الأرشفة والأرشفة التلقائية هي ميزات في Microsoft Outlook 2007 تسمح لك بنقل العناصر القديمة إلى موقع أرشيف على فترات زمنية مجدولة. بشكل افتراضي ، يقوم Outlook 2007 تلقائيًا بأرشفة العناصر كل 14 يومًا ، ولكن يمكنك إما اختيار أرشفة العناصر يدويًا بنفسك ، أو تخصيص الأرشفة التلقائية لأرشفة العناصر وفقًا للجدول الذي تحدده.
خطوات
الطريقة 1 من 2: أرشفة الملفات يدويًا
الخطوة 1. انقر فوق "ملف" أعلى جلسة Outlook 2007 وحدد "أرشيف
” سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار الأرشيف.
الخطوة 2. حدد زر الاختيار بجوار "أرشفة هذا المجلد وجميع المجلدات الفرعية
”
الخطوة 3. انقر على القائمة المنسدلة بجوار "أرشفة العناصر الأقدم من" ، وحدد التاريخ الذي تختاره
ستتم أرشفة جميع العناصر الأقدم من التاريخ المحدد.
الخطوة 4. انقر فوق "استعراض" ، ثم حدد المكان الذي تريد تخزين مجلد الأرشيف فيه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك
الخطوة 5. انقر فوق "موافق
” ستتم أرشفة جميع العناصر في Outlook الأقدم من التاريخ المحدد الآن.
الطريقة 2 من 2: تخصيص الأرشفة التلقائية
الخطوة 1. انقر فوق "أدوات" أعلى جلسة Outlook 2007 وحدد "خيارات"
” سيؤدي هذا إلى فتح مربع الحوار "خيارات".
الخطوة الثانية. انقر فوق علامة التبويب "أخرى" ، ثم انقر فوق "الأرشفة التلقائية"
”
الخطوة 3. ضع علامة اختيار بجوار "تشغيل الأرشفة التلقائية كل" ، ثم حدد عدد المرات التي تريد أرشفة العناصر تلقائيًا من القائمة المنسدلة
بشكل افتراضي ، يقوم Outlook 2007 بالمسح بحثًا عن العناصر الأقدم كل 14 يومًا.
الخطوة 4. ضع علامات اختيار بجوار واحد أو أكثر من الخيارات التالية بناءً على تفضيلاتك الشخصية:
- المطالبة قبل تشغيل الأرشفة التلقائية: تعرض هذه الميزة رسالة تذكير قبل أرشفة العناصر تلقائيًا ، وتمنحك خيار إلغاء جلسة الأرشفة التلقائية هذه.
- حذف العناصر منتهية الصلاحية: تسمح هذه الميزة لبرنامج Outlook بحذف العناصر تلقائيًا عند انتهاء صلاحية فترات التقادم الخاصة بها.
- أرشفة العناصر القديمة أو حذفها: يتيح لك هذا الخيار أرشفة عناصر محددة أو حذفها عند انتهاء صلاحية فترات التقادم الخاصة بهم.
- إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات: عند التمكين ، تعرض هذه الميزة مجلد الأرشيف في جزء التنقل الأيسر في Outlook حتى تتمكن من الوصول بسهولة إلى العناصر المؤرشفة.
- تنظيف العناصر الأقدم من: يتيح لك هذا الإعداد تحديد الوقت الذي تريد أرشفة العناصر بناءً على العمر. يمكنك اختيار أرشفة جميع العناصر التي تتراوح أعمارها بين يوم واحد و 60 شهرًا.
- نقل العناصر القديمة إلى: تتيح لك هذه الميزة تحديد موقع على جهاز الكمبيوتر الخاص بك تريد تخزين العناصر المؤرشفة فيه.
- حذف العناصر نهائيًا: عند التمكين ، يقوم هذا الخيار تلقائيًا بحذف العناصر القديمة دون أرشفتها.
الخطوة 5. انقر فوق "موافق
” سيتم الآن حفظ إعدادات الأرشفة التلقائية الجديدة وتمكينها.
