يستخدم كل من يعمل تقريبًا البريد الإلكتروني ، ولكنه يمكن أن يربكنا بسهولة. يتلقى البعض منا بريدًا إلكترونيًا أكثر بكثير مما يمكننا التعامل معه بفعالية. يمكن أن تساعدنا القدرة على الرد على رسالة بريد إلكتروني بسرعة وبشكل صحيح على توفير الوقت والظهور بمظهر أكثر احترافية. ملحوظة:
لا تعمل كل هذه الخطوات والاقتراحات في جميع خدمات البريد الإلكتروني ، ولكنها تعمل جميعها في Gmail.
خطوات
الخطوة الأولى. افهم سبب استخدام الأشخاص للبريد الإلكتروني
البريد الإلكتروني للتواصل بين الناس. إنه لإرسال معلومات نصية ومرئية من شخص إلى آخر / العديد من الأشخاص الآخرين. ليس من أجل:
- تخزين المعلومات من الأفضل حفظ المعلومات كمستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في السحاب
- تذكيرك بما يجب القيام به ؛ بدلا من استخدام قائمة المهام أو التقويم لهذا الغرض
الخطوة الثانية: استخدم التصنيفات أو المجلدات لإبقاء رسائل البريد الإلكتروني منظمة وخارج صندوق الوارد الخاص بك
- استخدم تصنيف "متابعة" أو "رد" للأشياء التي يجب عليك القيام بها. يجب عليك بعد ذلك إضافة هذه إلى يومياتك أو قائمة "المهام".
- استخدم "في انتظار الرد" عندما تنتظر شخصًا آخر
- استخدم "عاجل" للأشياء التي يجب القيام بها في أسرع وقت ممكن
الخطوة الثالثة. احفظ المعلومات المفيدة ، ثم أرشفة البريد الإلكتروني
- قم بتنزيل أي مرفقات وحفظ الملفات في المكان المناسب
- بعد ذلك ، إذا كنت لن ترد على البريد الإلكتروني ، فقم بأرشفته
الخطوة 4. أرشفة رسائل البريد الإلكتروني التي انتهيت منها
لا تخف من الأرشفة. ينقل البريد الإلكتروني بشكل أساسي من بريدك الوارد إلى مربع "بدون اسم" (من الناحية الفنية ، يزيل تصنيف "البريد الوارد")
- لم يختف - هذا هو سبب الحذف
- دائمًا ما يكون قادرًا على البحث والعثور
الخطوة 5. حذف رسائل البريد الإلكتروني الخاطئة ، ثم إلغاء الاشتراك من مصدرها
سيؤدي ذلك إلى الحفاظ على بريدك الوارد خاليًا من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية وغير المرغوب فيها.
- احذف رسائل البريد الإلكتروني التي لم يكن من المفترض أن تتلقاها في المقام الأول
- لن تكون هذه قابلة للبحث أو العثور عليها بعد أن تكون في "سلة المهملات" لفترة من الوقت
- إذا كنت لا ترغب في تلقي هذا النوع من البريد الإلكتروني مرة أخرى ، فتأكد من إلغاء الاشتراك من الحصول عليه من خلال البحث عن معلومات "إلغاء الاشتراك" في الجزء السفلي من البريد الإلكتروني
- إذا لم تتمكن من إلغاء الاشتراك منه ، فقم بتعيين البريد الإلكتروني كرسائل غير مرغوب فيها
الخطوة السادسة: استخدم النجوم لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة والمهمة جدًا أو العاجلة
استخدم النجوم باعتدال ، لأن وجود عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني المميزة بنجمة لن يكون مفيدًا مثل عدم وجود رسائل بريد إلكتروني مميّزة بنجمة.
نصائح
- ضع في اعتبارك دائمًا الغرض من البريد الإلكتروني ، وحاول عدم استخدامه لأي شيء آخر.
- استخدم البريد الإلكتروني كجزء من "سير العمل الإنتاجية" ، جنبًا إلى جنب مع قائمة المهام ، والتقويم أو اليوميات ، وأي أداة أخرى تجدها مفيدة.
