إنه أمر محبط دائمًا عندما تضطر إلى الانتظار للحصول على رد ، سواء كان ذلك لمقابلة عمل أو عرض عمل أو مجرد التخطيط مع صديق. يمكن أن يكون إرسال بريد إلكتروني للمتابعة فعالاً للغاية في الحصول على هذا الرد ، خاصةً إذا قمت بتقديم طلبك بعد انتظار معقول وكتابته بوضوح ودقة واحترام. لزيادة تحسين فرصك في النجاح ، قم بأداء أكبر قدر ممكن من "عمل الساق" لتسهيل الأمور على المستلم.
خطوات
طريقة 1 من 3: اختيار وقت ومكان إرسال المتابعات
الخطوة 1. انتظر 3 أيام عمل على الأقل لإرسال متابعة
لا توجد قاعدة عامة حول المدة التي يجب أن تنتظرها قبل إرسال بريد إلكتروني للمتابعة. القاعدة الأساسية الجيدة هي 3 أيام عمل ، ما لم يحدد الشخص الذي يمكنك الاتصال به تاريخًا محددًا للرد. في هذه الحالة ، انتظر يوم عمل واحدًا على الأقل بعد هذا التاريخ.
- على سبيل المثال ، إذا قال الشخص إنه سيرد قبل أو يوم الثلاثاء التاسع عشر ، فانتظر حتى الأربعاء 20 على الأقل للرد.
- لمتابعة مقابلات العمل ، من الأفضل عادة الانتظار 5 أيام عمل على الأقل.
- ليس من الضروري حساب أيام العمل فقط (أي تخطي عطلات نهاية الأسبوع والعطلات) عند المتابعة بصفتك الشخصية.
- لا تفترض الأسوأ - مثل أنك لم تحصل على الوظيفة أو أنهم غير مهتمين بمقترح عملك - لمجرد أنك لم تحصل على استجابة سريعة. قد يكون الشخص الذي يمكنك الاتصال به مشغولًا حقًا!
الخطوة 2. قم بتوجيه البريد الإلكتروني مباشرة إلى الشخص الذي يمكن الاتصال به
هذا هو الحال دائمًا مع رسائل البريد الإلكتروني الشخصية ، بالطبع ، وعادةً ما تكون أفضل استراتيجية لمتابعة الأعمال. إذا أعطاك الشخص معلومات الاتصال الخاصة به أو دعاك للمتابعة معهم ، فأرسل دائمًا الرسالة مباشرةً إليه (وهم فقط).
- إذا لم يقدم لك الشخص معلومات الاتصال الخاصة به أو يدعوك للمتابعة معهم ، فأرسل بريدك الإلكتروني إلى الشخص المسؤول عن الاتصال (مثل مساعد إداري أو منسق التوظيف). اطلب في سطر الموضوع توجيه الرسالة إلى الشخص الذي تعاملت معه سابقًا.
- إذا كان لديك اتصال سابق مع الشخص عن طريق البريد الإلكتروني ، فاستخدم نفس عناوين البريد الإلكتروني "إلى" و "من" كما كان من قبل.
الخطوة 3. إرسال ما لا يزيد عن رسالتين بريد إلكتروني للمتابعة إجمالاً
من الصعب بما يكفي معرفة وقت إرسال المتابعة ، فماذا عن المتابعة للمتابعة؟ إذا لم يتم الرد على متابعتك الأولى ، فانتظر على الأقل من يوم إلى يومي عمل لإرسال المتابعة الثانية. إذا لم يتم الرد على هذه الرسالة الثانية ، فتوقف عن المتابعة أو اتصل بشخص آخر داخل الشركة.
- بينما يمكنك إنشاء رسالة متابعة جديدة إذا كنت ترغب في ذلك ، فلا بأس أيضًا في إرسال نفس الرسالة التي أرسلتها المتابعة الأصلية ، ولكن أضف ملاحظة في الأعلى مثل ما يلي: "(توم: لقد أرسلت هذه المتابعة يوم الثلاثاء ويسعدني تلقي رد منك بخصوص فرصة العمل التي ناقشناها يوم الخميس الماضي. شكرًا ، يناير)"
- كقاعدة عامة ، لا تقلق على الإطلاق (بشأن عدم الحصول على الوظيفة ، وما إلى ذلك) إذا كان عليك إرسال متابعة واحدة. لا تقلق إلا قليلاً إذا كان عليك إرسال متابعتين. ابدأ في القلق أكثر قليلاً إذا لم تسمع ردًا بعد المتابعة الثانية!
الخطوة 4. استبق الحاجة إلى المتابعة برسالة شكر عبر البريد الإلكتروني
من الأدب دائمًا إرسال رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني في اليوم التالي لأي اجتماع عمل - خاصة ، ولكن ليس فقط ، مقابلة عمل - وكذلك بعد العديد من سيناريوهات الاتصال الشخصي. إذا قمت بطي إشارة متابعة في رسالة الشكر هذه ، فقد تتمكن من تشجيع الرد دون الحاجة إلى إرسال متابعة منفصلة بعد بضعة أيام.
- يمكن أن تستخدم رسالة الشكر الإلكترونية نفس التنسيق والمحتوى تقريبًا كبريد إلكتروني للمتابعة ، فقط مع مساحة أكبر قليلاً مخصصة لشكر الشخص وتقليل الإنفاق في طلب الرد.
- لا يتم احتساب هذا كمتابعة "رسمية" ، لذلك لا يزال بإمكانك إرسال ما يصل إلى متابعتين "حقيقيتين" إذا لزم الأمر!
الطريقة 2 من 3: تنسيق رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة
الخطوة الأولى. أشر مباشرة إلى جهة الاتصال السابقة الخاصة بك في سطر الموضوع
إذا كان سطر الموضوع غامضًا أو غير ذي صلة ، فقد ينتهي الأمر بمتابعتك غير مقروءة أو في سلة المهملات. اختر كلماتك بعناية بحيث يتصل سطر الموضوع على الفور وبشكل صريح بتفاعلك مع المستلم.
- تتمثل إحدى الإستراتيجيات في إضافة "RE:" إلى وصف تفاعلك السابق بحيث يُقرأ على أنه استمرار لهذا الحدث: "RE: Interview Friday 9/23 at 11 am."
- خيار آخر هو تضمين اسمك ، ووصف مختصر ومباشر ، وسبب بريدك الإلكتروني: "متابعة مقابلة Terry Regula 9/23".
- لا تفترض أبدًا أن الشخص سيتعرف على عنوان بريدك الإلكتروني ويفتح الرسالة. استخدم سطر الموضوع لصالحك.
الخطوة 2. قم بتسمية المستلم في تحيتك وشكره في الختام
بينما يمكنك أن تكون غير رسمي بشكل مناسب لبريد إلكتروني للمتابعة الشخصية ، يجب أن توازن متابعة العمل بين الإجراءات الشكلية المحترمة والألفة الناتجة عن تفاعلك السابق. في معظم الحالات ، على سبيل المثال ، يمكنك تحية الشخص باسمه الأول - طالما أنه يقدم نفسه على أنه "جو سلمون" أو "اتصل بي بارب".
- يمكن أن تبدو تحياتك عادةً على النحو التالي: "عزيزي جو" أو "عزيزي بارب" ، إلا إذا كنت تشعر بأن المزيد من الإجراءات الرسمية مناسبة: "عزيزي السيد سلمون" أو "عزيزي الدكتور بينيت".
- في الختام ، اشكرهم للمرة الأخيرة واستخدم اسمك الأول والأخير: "شكرًا لك ستيف كاراواي".
الخطوة 3. لا تستخدم أكثر من 3-4 فقرات ، كل واحدة تتكون من 2-3 جمل
عندما يتعلق الأمر بكتابة المتابعات ، توصل إلى صلب الموضوع وانطلق بسرعة! هذا لا يعني كتابة جملة واحدة فقط ، ولكنه يعني إنشاء بريد إلكتروني انسيابي دون أي محتوى غير ضروري. قم بإنشاء فقرات بسيطة ونظيفة على غرار الأسطر التالية (أو ما شابه ذلك):
- تحية
- الفقرة 1: شكر وبيان واضح بأنك تتابع.
- الفقرة 2: تلخيص سريع لتفاصيل جهة الاتصال الخاصة بك.
- الفقرة 3: إعادة تأكيد سريع لاهتمامك أو شغفك.
- الفقرة 4: بيان بأنك "تتطلع" إلى تحديث أو أنه "سيكون موضع تقدير".
- إغلاق
الخطوة 4. قدم جميع المعلومات ذات الصلة التي يحتاجها المستلم
تأكد من أن الشخص الآخر يجب أن يفعل أقل ما يمكن من أجل المتابعة. ربما يكون السبب الوحيد لعدم عودتهم إليك حتى الآن هو أنهم كانوا مشغولين. لذلك ، إذا كان عليهم إعادة النظر في ملاحظاتهم أو ملفاتهم للحصول على معلومات عن تفاعلك السابق ، فمن المرجح أن يقرروا أنه لا يستحق وقتهم للرد عليك الآن أيضًا.
- إذا كان لديك مقابلة ، اذكر التاريخ والوقت المحددين ، واسم الوظيفة ، وإما خلاصة سريعة جدًا للمقابلة أو حكاية أو حلقة مختارة منها. على سبيل المثال: "أكتب لمتابعة المقابلة التي أجريناها يوم الاثنين الماضي 23 ظهرًا. ربما تتذكر أنني كنت حريصًا جدًا على التحدث عن منصب مدير المبيعات لدرجة أنني كدت أنسكب قهوتي على مكتبك!"
- تأكد من تقديم معلومات واضحة لكل شكل من أشكال الاتصال تريد أن يكون لديهم خيار استخدامها: البريد الإلكتروني ، الهاتف / النص ، البريد ، إلخ.
طريقة 3 من 3: أن تكون واضحًا وموجزًا ومحترمًا
الخطوة الأولى. اشكر المستلم وأعلن أنك تتابع الأمر منذ البداية
لا تدفن حقيقة أنك تكتب متابعة في منتصف الرسالة الإلكترونية. بدلاً من ذلك ، دع الشخص يعرف على الفور سبب تواصلك معه - وأظهر له بعض التقدير أثناء قيامك بذلك!
جرب شيئًا كهذا: "شكرًا مرة أخرى على الوقت الذي قضيته في مقابلتي يوم الخميس الماضي. أنا أكتب لمتابعة هذا الاجتماع وأفكارك بشأن اقتراحي"
الخطوة الثانية. أعد تحديد سقف تفاعلك وأعد تأكيد اهتمامك بسرعة
قم بتجديد معلومات الشخص عن اتصالك السابق ، خاصةً في سيناريو العمل عندما تعرف أن الشخص الآخر كان يتعامل مع العديد من المقابلات والاجتماعات وما إلى ذلك. تأكد من أنهم يتذكرون على الفور من أنت وما ناقشته.
على سبيل المثال: "كان من دواعي سروري أن أقدم خطتي لتبسيط عمليات الفوترة ، وآمل أن تشاركي حماسي للعمل معًا لتنفيذها"
الخطوة 3. كن مباشرًا ومهذبًا ، ولا تكن انتهازيًا أو اعتذاريًا أو عدوانيًا سلبيًا
لا تخجل من المتابعة! إنه لأمر جيد أن تؤكد اهتمامك ورغبتك في معرفة موقفك ، طالما أنك تفعل ذلك بأدب واحترام. تذكر أنك لست مدينًا برد على شروطك ، ولكن قم بتقديم طلب ، وليس طلبًا.
- استخدم نغمة مثل هذه: "أتطلع إلى سماع مكاني فيما يتعلق بموقف التواصل مع المجتمع".
- لا تكن إلحاحًا: "لقد وعدت بالرد يوم أمس ، وأحتاج إلى الرد عليك في أقرب وقت ممكن."
- لا تكن عدوانيًا سلبيًا أيضًا: "أعتقد أنني لم أحصل على الوظيفة لأنك لم ترجع إلي مرة أخرى ، لكني أرغب في تأكيد ذلك."
الخطوة 4. أظهر للمستلم وأخبره أنك تقدر وقته
يُظهر استخدام سطر موضوع واضح والوصول إلى نقطة رسالتك الإلكترونية على الفور الاحترام لوقت الشخص الآخر. إنها لفكرة جيدة أيضًا أن تذكر على وجه التحديد مرة أو مرتين في الرسالة أنك تقدر الوقت الذي يخصصونه لك. إن الإفراط في الإطراء ليس ضروريًا أو حتى مفيدًا ، ولكن إظهار بعض الاحترام يحسن دائمًا فرصك في الاستجابة السريعة.
- على سبيل المثال: "أعلم أنك مشغول حقًا هذا الوقت من العام وأنا أقدر الوقت الذي قضيته في التفاعل معي."
- أو: "شكرًا مرة أخرى على الوقت الذي استغرقته للإجابة على أسئلتي يوم الخميس الماضي. لدي طلب واحد سريع آخر ".
- إذا كان الشخص مشغولًا جدًا بحيث يتعذر عليه الرد عليك ، فإن إظهاره وإخباره كم تقدر وقته هو طريقة رائعة لإقناعه بالرد!
