ستعلمك مقالة ويكي هاو هذه كيفية القيام بدمج البريد في Microsoft Office أو OpenOffice.org. يعد دمج البريد ميزة فائقة الراحة تتيح لك تخصيص مستند تلقائيًا لكل مستلم يتم إرساله إليه. بهذه الطريقة لن تضطر إلى تغيير المستند بشكل فردي لكل مستلم. إنه يوفر الكثير من الوقت ، ومن السهل حقًا القيام به! ستوجهك الخطوات أدناه خلال العملية بأكملها خطوة بخطوة.
خطوات
طريقة 1 من 3: التحضير
الخطوة 1. إنشاء ملف بيانات
يمكن أن يكون هذا ملف جدول بيانات أو ملف قاعدة بيانات أو حتى مستند نصي بالتنسيق المناسب. ملفات جداول البيانات هي الأكثر استخدامًا ؛ يفترض هذا الدليل أنك تستخدم جدول بيانات.
-
يجب أن يحتوي ملف البيانات الخاص بك على جميع المعلومات التي يجب تغييرها من نسخة إلى أخرى. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب خطابًا نموذجيًا ، فسيحتوي ملف البيانات الخاص بك على الأسماء وربما عناوين كل شخص تنوي إرسال الرسالة إليه.
ضع عنصرًا واحدًا من المعلومات في كل خلية بمحاذاة سطر ، بحيث يكون كل نوع من المعلومات (الاسم الأول ، والاسم الأخير ، والشرف ، وما إلى ذلك) في العمود الخاص به
-
اصنع أسماء أعمدة معقولة. يقرأ دمج المراسلات البيانات في الأعمدة. ستفترض أن الإدخال الأول في كل عمود من أعمدة المعلومات هو الاسم العام لهذا النوع من المعلومات ، لذا استخدم الأسماء التي تناسبك.
على سبيل المثال ، ابدأ عمودًا من الأسماء الأولى بكتابة "الاسم الأول" ، ثم ضع جميع الأسماء الأولى تحته. عندما يتم سؤالك عن الحقل المطلوب إدراجه في رسالتك ، سترى "الاسم الأول" كخيار وتذكر ما هو موجود في هذا العمود
- يمكن لمستخدمي Microsoft Office الذين يستخدمون Outlook أيضًا لبريدهم الإلكتروني استخدام دفتر عناوين Outlook كملف بيانات بدلاً من ذلك ، إذا رغبت في ذلك.
الخطوة 2. احفظ ملف البيانات
احفظه في مكان يمكنك العثور عليه بسهولة ، وقم بتسميته شيئًا ستتذكره بسهولة.
الخطوة 3. اكتب المستند الأساسي الخاص بك
هذا هو المستند الذي ستقوم بإدخال المعلومات فيه. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب رسالة نموذجية ، فإن المستند الأساسي هو الحرف. يجب ترك أي عنصر يقوم دمج المراسلات بتعبئته (مثل الأسماء) فارغًا في الوقت الحالي.
الطريقة 2 من 3: دمج المراسلات في MS Office
الخطوة 1. افتح جزء مهام دمج المراسلات
من المستند الأساسي ، انقر فوق الجزء لفتحه. إذا كنت لا ترى ذلك ، فافتح قائمة الأدوات وحدد دمج المراسلات من القائمة.
الخطوة 2. أجب عن أسئلة MS Office
تحتوي أداة دمج البريد في Office على بضع خطوات مصممة لتسهيل حياتك من خلال دمج ملفاتك بشكل أكثر ذكاءً ودقة.
- ابدأ بإخباره عن نوع المستند الذي تكتبه. انقر فوق الأنسب ، ثم انقر فوق التالي.
- أخبره عن "مستند البداية" (المستند الأساسي) الذي تريد استخدامه. إذا اتبعت هذه الخطوات ، فيجب أن تكون قادرًا على تحديد "استخدام هذا المستند". انقر فوق {التالي.
الخطوة 3. اختر الملف المراد دمجه
هذا هو ملف البيانات الذي قمت بإنشائه مسبقًا. حدد زر الاختيار المناسب وانقر فوق "التالي" للبحث عن الملف وتوصيله بمستندك الأساسي.
إذا كنت تفضل استخدام دفتر عناوين Outlook الخاص بك ، فانقر فوق هذا الخيار بدلاً من ذلك
الخطوة 4. اختر البيانات التي تريد استخدامها
يتيح لك Office تحديد صفوف المعلومات أو إلغاء تحديدها كما يحلو لك. يتيح لك ذلك اختيار عناصر المعلومات التي تريد دمجها في المستند الأساسي في ملف البيانات ، مما يجعل ملف البيانات أكثر فائدة بمرور الوقت أثناء استخدامه لأشياء مختلفة مختلفة. عندما تشعر بالرضا ، انقر فوق "التالي".
يمكن فرز البيانات عن طريق النقر فوق رؤوس كل عمود. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كنت بحاجة إلى البحث بسرعة عبر الكثير من المعلومات
الخطوة 5. أدخل حقول البيانات
في الصفحة التالية من جزء المهام ، ستتم مطالبتك بكتابة المستند الخاص بك إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، وتقديم مجموعة من الخيارات لإدراج البيانات من الملف في المستند.
-
أدخل حقل بيانات عن طريق وضع المؤشر في المكان الذي سينتقل إليه الحقل ، ثم النقر فوق الزر المناسب في جزء المهام لإدراجه هناك.
يمكنك حذف حقول البيانات المفقودة أو المكررة عن طريق الضغط على مفتاح الحذف ، مثل الحرف أو الرقم العادي
-
تتغير خيارات الإعداد المسبق قليلاً بناءً على نوع المستند الذي أخبرت Office الذي تكتبه. يبذل Office قصارى جهده لملء المعلومات المناسبة من البيانات التي تقدمها له. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب نموذجًا لخطاب عمل ، فقد ترى خيارًا لإدراج كتلة عنوان ، والتي تتضمن الاسم الأول والأخير لكل مستلم والعنوان الكامل ، منظم بدقة في بضعة أسطر.
- ستفتح بعض خيارات الإعداد المسبق نوافذ إضافية لك لملء المعلومات المناسبة. هذه كلها مباشرة إلى حد ما وسهلة الفهم.
- إذا كنت تستخدم إعدادًا مسبقًا ولا يبدو أنه قادر على العثور على المعلومات الصحيحة ، فانقر فوق الزر الذي يحمل علامة "مطابقة الحقول" لتعليم البرنامج أي من أسماء الحقول الخاصة بك تتوافق مع أسمائه القياسية. على سبيل المثال ، يمكنك إظهار أنه يجب استخدام فئة "اسم العائلة" في ملف البيانات لملء بيانات "اسم العائلة" في كتلة العنوان.
- لاستخدام الحقول الخاصة بك ، انقر فوق "مزيد من الخيارات". ستتمكن من رؤية الأسماء التي منحتها لكل عمود واستخدامها بدلاً من ذلك.
الخطوة 6. تحقق من رسائلك
لن يعرض دمج المراسلات المعلومات المحددة في الحقول التي تطبقها على مستندك الأساسي حتى تطبعه ، لكن Office يقدم وظيفة معاينة تسمح لك بالتحقق والتأكد من ظهور المعلومات بشكل صحيح وفقًا لكيفية وضع الحقول في المستند الخاص بك. لا تتردد في استخدامه حتى تشعر بالرضا عن أن كل شيء على ما يرام.
الخطوة 7. قم بإنهاء الدمج
تُعلمك الشاشة الأخيرة لجزء مهام دمج المراسلات بأن كل شيء في مكانه ، وهو جاهز لطباعة مستنداتك. ستظهر مجموعة واحدة من المعلومات لكل مستند مطبوع ، وسيقوم البرنامج بطباعة أكبر عدد ممكن من النسخ حيث توجد مجموعات من المعلومات.
إذا كنت تريد إجراء تعديلات فردية على أحرف معينة ، فيمكنك أيضًا القيام بذلك من شاشة جزء المهام هذا بالنقر فوق "تحرير الأحرف الفردية" أولاً
الطريقة 3 من 3: دمج المراسلات في OpenOffice.org
الخطوة 1. إنشاء قاعدة بيانات
في OpenOffice.org ، يكون ملف قاعدة البيانات مطلوبًا دائمًا لدمج البريد ؛ ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك إنشاء بياناتك في جدول بيانات أولاً.
- من المستند الأساسي ، افتح قائمة "ملف" واختر إنشاء ملف قاعدة بيانات جديد.
- في النافذة التي تظهر ، حدد خيار "الاتصال بقاعدة بيانات موجودة". من القائمة المنسدلة ، حدد "جدول بيانات" ، ثم انقر على "التالي".
- في الشاشة التالية ، قم بتوجيه OpenOffice.org إلى ملف جدول البيانات الذي ترغب في استخدامه. يمكنك اختيار حماية قاعدة البيانات بكلمة مرور أم لا عن طريق تحديد المربع الموجود أسفل موقع الملف. انقر فوق التالي عندما تكون جاهزًا.
-
في هذه الشاشة ، اختر ما إذا كنت تريد تسجيل قاعدة البيانات لتسهيل الوصول إليها لاحقًا ، وحدد ما إذا كنت تريد فتح ملف قاعدة البيانات لتحريره الآن أم لا. (ربما لن تضطر إلى ذلك إذا قمت للتو بإنشاء ملف جدول البيانات.) انقر فوق "إنهاء" لحفظ قاعدة البيانات.
تأكد من إعطاء قاعدة البيانات اسمًا يمكنك تذكره بسهولة
الخطوة 2. أدخل الحقول الخاصة بك
الآن بعد أن قمت بربط معلوماتك بقاعدة بيانات يمكن لـ OpenOffice.org فهمها ، فمن السهل استخدام قاعدة البيانات هذه لدمج البريد ، طالما أنك تعرف مكان البحث.
- من قائمة "إدراج" ، حدد "الحقول" ، ثم "أخرى …" من القائمة الفرعية. بدلاً من ذلك ، يمكنك كتابة control-F2.
- في النافذة التي تظهر ، انقر فوق علامة التبويب "قاعدة البيانات".
-
انقر فوق الزر "استعراض" في الجزء الأيمن السفلي من النافذة وابحث عن ملف قاعدة البيانات الذي أنشأته للتو.
بمجرد تحديد قاعدة البيانات الخاصة بك ، ستظهر في القائمة بعنوان "اختيار قاعدة البيانات" على الجانب الأيمن من النافذة
- من قائمة "النوع" على الجانب الأيسر من النافذة ، حدد "حقول دمج البريد".
- انقر فوق + بجوار قاعدة البيانات الخاصة بك ويجب أن يظهر ملف جدول بيانات تحتها. انقر فوق + بجوار الذي - التي ، وسترى أسماء الحقول التي اخترتها عند إنشاء جدول البيانات.
-
حدد أي حقل تريد إدراجه وانقر فوق "إدراج" لوضع الحقل في مستندك الأساسي.
- تذكر أن تضع المؤشر في المكان الذي تريد إدراج الحقل الخاص بك فيه قبل أن تقوم بالإدراج ، أو سيتعين عليك قصه ولصقه لنقله إلى الموضع الصحيح.
- كما هو الحال في Office ، يتم التعامل مع الحقول النصية كأحرف أبجدية رقمية في مستندك الأساسي. يمكنك نقلها باستخدام شريط المسافة وحذفها باستخدام مفتاح الحذف.
الخطوة 3. قم بإنهاء الدمج
تحقق مرتين من كل حقل لوضعه المناسب. عندما تكون جاهزًا ، اطبع مستندك الأساسي. سيقوم دمج المراسلات بطباعة نسخة واحدة لكل مجموعة من الإدخالات في الملف الذي قمت بدمجه إلى المستند.
نصائح
- غالبًا ما تحتوي برامج معالجة الكلمات على قوالب يمكنك استخدامها لإنشاء مستندات أساسية.
- تأكد من تقسيم الحقول إلى أكثر المصطلحات تحديدًا. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام لقب المجاملة (السيد والسيدة وملكة جمال) والاسم الأول واسم العائلة للاسم. هذه ثلاثة حقول للأسماء ، لذا استخدم ثلاثة أعمدة منفصلة بنوع واحد من الحقول في كل عمود.
