إلى مجلد المرسل التي لا يتم نقلها إلى مجلد فرعي آخر
عدد الرسائل في ملف أرسلت يمكن أن يشير المجلد إلى الوقت المناسب لإنشاء فئات فرعية جديدة للبريد الإلكتروني المرسل.
الخطوة 8. بشكل مستمر ، قم بتقييم رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى صندوق الوارد ولا يتم نقلها إلى فئة فرعية أخرى
عدد الرسائل الرئيسية صندوق الوارد يمكن أن يحدد المجلد الوقت المناسب لإنشاء فئات فرعية جديدة للبريد الإلكتروني المستلم.
فيديو - باستخدام هذه الخدمة ، قد تتم مشاركة بعض المعلومات مع YouTube
نصائح
- مفتاح إدارة البريد الإلكتروني باستخدام Microsoft Outlook هو تعلم كيفية إنشاء فئات البريد الإلكتروني وتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك - فكر في الأمر على أنه تقليم وإزالة الأعشاب الضارة من حديقة البريد الإلكتروني الخاصة بك - حتى تتمكن من الاستفادة من ازدهار المعلومات المتوفرة لديك.
- ضع في اعتبارك تغيير خصائص المجلدات لإظهار العدد الإجمالي للعناصر بدلاً من العدد الإجمالي للعناصر غير المقروءة ، على وجه الخصوص ، إذا كنت تتلقى بالفعل تنبيهات للرسائل الجديدة المهمة التي يتم تلقيها.
- للمجلدات التي قمت بإنشائها من أجل أرسلت البريد ، اضبط العرض (انقر بزر الماوس الأيمن على شريط العرض / الفرز للمجلد ، وتخصيص العرض الحالي ، والحقول ، وما إلى ذلك) لإزالة من عند و تم الاستلام وإضافة إلى و أرسلت حقل.
- مرة واحدة في أرسلت و تم الاستلام يتم تصنيف رسائل البريد الإلكتروني ، فمن الأسهل معرفة مصدر "نمو البريد الإلكتروني" وتحديد مكان التقليم وإنشاء فروع جديدة.
- على سبيل المثال ، قد تستحق رسائل البريد الإلكتروني الإعلانية المراجعة عند وصولها لأول مرة ، ولكنها سرعان ما تصبح قديمة ويمكن إزالتها. الإخطارات والإيصالات المصرفية التي قد ترغب في الاحتفاظ بها لفترة أطول.
- قد ترغب أيضًا في إضافة حقول أخرى مفيدة إلى عرض المجلد الخاص بك. مقاس يسمح لك برؤية حجم الرسالة وترتيبها. قد تقرر إلغاء تحميل مجلدات البريد الإلكتروني الخاصة بك من رسائل البريد الإلكتروني الأكبر حجمًا وإدارتها خارج البريد الإلكتروني (على سبيل المثال ، حفظ المرفقات المهمة أو حفظ بريد إلكتروني كامل في موقع خارج Outlook).
- هل تحتاج إلى مساعدة بشأن البريد العشوائي في Outlook؟ سبامبايز. إنه سريع. من السهل. انه مجانا.
تحذيرات
- عندما يقترب عدد الرسائل في مجلد من رقم معين (50 × 100 × 200؟) ، فقد حان الوقت لتقييم إزالة الأعشاب الضارة ، والتقليم ، والتصنيف الفرعي لرسائل البريد الإلكتروني في هذا المجلد.
- يجب أن تجعل الإصدار الرئيسي من Outlook الخاص بك حالة اختبارية لإنشاء قواعد البريد الإلكتروني في Outlook قبل إجراء تغييرات على إصدار العمل من Outlook (أو العكس ، بناءً على ما يهمك أكثر).
