Microsoft Access هو برنامج لإنشاء قاعدة بيانات يسمح لأي شخص بصيانة قاعدة البيانات وتحريرها بسهولة. إنه مناسب لأي شيء من المشاريع الصغيرة إلى الشركات الكبيرة ، وهو برنامج مرئي للغاية. هذا يجعله رائعًا لإجراء إدخال البيانات ، حيث لا تحتاج إلى العمل مع الجداول وجداول البيانات.
خطوات
جزء 1 من 6: إنشاء قاعدة بيانات جديدة
الخطوة 1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" وحدد "جديد"
قاعدة البيانات هي التي ستحتوي على جميع بياناتك بأشكالها المختلفة. يمكنك اختيار إنشاء قاعدة بيانات فارغة أو قاعدة بيانات ويب فارغة أو الاختيار من بين مجموعة متنوعة من القوالب.
- قاعدة البيانات الفارغة هي قاعدة بيانات قياسية في Access ، وهي جيدة للاستخدام المحلي. سيؤدي إنشاء قاعدة بيانات فارغة إلى إنشاء جدول واحد أيضًا.
- تم تصميم قواعد بيانات الويب لتكون متوافقة مع أدوات النشر على الويب في Access. سيؤدي إنشاء قاعدة بيانات فارغة إلى إنشاء جدول واحد أيضًا.
- القوالب عبارة عن قواعد بيانات مسبقة الإنشاء مصممة لمجموعة واسعة من الاستخدامات. اختر نموذجًا إذا كنت لا تريد قضاء الكثير من الوقت في تجميع بنية قاعدة البيانات معًا.
الخطوة 2. قم بتسمية قاعدة البيانات الخاصة بك
بمجرد تحديد نوع قاعدة البيانات ، امنحها اسمًا يعكس الغرض منها. سيكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كنت ستعمل مع عدة قواعد بيانات مختلفة. اكتب اسم ملف قاعدة البيانات في المربع "اسم الملف". اختر "إنشاء" لإنشاء ملف قاعدة البيانات الجديد.
الجزء 2 من 6: إضافة البيانات إلى قاعدة البيانات
الخطوة الأولى. حدد الهيكل الأفضل لبياناتك
إذا كنت تقوم بإنشاء قاعدة بيانات فارغة ، فسترغب في التفكير في أفضل طريقة لتنظيم بياناتك وإضافة البنية المناسبة. هناك عدة طرق يمكنك من خلالها تنسيق بياناتك والتفاعل معها في Access:
- الجداول - هذه هي الطريقة الرئيسية لتخزين البيانات في قاعدة البيانات الخاصة بك. يمكن مقارنة الجداول بجداول البيانات في Excel: يتم تنظيم البيانات في صفوف وأعمدة. لهذا السبب ، يعد استيراد البيانات من Excel وبرامج جداول البيانات الأخرى عملية مباشرة نسبيًا.
- النماذج - النماذج هي طريقة إضافة البيانات إلى قاعدة البيانات الخاصة بك. بينما يمكنك إدخال البيانات في قاعدة البيانات مباشرة في الجداول ، فإن استخدام النماذج يسمح بإدخال البيانات بشكل أسرع وأكثر وضوحًا.
- التقارير - تلخص وتعرض البيانات في قاعدة البيانات الخاصة بك. التقارير مخصصة لتحليل البيانات وإعادة الإجابات على أسئلة محددة ، مثل مقدار الربح الذي تم تحقيقه أو مكان تواجد العملاء. هذه عادة ما تكون مصممة للطباعة.
- الاستعلامات - هذه هي الطريقة التي تسترد بها بياناتك وتصفيتها. يمكنك استخدام الاستعلامات لعرض إدخالات محددة من جداول متعددة. يمكنك أيضًا استخدام الاستعلامات لإنشاء البيانات وتحديثها.
الخطوة الثانية. قم بإنشاء جدولك الأول
إذا كنت تبدأ قاعدة بيانات فارغة ، فستبدأ تلقائيًا بجدول فارغ. يمكنك البدء في إدخال بياناتك في هذا الجدول ، إما يدويًا أو عن طريق النسخ واللصق من مصدر آخر.
- يجب إعطاء كل جزء من البيانات عمودًا خاصًا به (حقل) ، بينما يجب أن يكون كل سجل صفًا منفصلاً. على سبيل المثال ، سيكون كل صف عميلًا بينما سيكون كل حقل جزءًا مختلفًا من المعلومات حول هذا العميل (الاسم الأول ، والاسم الأخير ، وعنوان البريد الإلكتروني ، ورقم الهاتف ، وما إلى ذلك).
- يمكنك إعادة تسمية تسميات الأعمدة لتسهيل معرفة ما هو الحقل. انقر نقرًا مزدوجًا فوق عنوان العمود لتغيير الاسم.
الخطوة 3. استيراد البيانات من مصدر آخر
إذا كنت تريد الاستيراد من ملف أو موقع مدعوم ، فيمكنك تعيين Access للحصول على المعلومات وإضافتها إلى قاعدة البيانات الخاصة بك. هذا مفيد لانتزاع البيانات من خادم الويب أو بعض الموارد المشتركة الأخرى.
- انقر فوق علامة التبويب البيانات الخارجية.
- حدد نوع الملف الذي تقوم باستيراده. في قسم "الاستيراد والارتباط" ، سترى بعض الخيارات لأنواع البيانات. يمكنك النقر فوق الزر "المزيد" لرؤية المزيد من الخيارات. يرمز ODBC إلى اتصال قواعد البيانات المفتوح ، ويتضمن قواعد بيانات مثل SQL.
- انتقل إلى موقع البيانات. إذا كان على خادم ، فستحتاج إلى توفير عنوان الخادم.
- في النافذة التالية ، اختر "حدد كيف وأين تريد تخزين البيانات في قاعدة البيانات الحالية." اختر "موافق". اتبع الخطوات لاستيراد البيانات الخاصة بك.
الخطوة 4. أضف جدولاً آخر
ستحتاج إلى الاحتفاظ بسجلاتك المختلفة في قواعد بيانات مختلفة. سيساعد هذا في الحفاظ على تشغيل قواعد البيانات الخاصة بك بسلاسة. على سبيل المثال ، قد يكون لديك جدول بمعلومات العميل وجدول آخر لمعلومات الطلب. ستتمكن بعد ذلك من ربط معلومات العميل بجدول معلومات الطلب.
في قسم "إنشاء" من علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، انقر على زر الجدول. سيظهر جدول جديد في قاعدة البيانات الخاصة بك. يمكنك إدخال المعلومات بنفس الطريقة التي أدخلتها في الجدول الأول
جزء 3 من 6: تعيين علاقات الجدول
الخطوة الأولى. فهم كيفية عمل المفاتيح
سيحتوي كل جدول على مفتاح أساسي واحد فريد لكل إدخال. بشكل افتراضي ، ينشئ Access عمود معرّف يزيد العدد لكل إدخال. تم تعيين هذا كمفتاح أساسي. يمكن أن تحتوي الجداول أيضًا على مفاتيح خارجية. هذه هي الحقول المرتبطة بجدول آخر في قاعدة البيانات. ستحتوي الحقول المرتبطة على نفس البيانات.
- على سبيل المثال ، في جدول الطلبات ، قد يكون لديك حقل "معرّف العميل" لتتبع العميل الذي طلب أي منتج. يمكنك إنشاء علاقة لهذا الحقل باستخدام حقل "المعرف" في جدول "العميل".
- يساعد استخدام العلاقات في الحفاظ على بياناتك متسقة وفعالة وقابلة للقراءة.
الخطوة الثانية. انقر فوق علامة التبويب أدوات قاعدة البيانات
انقر على زر العلاقات في قسم العلاقات. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة جديدة مع نظرة عامة على جميع الجداول في قاعدة البيانات. سيتم سرد كل حقل تحت اسم الجدول الخاص به.
ستحتاج إلى إنشاء حقل المفتاح الخارجي قبل إنشاء العلاقة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد استخدام معرّف العميل في جدول الطلبات ، فأنشئ حقلاً في جدول الطلبات يسمى العميل واتركه فارغًا. تأكد من أنه نفس تنسيق الحقل الذي تربطه (الأرقام في هذه الحالة)
الخطوة 3. اسحب الحقل الذي تريد استخدامه كمفتاح خارجي
قم بإفلاته في الحقل الذي قمت بإنشائه للمفتاح الخارجي. انقر فوق "إنشاء" في النافذة التي تظهر لتعيين علاقة الحقول. سيظهر خط بين الجدولين يربط بين الحقول.
حدد مربع "فرض النزاهة المرجعية" عند إنشاء العلاقة. هذا يعني أنه إذا تم تغيير البيانات في أحد الحقول ، فسيتم تحديث الحقل الآخر تلقائيًا. سيساعد هذا في الحفاظ على دقة بياناتك
جزء 4 من 6: إجراء استعلامات
الخطوة الأولى: فهم دور الاستعلامات
الاستعلامات هي إجراءات تتيح لك عرض البيانات وإضافتها وتحريرها في قاعدة البيانات بسرعة. هناك مجموعة متنوعة من أنواع الاستعلام ، تتراوح من عمليات البحث البسيطة إلى إنشاء جداول جديدة بناءً على البيانات الموجودة. الاستعلامات هي أدوات أساسية لبناء التقارير.
يتم تقسيم الاستعلامات إلى نوعين رئيسيين: التحديد والإجراء. استعلامات التحديد تسحب البيانات من الجداول ويمكنها إجراء الحسابات. يمكن للاستعلامات الإجرائية إضافة البيانات وتحريرها وحذفها من الجداول
الخطوة 2. استخدم معالج الاستعلام لإنشاء استعلام تحديد أساسي
إذا كنت تريد إنشاء استعلام تحديد أساسي ، فاستخدم معالج الاستعلام لتوجيهك خلال الخطوات. يمكنك الوصول إلى معالج الاستعلام من علامة التبويب إنشاء. سيسمح لك ذلك بعرض حقول محددة من الجدول.
إنشاء استعلام تحديد بالمعايير
الخطوة الأولى. افتح أداة تصميم الاستعلام
يمكنك استخدام المعايير لتضييق نطاق استعلام التحديد وعرض المعلومات التي تحتاجها فقط. للبدء ، انقر فوق علامة التبويب إنشاء وحدد Query Deign.
الخطوة 2. اختر الجدول الخاص بك
سيتم فتح مربع إظهار الجدول. انقر نقرًا مزدوجًا فوق الجدول الذي تريد تشغيل الاستعلام عليه ، ثم انقر فوق إغلاق.
الخطوة 3. أضف الحقول المراد استرجاعها
انقر نقرًا مزدوجًا فوق كل حقل في الجدول تريد إضافته إلى الاستعلام. ستتم إضافة الحقول إلى شبكة التصميم.
الخطوة 4. أضف المعايير الخاصة بك
يمكنك استخدام عدة أنواع مختلفة من المعايير ، مثل النص أو الوظائف. على سبيل المثال ، إذا أردت عرض أسعار أعلى من 50 دولارًا فقط من حقل "الأسعار" ، فعليك إدخال
=50
في المعايير. إذا كنت تريد إظهار العملاء من المملكة المتحدة فقط ، فاكتب
المملكة المتحدة
في مجال المعايير.
يمكنك استخدام معايير متعددة لكل استعلام
الخطوة 5. انقر فوق تشغيل لرؤية نتائجك
يقع الزر "تشغيل" في علامة التبويب "تصميم". سيتم عرض نتائج الاستعلام الخاص بك في النافذة. اضغط على Ctrl + S لحفظ الاستعلام.
إنشاء استعلام تحديد مع المعلمات
الخطوة 1. افتح أداة تصميم الاستعلام
سيسمح لك استعلام المعلمات بتحديد ما تريد استرداده في كل مرة يتم فيها تشغيل الاستعلام. على سبيل المثال ، إذا كانت لديك قاعدة بيانات مع عملاء من مدن مختلفة ، فيمكنك تشغيل استعلام معلمة للسؤال عن المدينة التي تريد عرض نتائج لها.
الخطوة 2. إنشاء استعلام تحديد وتحديد الجدول (الجداول)
أضف الحقول المراد استردادها في الاستعلام بالنقر المزدوج عليها في نظرة عامة على الجدول.
الخطوة 3. أضف معلمة إلى قسم المعايير
يتم الإشارة إلى المعلمات بعلامة "" حول المعلمة. سيظهر النص الموجود داخل الأقواس في الموجه الذي يظهر عند تشغيل الاستعلام. على سبيل المثال ، للمطالبة بالمدينة ، انقر فوق خلية المعايير الخاصة بحقل المدينة ، واكتب
[اي مدينة؟]
يمكنك إنهاء المعلمات بعلامة "؟" أو ":" ، ولكن ليس بـ "!" أو "."
الخطوة 4. قم بعمل استعلام متعدد المعلمات
يمكنك استخدام معلمات متعددة لإنشاء نطاق مخصص لنتائج الاستعلام. على سبيل المثال ، إذا كان الحقل هو حقل التاريخ ، فيمكنك إرجاع نطاق من التواريخ عن طريق الكتابة
بين [أدخل تاريخ البدء:] و [أدخل تاريخ الانتهاء:]
. ستتلقى مطالبتين عند تشغيل الاستعلام.
تكوين استعلام تكوين جدول
الخطوة 1. انقر فوق علامة التبويب إنشاء وحدد تصميم الاستعلام
يمكنك استخدام الاستعلامات لسحب بيانات محددة من الجداول الموجودة وإنشاء جدول جديد بهذه البيانات. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تريد مشاركة أجزاء معينة من قاعدة البيانات الخاصة بك ، أو إنشاء نماذج محددة لمجموعات فرعية من قاعدة البيانات الخاصة بك. ستحتاج إلى إنشاء استعلام تحديد منتظم أولاً.
الخطوة 2. حدد الجدول (الجداول) التي تريد سحب البيانات منها
انقر نقرًا مزدوجًا فوق الجداول التي تريد سحب البيانات منها. يمكنك الانسحاب من عدة طاولات إذا لزم الأمر.
الخطوة 3. حدد الحقول التي تريد استرداد البيانات منها
انقر نقرًا مزدوجًا فوق كل حقل تريد إضافته من نظرة عامة على الجدول. ستتم إضافته إلى شبكة الاستعلام الخاصة بك.
الخطوة 4. حدد المعايير الخاصة بك
إذا كنت تريد تحديد بيانات معينة من حقل ، فاستخدم قسم المعايير لتعيين عامل التصفية. راجع قسم "إنشاء استعلام تحديد بالمعايير" أعلاه للحصول على مزيد من التفاصيل.
الخطوة 5. اختبر استعلامك للتأكد من أنه يعرض النتائج التي تريدها
قبل إنشاء الجدول ، قم بتشغيل الاستعلام للتأكد من أنه يسحب جميع البيانات الصحيحة. اضبط المعايير والحقول الخاصة بك حتى تحصل على كل البيانات التي تريدها.
الخطوة 6. احفظ الاستعلام
اضغط على Ctrl + S لحفظ الاستعلام لاستخدامه لاحقًا. سيظهر في إطار التنقل على الجانب الأيسر من الشاشة. انقر فوق الاستعلام لتحديده مرة أخرى ثم انقر فوق علامة التبويب "تصميم".
الخطوة 7. انقر فوق الزر "تكوين جدول" في مجموعة نوع الاستعلام
ستظهر نافذة تسألك عن اسم الجدول الجديد الخاص بك. أدخل اسم الجدول وانقر فوق "موافق".
الخطوة 8. انقر فوق الزر "تشغيل"
سيتم إنشاء جدولك الجديد بالاستعلام الذي أنشأته. سيظهر الجدول في إطار التنقل على اليسار.
تكوين استعلام إلحاقي
الخطوة 1. افتح استعلامًا تم إنشاؤه مسبقًا
يمكنك استخدام استعلام إلحاقي لإضافة بيانات إلى جدول موجود بالفعل من جدول آخر. هذا مفيد إذا كنت بحاجة إلى إضافة المزيد من البيانات إلى جدول قمت بإنشائه باستخدام استعلام تكوين الجدول.
الخطوة 2. انقر فوق الزر "إلحاق" في علامة التبويب "تصميم"
سيؤدي هذا إلى فتح مربع الحوار إلحاق. حدد الجدول الذي تريد إلحاقه.
الخطوة 3. قم بتغيير معايير الاستعلام الخاص بك لمطابقة ما تريد إضافته
على سبيل المثال ، إذا قمت بإنشاء جدول بالمعايير "2010" لحقل السنة ، فقم بتغييره إلى السنة التي تريد إضافتها ، مثل "2011".
الخطوة 4. حدد المكان الذي تريد أن تلحق فيه البيانات
تأكد من تعيين الحقول الصحيحة لكل عمود تقوم بإلحاقه. على سبيل المثال ، عند استخدام التغييرات المذكورة أعلاه ، يجب إلحاق البيانات بالحقل "السنة" في صف "إلحاق بـ".
الخطوة 5. قم بتشغيل الاستعلام
انقر فوق الزر "تشغيل" في علامة التبويب Deign. سيتم تشغيل الاستعلام وستضاف البيانات إلى الجدول. يمكنك فتح الجدول للتحقق من إضافة البيانات بشكل صحيح.
جزء 5 من 6: إنشاء النماذج واستخدامها
الخطوة 1. حدد الجدول الذي تريد إنشاء نموذج له
تسمح لك النماذج بمشاهدة البيانات الخاصة بكل حقل بسهولة ، فضلاً عن التبديل السريع بين السجلات أو إنشاء سجلات جديدة. تعتبر النماذج ضرورية لفترات طويلة من إدخال البيانات ، حيث يجدها معظم الأشخاص أسهل في العمل بها من الجداول.
الخطوة 2. انقر فوق الزر "نموذج" في علامة التبويب "إنشاء"
سيؤدي هذا إلى إنشاء نموذج بناءً على الحقول الموجودة في الجدول تلقائيًا. يقوم Access بعمل جيد جدًا في إنشاء الحقول بالحجم الصحيح تلقائيًا ، ولكن يمكنك تغيير الحجم والتنقل حول أي عناصر في النموذج الذي تريده.
- إذا كنت لا تريد عرض حقل معين في النموذج ، فيمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوقه وتحديد حذف.
- إذا كانت الجداول تحتوي على علاقات ، فستظهر ورقة بيانات أسفل كل سجل ، تعرض البيانات المتصلة. يمكنك تحرير البيانات المتصلة بهذه الطريقة أسهل بكثير. على سبيل المثال ، قد يكون لكل مندوب مبيعات في قاعدة البيانات قاعدة بيانات عملاء مرفقة بسجله.
الخطوة 3. انتقل إلى النموذج الجديد الخاص بك
تنتقل أزرار الأسهم الموجودة في الجزء السفلي من سجل إلى آخر. سيتم ملء الحقول ببيانات السجل الخاصة بك أثناء التبديل بينها. يمكنك استخدام الأزرار الموجودة على الحواف للانتقال إلى السجل الأول أو الأخير.
الخطوة 4. انقر فوق زر ورقة البيانات لاستخدام الجدول
يوجد هذا في الزاوية العلوية اليسرى ، وسيسمح لك بالبدء في تغيير قيم الجدول الخاص بك باستخدام النموذج.
الخطوة 5. قم بإجراء تغييرات على السجلات الموجودة
يمكنك تحرير النص في أي حقل من كل سجل لتغيير البيانات الموجودة في الجدول. ستنعكس التغييرات تلقائيًا في الجدول ، وكذلك في أي جداول متصلة.
الخطوة 6. أضف سجلات جديدة
انقر فوق الزر "إضافة سجل" بالقرب من أزرار التنقل لإنشاء سجل جديد في نهاية القائمة. يمكنك بعد ذلك استخدام الحقول لإدخال البيانات في السجل الفارغ في الجدول. هذه طريقة أسهل بكثير لإضافة معلومات جديدة من طريقة عرض الجدول.
الخطوة 7. احفظ النموذج عند الانتهاء
تأكد من حفظ النموذج الخاص بك عن طريق الضغط على Ctrl + S حتى يمكنك الوصول إليه بسهولة مرة أخرى لاحقًا. سيظهر في إطار التنقل على الجانب الأيسر من الشاشة.
جزء 6 من 6: إنشاء تقرير
الخطوة 1. حدد الجدول أو الاستعلام
تسمح لك التقارير بعرض ملخصات بياناتك بسرعة. غالبًا ما يتم استخدامها لتقارير الدخل والشحن ، ويمكن تخصيصها لأي استخدام تقريبًا. تسحب التقارير البيانات من الجداول أو الاستعلامات التي قمت بإنشائها.
الخطوة 2. انقر فوق علامة التبويب "إنشاء"
حدد نوع التقرير الذي تريد إنشاءه. هناك عدة طرق مختلفة يمكنك اتباعها لإنشاء تقرير. يمكن لـ Access إنشاء تقريرك تلقائيًا ، أو يمكنك إنشاء تقرير مخصص.
- تقرير - سيؤدي هذا إلى إنشاء تقرير تلقائي بجميع البيانات من مصدرك. لن يتم تجميع أي شيء ، ولكن بالنسبة لقواعد البيانات الصغيرة ، ربما يكون هذا كافياً لإظهار ما تحتاجه.
- تقرير فارغ - سيؤدي هذا إلى إنشاء تقرير فارغ يمكنك ملؤه ببياناتك على النحو الذي تراه مناسبًا. ستتمكن من الاختيار من أي حقل متاح لإنشاء تقرير مخصص.
- معالج التقارير - سيرشدك معالج التقارير خلال عملية إنشاء التقرير ، مما يسمح لك باختيار بياناتك وتجميعها ، ثم تنسيقها وفقًا لذلك.
الخطوة الثالثة. قم بتعيين مصدر لتقرير فارغ
إذا كنت قد حددت إنشاء تقرير فارغ ، فستحتاج إلى تحديد مصدر له. أولاً ، انقر فوق علامة التبويب ترتيب ثم حدد صحيفة الخصائص. بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا الضغط على alt="صورة" + Enter.
انقر فوق السهم لأسفل بجوار حقل مصدر السجل. ستظهر قائمة بالجداول والاستعلامات المتوفرة لديك. حدد واحدة وسيتم تعيينها للتقرير
الخطوة 4. أضف الحقول إلى تقريرك
بمجرد أن يكون لديك مصدر ، يمكنك البدء في إضافة حقول منه إلى تقريرك. انقر فوق علامة التبويب تنسيق ، ثم انقر فوق إضافة الحقول الموجودة. ستظهر قائمة الحقول في الإطار الأيمن.
- انقر واسحب الحقول التي تريد إضافتها إلى إطار التصميم. سيظهر السجل في التقرير. عند إضافة حقول إضافية ، سيتم اصطفافها تلقائيًا مع الحقول الموجودة.
- يمكنك تغيير حجم الحقول بالنقر فوق الحواف وسحب الماوس.
- احذف الحقول من التقرير بالنقر فوق العنوان والضغط على مفتاح Delete.
الخطوة 5. أضف مجموعات إلى تقريرك
تسمح لك المجموعات بتحليل المعلومات بسرعة في التقرير ، لأنها تسمح لك بتنظيم المعلومات ذات الصلة. على سبيل المثال ، قد ترغب في تجميع المبيعات حسب المنطقة أو حسب مندوب المبيعات. المجموعات تسمح لك بالقيام بذلك.
- انقر فوق علامة التبويب "تصميم" ، وانقر فوق الزر "تجميع وفرز".
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي جزء من الحقل تريد إضافته إلى مجموعة. حدد Group On من القائمة.
- سيتم إنشاء رأس للمجموعة. يمكنك ضبط الرأس على كل ما تريد تسمية المجموعة.
الخطوة 6. احفظ وشارك تقريرك
بمجرد الانتهاء من التقرير الخاص بك ، يمكنك حفظه ثم مشاركته أو طباعته مثل أي مستند. استخدم هذا لمشاركة أداء الشركة مع المستثمرين ، ومعلومات الاتصال للموظفين ، وأكثر من ذلك بكثير.
