يمكن أن يكون فتح صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك بمثابة فتح صندوق Pandora من القواعد النحوية غير الملائمة والهجاء السيئ والذوق السيئ. ضع في اعتبارك الانطباعات التي تتركها رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على الآخرين ؛ إنه دائمًا الوقت المناسب لتمييز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عن الحزمة. اتبع هذه الخطوات وقم بتحسين آداب البريد الإلكتروني الخاصة بك.
خطوات
الخطوة الأولى: اجعل بريدك الإلكتروني موجزًا ومحادثًا ومركّزًا
من الصعب قراءة الحروف على شاشة الكمبيوتر مقارنة بقراءة الرسائل على ورقة ، لذلك اجعل رسائل البريد الإلكتروني قصيرة ومباشرة. بينما لا يوجد طول بريد إلكتروني مثالي ، حافظ على الجمل قصيرة ، حوالي 8-12 كلمة واترك مسافة بين الفقرات.
في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، توصل مباشرة إلى النقطة التالية: "أتمنى أن تفعل …" "أعتقد أننا يجب …". إلخ مباشرة في المقدمة ، مع توضيح الحالة في الأسطر التالية. يقرأ الكثير من الناس الأسطر القليلة الأولى فقط قبل أن يقرروا الرد أو الحفظ لوقت لاحق. يجب أن تعطي هذه الخطوط ما يكفي من "اللحوم" للسماح باتخاذ قرار مستنير. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الشخصية ، غالبًا ما يكون من الجيد أن تفتح بملاحظة شخصية موجزة قبل الدخول في النقطة الرئيسية في بريدك الإلكتروني
الخطوة 2. تجنب التنسيقات الفاخرة
يمكن أن يؤدي تغيير الخطوط والألوان أو إدراج قوائم التعداد النقطي أو استخدام HTML إلى جعل رسالة البريد الإلكتروني تبدو غريبة أو تجعلها غير قابلة للقراءة بالنسبة للمستلم ، حتى إذا كان التنسيق يبدو جيدًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أبقيها بسيطة.
الخطوة 3. الحد من المرفقات
لا تقم بإضافة مرفق ما لم يكن ذلك ضروريًا حقًا. اجعل المرفقات صغيرة بقدر الإمكان. يمكن لمعظم تطبيقات البريد الإلكتروني إرسال واستقبال مرفقات يصل حجمها إلى 1 ميغابايت ، ولكن أي شيء يزيد عن ذلك يمكن أن يكون مصدر إزعاج لك أو للمستلم ، وحتى الملفات الأصغر يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً لفتحها إذا كان اتصال البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم بطيئًا. إذا كنت بحاجة إلى إرسال ملف أكبر ، فاضغطه أو اضغط عليه أو استخدم الخدمات عبر الإنترنت التي ستساعدك على إرسال ملفات كبيرة مثل YouSendIt.com. إذا كنت بحاجة إلى إرسال صفحات متعددة ، مثل خطط اجتماعات أو تصحيحات نصية كبيرة ، فأرسل فاكسًا أو مجموعة صفحات مكتوبة في حرف.
- لا تقم بضغط مرفقات البريد الإلكتروني إلا في حالة الضرورة. ما لم يكن المرفق كبيرًا جدًا بحيث لا يمكن إرساله بطريقة أخرى ، فإنك تخاطر بإضاعة وقت المستلم وربما تمنعه من الوصول إلى المرفقات الخاصة بك. العديد من الأجهزة المحمولة غير قادرة على فك ضغط الملفات المضغوطة. بالإضافة إلى ذلك ، فهي زائدة عن الحاجة نظرًا لأن العديد من الملفات الشائعة مثل.xlsx و.docx و.pptx (MS Excel و Word و Powerpoint) موجودة بالفعل بتنسيق مضغوط.
- ضع في اعتبارك أن العديد من الأشخاص أو الشركات لن يفتحوا مرفقات من شخص لا يعرفونه ، ويتم إعداد بعض حسابات البريد الإلكتروني لإرسال رسائل بريد إلكتروني تحتوي على مرفقات إلى مجلد البريد العشوائي تلقائيًا ، لذلك إذا كنت تتقدم لوظيفة ، على سبيل المثال ، تأكد من اتباع تعليمات المستلم بخصوص المرفقات. إذا لم يتم تقديم أي تعليمات ، فأرسل بريدًا إلكترونيًا آخر لإعلام المستلم بأنك سترسل بريدًا إلكترونيًا مرفقًا به.
الخطوة 4. فكر قبل الإرسال
لا ترسل رسائل بريد إلكتروني عندما تكون عاطفيًا. لا تتردد في كتابة موضوع الرسالة الإلكترونية ونصها ، ثم احفظها. فقط أضف المستلمين وأرسله بعد أن يكون لديك وقت للتفكير فيما ترسله ؛ قد تغير رأيك وتكون أفضل حالًا.
أصبح البريد الإلكتروني أيضًا أداة لسؤال الأشخاص أو إخبارهم بأشياء لا يمكنك أن تقولها وجهًا لوجه (هل تتساءل يومًا لماذا تصبح شخصًا مختلفًا غريزيًا عبر الإنترنت؟). إذا كنت ترسل شخص ما اى شئ أعد قراءته واسأل نفسك ما إذا كنت ستقول هذا لهم إذا كانوا بجانبك مباشرة أو وجهاً لوجه. إذا كان موضوعًا حساسًا ، فاقرأه مرتين.
الخطوة 5. توخى الحذر عند استخدام الاختصارات والرموز
قد يكون هذا مقبولًا في رسالة بريد إلكتروني غير رسمية مثل مع صديق. ومع ذلك ، في خطاب رسمي لن تضطر إلى إخبار شخص ما بأنك "تضحك بصوت عالٍ" ، فقد يجده الناس غير مناسب ، ويمكن أن يشعروا أنك تافه.
تُستخدم بعض الاختصارات ، مثل "BTW" لـ "By the Way" ، بشكل شائع في رسائل البريد الإلكتروني وهي مقبولة بشكل عام باستثناء رسائل البريد الإلكتروني الرسمية والمهنية
الطريقة 1 من 3: كتابة رسائل بريد إلكتروني جديدة
الخطوة 1. استخدم حقول المستلمين بشكل صحيح
من المتوقع أن يتخذ المرسلون في الحقل "إلى" إجراءات ، أما الموجودون في "CC" فهم لإبقاء الزملاء أو الرؤساء على اطلاع.
- كن حذرًا بشأن طلب إجراء من أكثر من شخص واحد في الحقل "إلى:". يمكن أن يؤدي هذا إلى بذل جهود متعددة لنفس المهمة ، أو عدم بذل أي جهد لأنه يفترض أن شخصًا آخر يتعامل مع الطلب.
- إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى قائمة الأشخاص الذين تريد الاحتفاظ بعناوينهم خاصة ، فضعهم جميعًا في حقل نسخة مخفية الوجهة ووضع عنوانك في الحقل "إلى".
- إذا كنت ترغب في إخراج شخص ما من سلسلة المحادثات (على سبيل المثال ، إذا قدمك إلى شخص آخر ، والآن تعمل أنت وهذا الشخص على حل بعض التفاصيل ولا تريد إيقاف البريد الوارد الخاص بالمقدم) عنوان الشخص من حقل "إلى" أو نسخة إلى حقل نسخة مخفية الوجهة.
الخطوة 2. اجعل سطر الموضوع مفيدًا
يوفر سطر الموضوع الجيد ملخصًا مفيدًا لمحتوى البريد الإلكتروني ، مما يعد القارئ بسرعة. يتم إغراق صناديق البريد الإلكتروني بشكل متكرر ، لذا فإن سطر الموضوع الجيد يساعد المستلم على تحديد أولوية بريدك الإلكتروني. كما أنه يساعد على منع حذف بريدك الإلكتروني قبل قراءته. نظرًا لأن الموضوع هو أول شيء يراه المستلم ، اتركه خاليًا من الأخطاء وموجزًا وتجنب الأسطر العامة مثل "مرحبًا" أو "ما الأمر" أو اسم المستلم (قد يتم حظر الأخير بواسطة عوامل تصفية مكافحة البريد العشوائي).
تجنب إعطاء الأولوية للمتلقي رسائلك. تخلص من عادة تمييز كل بريد إلكتروني بأنه "عاجل!" أو "أولوية عالية" أو ستتم معاملة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مثل الصبي الذي بكى الذئب وسيتم تجاهلها جميعًا. إنه أمر مزعج وغرور أن تفترض أن طلب البريد الإلكتروني الخاص بك أعلى في قائمة الانتظار من أي شخص آخر ، خاصة في سياق العمل. كن كريما بما يكفي لمنح المستلم الفضل في العمل بنفسه على كيفية ترتيب أولويات رسالتك
الطريقة 2 من 3: الرد على رسائل البريد الإلكتروني
الخطوة 1. كن حذرًا من الشخص الذي تنسخه في الردود
إذا قمت بالرد على رسالة ثم CC: جهة خارجية لم يدرجها المرسل الأصلي ، فكن على يقين من أن المرسل الأصلي لن ينزعج من ذلك. قد تكون هذه المعلومات "لعينيك فقط". هذا مهم بشكل خاص إذا كان المرسل الأصلي هو مشرف عملك. كن حذرًا بشأن استخدام نسخة مخفية الوجهة:. يمكن أن يأتي هذا بنتائج عكسية إذا كان الشخص الذي يقوم بـ BCC: رد عليه ، ولم ير أن نسخته كانت أعمى.
الخطوة الثانية. حدد من يجب أن ترد عليه
تتطلب رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إليك بشكل عام فقط الرد على المرسل فقط ، ولكن بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى عدة أشخاص ، قد تحتاج إلى تحديد خيار "الرد على الكل" لإرسال ردك إلى الجميع. كن حكيما. يؤدي استخدام "الرد على الكل" في كل وقت إلى ظهور عوائد وفيرة ويترك الرسائل مكسورة في صناديق البريد الخاصة بالعديد من الأشخاص. ضع في اعتبارك عواقب تلقي بريد إلكتروني ، وضرب الرد على الكل ، وسيخرج إلى عشرين شخصًا ، ثم يقوم هؤلاء العشرين بالرد على الكل ؛ يمكن أن يتراكم بسرعة كبيرة في مئات الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني ويشعر الجميع بأنه مجبر على النقر على "الرد على الكل" كوسيلة لإبقاء الجميع على اطلاع لأن لا أحد يعرف من الذي يقرأه ومن لا يعرفه.
الخطوة الثالثة. فكر مليًا قبل الرد لتقول شكرًا لك فقط
بعض الأشخاص لا يريدون بريدًا إلكترونيًا يقول "شكرًا". يستغرق هذا وقتًا إضافيًا لفتح البريد الإلكتروني وقراءته فقط لقراءة ما تعرفه بالفعل. يتضمن بعض الأشخاص سطرًا يقول "NTN" - "لا داعي للشكر".
الخطوة 4. لخص المناقشات الطويلة
يعد التمرير عبر صفحات الردود لفهم المناقشة أمرًا مزعجًا. بدلاً من الاستمرار في إعادة توجيه سلسلة رسائل ، خذ دقيقة لتلخيصها للقارئ (القراء).
الخطوة 5. تأكد من تضمين المعلومات التي ترد عليها
يكتب العديد من الأشخاص والشركات مئات الرسائل الإلكترونية ويردون عليها يوميًا. تجنب إرسال بريد إلكتروني غير واضح يقول "نعم" فقط. قم بتضمين السؤال الذي طرحه المستلم حتى يعرف ما الذي ترد عليه. تجنب جعل المستلم يقوم بالتمرير لأسفل لأكثر من رسالة واحدة في السجل.
الخطوة 6. قم بالرد على الفور
إذا كنت بحاجة إلى إجراء بعض البحث أو بعض التفكير قبل الرد على رسالة بريد إلكتروني ، أو إذا كنت مشغولاً للغاية بحيث لا يمكنك كتابة رد كامل على الفور ، فأرسل ردًا قصيرًا لإعلام المرسل أنك تلقيت البريد الإلكتروني وإبلاغك بموعد الرد.
الخطوة 7. كن سباقا
عند الرد على رسالة بريد إلكتروني ، يمكنك توفير الوقت للجميع من خلال توقع أي أسئلة أو مخاوف قد يثيرها ردك. عالجها في ردك قبل أن يضطر شخص ما إلى إرسال بريد إلكتروني جديد للسؤال عنها.
طريقة 3 من 3: بعض المحاذير الأساسية
الخطوة الأولى: لا تعيد توجيه رسائل البريد الإلكتروني الخاصة
على سبيل المثال ، تجنب إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني تحتوي على سر ، خاصةً إذا كان الشخص الذي ترسله بالبريد الإلكتروني لا يريدك ذلك. قد يؤدي القيام بذلك إلى فقدان المستلم ثقته بك ، وربما تفسد علاقتك. أنت بالتأكيد لا تريد أن يحدث ذلك.
الخطوة الثانية: لا تنشر الشائعات عن الناس
إذا شعرت بالإغراء لفعل ذلك ، فضع نفسك مكان الشخص الآخر وفكر في شعورك إذا نشر هذا الشخص شائعات عنك. على سبيل المثال ، إذا كان صديقك معروفًا بكونه لئيمًا ومتسلطًا ، فكر في ما ستشعر به إذا أخبر صديقك أصدقاءك الآخرين بأحد مراوغاتك. لن تكون سعيدًا جدًا ، أليس كذلك؟
الخطوة الثالثة. تجنب مناقشة الأعمال الخاصة للناس
على سبيل المثال ، تجنب السماح لصديقتك بمعرفة أن صديقتها انفصلت عن صديقها السابق. البريد الإلكتروني ليس خاصًا تمامًا ، لذلك من المحتمل أن يرى الشخص الذي تناقش أعماله رسائل البريد الإلكتروني ويغضب منك و / أو يشعر بالحرج ، وقد يؤدي ذلك إلى إفساد علاقتك به.
الخطوة 4. تجنب الاشتعال
النيران هي في الأساس إهانات يتم إرسالها عبر الإنترنت للإساءة إليك ، لذلك من المهم عدم إرسال ألسنة اللهب لأشخاص آخرين أو بدء حروب اللهب. قد يجعل هذا الشخص الآخر غاضبًا ، وقد يتم أيضًا تعليق حسابك بسبب ذلك.
الخطوة 5. تجنب مشاركة المعلومات الشخصية للآخرين دون إذن
يمكن أن يكون هذا أي شيء ، من عمر الشخص إلى اسم المدرسة التي يذهب إليها. ضع نفسك مكان الشخص الآخر - كيف ستشعر إذا أعطى شخص ما صديقك عنوان منزلك؟ لن تكون سعيدًا جدًا ، لذا تأكد من الحصول على إذن قبل مشاركة المعلومات الشخصية لشخص ما مع الآخرين عبر البريد الإلكتروني ، أو لا تفعل ذلك على الإطلاق.
الخطوة السادسة: لا ترسل بريدًا إلكترونيًا عندما تكون غاضبًا
سيظهر أنك غاضب ويمكنك أن تزعج الشخص. على سبيل المثال ، إذا كنت غاضبًا من شخص ما في العمل ، وأرسلت بريدًا إلكترونيًا إلى هذا الشخص بأحرف كبيرة ، فقد يتسبب ذلك في غضب الشخص الذي راسلته عبر البريد الإلكتروني. هذا هو نفس الشيء مع الرد على رسائل البريد الإلكتروني ؛ إذا كنت غاضبًا من شخص ما لإرسال رسالة معينة إليك ، فتوقف عن الرد حتى تهدأ.
عينة من رسائل البريد الإلكتروني
نموذج بريد إلكتروني للتذكير بالمكالمات الجماعية
دعم wikiHow و فتح جميع العينات.
نموذج بريد إلكتروني يحدد سياسة جديدة
دعم wikiHow و فتح جميع العينات.
عينة البريد الإلكتروني أستاذ حول سؤال
دعم wikiHow و فتح جميع العينات.
فيديو - باستخدام هذه الخدمة ، قد تتم مشاركة بعض المعلومات مع YouTube
نصائح
- تسهل الخطوط القياسية القراءة. على سبيل المثال ، Arial و Cambria و Narrow. حافظ على حجم الخط في الوضع الطبيعي ، لا يزيد بشكل عام عن 15. إذا كنت بحاجة إلى جذب الانتباه بطريقة خاصة أو مؤكدة ، فاستخدم الخطوط الغامقة أو المائلة. هذا أفضل بلا حدود من الصراخ في كل العواصم.
- إذا تم إرسال شعلة إليك ، فاحذفها على الفور لتجنب اندلاع حرب اللهب.
- تذكر أنه لا يمكن سماع نبرة صوتك في البريد الإلكتروني. هل سبق لك أن حاولت السخرية في رسالة بريد إلكتروني ، وأخذها المستلم بطريقة خاطئة؟ فشلت رسائل البريد الإلكتروني في نقل الفروق الدقيقة في الاتصال اللفظي. في محاولة لاستنتاج نبرة الصوت ، يستخدم بعض الأشخاص الرموز التعبيرية ، لكن يستخدمونها باعتدال حتى لا تبدو غير محترف.
أيضًا ، لا تفترض أن استخدام رمز تعبيري مبتسم سيخفف من رسالة صعبة.
- تجنب استخدام البريد الإلكتروني كوسيلة للتهرب من الاتصال الشخصي. غالبًا ما تكون عبارة "سنرسل إليك بريدًا إلكترونيًا" أكثر الجمل إثارة للغضب لأي شخص. لا ينبغي أن يتهرب البريد الإلكتروني من فكرة الاتصال وجهاً لوجه أو حتى المحادثات الهاتفية. الامتناع أيضًا عن استخدام البريد الإلكتروني لتفادي المواقف غير المريحة مثل الاعتذار أو التستر على خطأ.
- أنهِ بريدك الإلكتروني بأدب. يمكن أن يؤدي الإغلاق بعبارة مثل "أفضل التمنيات" أو "حظًا سعيدًا" أو "شكرًا مقدمًا على مساعدتك" ، إلى التخفيف حتى من الرسائل الإلكترونية القاسية ويمكن أن يؤدي إلى رد أكثر ملاءمة.
- توخ الحذر عند طلب الإيصالات. في حين أن هناك بعض الحالات التي قد يلزم فيها الإيصال لأغراض حفظ السجلات أو إثبات الاستلام ، فإن معظم المرات يكون هذا الأمر مزعجًا ويجبر القارئ على القيام بإجراءات إضافية للتعامل مع بريدك الإلكتروني. إذا كان هناك شيء عاجل حقًا ، أو كنت تريد حقًا التأكد من وصول رسالتك إلى المستلم ، فاختر الهاتف واستخدمه بدلاً من ذلك.
- إذا تم إرسال شيء يجعلك غير مرتاح ، مثل شائعة تم إعادة توجيهها ، فاحذفها. لا يجب أن تكون جزءًا من هذا.
تحذيرات
- تجنب التنمر الإلكتروني. إنه غير قانوني ، ويمكن أن يؤثر بشكل كبير على الآخرين ، وخاصة المراهقين (قد يتسبب في الانتحار ، على سبيل المثال).
- لا تستخدم كل قبعات. هذه ممارسة غير ضرورية ويمكن أن تزعج المستلم ، مما يكسبك في المقابل رسالة شعلة. تعتبر جميع العواصم بمثابة "الصياح".
- الامتناع عن إعادة توجيه البريد المتسلسل. سيكون هناك عدد قليل جدًا من الأشخاص الذين يستمتعون بتلقي رسائل مستمرة غير ضرورية. تشتهر هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني بأنها تلوث الفيروسات الخطيرة والضارة التي يمكن نقلها من وإلى أجهزة الكمبيوتر. تهدف إلى إعادة توجيه الرسائل التي تلقيتها مباشرة من المرسل إليهم على دراية فقط.
- لا تستخدم توقيع عملك في رسائل البريد الإلكتروني الشخصية - فهذا سيجعلك تبدو غير ودود.
