كيف يمكنك توفير الوقت من خلال تنظيمك في Microsoft Outlook. هذا يتطلب الانضباط ولكن في الغالب تنظيم البرنامج وماذا تفعل بالأدوات.
خطوات
الخطوة 1. أول شيء يجب القيام به هو إيقاف تشغيل إعلام البريد الإلكتروني الجديد
للقيام بذلك ، اسحب القائمة "ملف" ، وحدد "الأدوات" ، ثم حدد "الخيارات". سيتم فتح نافذة الخيارات. في علامة التبويب "التفضيلات" ، انقر فوق الزر "خيارات البريد الإلكتروني". في نافذة الخيارات التي تفتح ، انقر فوق الزر "خيارات البريد الإلكتروني المتقدمة". في نافذة الخيارات التي تفتح ، ابحث في قسم "عند وصول عناصر جديدة إلى صندوق الوارد الخاص بي". قم بإلغاء تحديد جميع الخيارات.
الخطوة 2. اجعل التقويم هو العرض الافتراضي في Outlook
سيوفر لك عرضًا للعمل المجدول لهذا اليوم. لتعيين التقويم كعرض افتراضي ، اسحب القائمة ملف ، وحدد أدوات ، ثم حدد خيارات. في نافذة الخيارات ، حدد علامة التبويب "أخرى" ، ثم انقر فوق الزر "خيارات متقدمة". في نافذة "خيارات متقدمة" ، ابحث في قسم "الإعدادات العامة" وانقر على تصفح. سيتم فتح المجلد المحدد. في نافذة "تحديد مجلد" ، حدد "التقويم" وانقر فوق "موافق" ثلاث مرات.
الخطوة الثالثة. لتضمين مهامك في النافذة الافتراضية ، اسحب قائمة "ملف" وحدد "عرض" ، ثم حدد "لوحة المهام"
الخطوة 4. لعرض المهام المستحقة اليوم فقط ، اسحب قائمة "ملف" وحدد "عرض" ، ثم حدد "عرض لوحة المهام" ، ثم حدد "مهام اليوم"
الخطوة 5. حدد موعدًا محددًا كل يوم لعرض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
قم بتعيين 2 إلى 3 مرات يوميًا للعمل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ولا تنظر إليها في أي وقت آخر. رسائل البريد الإلكتروني هي إلهاء وتمنعك من إنجاز عمل حقيقي.
الخطوة 6. عندما تقرأ رسائل البريد الإلكتروني ، امسح دائمًا علبة الوارد الخاصة بك. يجب ألا يتبقى أي شيء في نهاية جلسة البريد الإلكتروني. لمسح البريد الوارد الخاص بك ، يجب أن تقرر ما يجب القيام به مع كل بريد إلكتروني. لديك أربعة خيارات: حذف أو تأجيل أو تفويض أو تنفيذ.
الخطوة 7. إذا كنت قد تعاملت مع البريد الإلكتروني ، فاحذفه
الخطوة 8. لتأجيل رسالة بريد إلكتروني ، قم بإنشاء مهمة عن طريق سحب البريد الإلكتروني إلى زر المهمة في الزاوية اليسرى السفلية من Outlook
سيتم إنشاء مهمة تلقائيًا ؛ حدد تاريخ البدء والوقت ، وتاريخ الاستحقاق والوقت ، ثم احفظه.
الخطوة 9. لتفويض بريد إلكتروني ، قم بإنشاء مهمة وقم بتعيين المهمة لشخص آخر أو قم بإعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى شخص آخر
الخطوة 10. الخيار الأخير هو أن تفعل ما تتطلبه المهمة التي يتطلبها البريد الإلكتروني
إذا قمت بذلك ، فاحذفه من صندوق الوارد الخاص بك أو انقله إلى مجلد شخصي حيث تحتفظ برسائل البريد الإلكتروني القديمة التي تم التعامل معها.
الخطوة 11. لحجب الوقت في التقويم الخاص بك ، قم بسحب وإفلات رسالة بريد إلكتروني على زر التقويم في الزاوية اليسرى السفلية من Outlook
سيتم فتح إشعار الاجتماع. أدخل الوقت والتاريخ اللذين تريد حظرهما ، ثم احفظهما. سيتم تضمين نسخة من البريد الإلكتروني مع إشعار الاجتماع. احذف البريد الإلكتروني من البريد الوارد أو انتقل إلى مجلد شخصي.
