كتب معظم الناس رسائل بريد إلكتروني لا حصر لها وتساءلوا عن سبب انتظارهم لوقت طويل للحصول على رد. يعد إعطاء رسالة بريد إلكتروني إحساسًا بالإلحاح أمرًا بسيطًا ، لكنك تحتاج إلى اختيار كلماتك بعناية. اعتمد على الكلمات الحساسة للوقت مع دعوة القارئ إلى التصرف على الفور. طالما أنك تحافظ على إيجاز بريدك الإلكتروني وتناسقه في نبرة صوته ، يمكنك جعل أي بريد إلكتروني يبدو عاجلاً.
خطوات
جزء 1 من 3: إنشاء سطر موضوع
الخطوة الأولى. أشر إلى المستلم في سطر الموضوع
إذا كنت تخاطب الشخص الآخر مباشرة ، فإن بريدك الإلكتروني يبرز أكثر. يمكنك القيام بذلك عن طريق ذكر اسم الشخص أو باستخدام الكلمتين "أنت" و "لك". هذه الكلمات مباشرة ومحادثة وتشجع المستلم على فتح البريد الإلكتروني.
- على سبيل المثال ، ابدأ سطر الموضوع بعبارة مثل "Hey Bill!" أو "هل اتصلت بعد؟"
- إذا كنت لا تعرف اسم الشخص ، يمكنك الإشارة إلى التفاصيل الشخصية مثل موقع المستلم. على سبيل المثال ، قل "أفضل المطاعم في مدينتك".
الخطوة 2. استخدم لغة عاجلة في سطر الموضوع
من المهم نقل حالة الطوارئ في أسرع وقت ممكن. شجع القارئ على النقر فوق البريد الإلكتروني من خلال تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء أو إشارة إلى الندرة. تشير هذه التكتيكات إلى أن القارئ يحتاج إلى التصرف على الفور للاستفادة من البريد الإلكتروني.
- على سبيل المثال ، استخدم كلمات وعبارات مثل "أسرع!" أو "24 ساعة متبقية" لاستدعاء القارئ للعمل الآن.
- التلميح إلى أن شيئًا ما محدود ، مثل قول "هذا العنصر يطير من على الأرفف".
الخطوة الثالثة. قم بتلميح ما بداخل البريد الإلكتروني
تابع الكلمة العاجلة بصورة واضحة لما يجب أن يتوقعه القارئ داخل البريد الإلكتروني. استخدم الكلمات ذات المنحى العملي لاقتراح الكيفية التي يجب أن يستجيب بها القارئ. تأكد من إبقاء سطر الموضوع واضحًا وموجزًا حتى لا يكون العنوان محيرًا.
- على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "أسرع! إنها عملية بيع ".
- يمكنك أيضًا شرح البريد الإلكتروني من خلال الأرقام. على سبيل المثال ، قل "5 طرق لخفض فاتورة الكهرباء".
الخطوة 4. اسأل القارئ سؤالاً عن طريقة بديلة للمشاركة
يمكن أن يكون السؤال طريقة رائعة للتلميح إلى ما بداخل بريدك الإلكتروني. يجب أن يكون السؤال وثيق الصلة بالقارئ. يجب أن يشير إلى حدث عاجل أو موضوع يحتاج القارئ إلى معرفته ، وتشجيعه على قراءة البريد الإلكتروني على الفور.
- على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "الفرصة الأخيرة - هل طلبت تذاكرك بعد؟"
- مثال آخر هو ، "كيف يمكنك أن تكون أكثر إنتاجية اليوم؟"
جزء 2 من 3: هيكلة نص البريد الإلكتروني
الخطوة الأولى: توصل إلى حل لمشكلة ذات صلة
اشرح في النص سبب إرسال البريد الإلكتروني. أظهر للقارئ ما الذي يجعل هذا البريد الإلكتروني عاجلاً ولماذا يجب عليه الرد عليه في أسرع وقت ممكن. كن محددًا قدر الإمكان لاقتراح ما سيخرجه الشخص الآخر من قراءة بريدك الإلكتروني.
- على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "هل سئمت المشي على أحذية بالية؟ تخفيضاتنا لها أحذية تحمل علامات تجارية بأسعار منخفضة للغاية ".
- قد تكتب ، "اتصل بالعميل اليوم للدخول في الموعد النهائي."
الخطوة 2. وصف الغرض من البريد الإلكتروني في جمل موجزة
تجنب جعل رسالة بريد إلكتروني عاجلة طويلة ومربكة. حدد نفسك ببضع جمل أو فقرات قصيرة. انقل رسالتك بطريقة سهلة الفهم وصحيحة نحويًا.
- لتجنب جعل رسالتك طويلة جدًا ، حاول عمل قائمة بأهم النقاط التي تحتاج إلى توضيحها.
- تتضمن العديد من الشركات صورة في البريد الإلكتروني. يوضح إعلان المبيعات الغرض من البريد الإلكتروني بكفاءة.
الخطوة الثالثة. استخدم نبرة لطيفة وغير تصادمية
من خلال محاولتك أن تبدو عاجلاً ، قد تبدو انتهازيًا أو مخيفًا. تجنب مطالبة القارئ بالاهتمام والاستجابة ، لأن هذا يأتي بنتائج عكسية في كثير من الأحيان. بدلاً من ذلك ، قم بإقران الكلمات المتعلقة بالوقت باقتراحات الإجراءات التي يجب على القارئ اتخاذها.
- على سبيل المثال ، قل ، "هناك 5 نقاط متبقية على الطائرة. يرجى الاتصال اليوم لحجز مقعدك ".
- لتتجنب أن تبدو مخيفًا ، كن غير مباشر قليلًا. على سبيل المثال ، لنفترض أن "سرقة الهوية تزداد بنسبة 5٪ كل عام ، مما يجعل حماية معلوماتك الشخصية أكثر أهمية من أي وقت مضى".
الخطوة 4. قم بتضمين دعوة للعمل في النهاية
استخدم الجملة الأخيرة من بريدك الإلكتروني لتوجيه القارئ نحو الإجراء الذي تريده أن يقوم به. يجب أن يكون هذا محددًا ، لذا قم بتضمين أي معلومات يحتاجون إليها للرد على بريدك الإلكتروني. قد يكون هذا زرًا للضغط عليه أو رابط موقع ويب أو رقم هاتف.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن يقوم شخص ما بإجراء مكالمة ، فقل "من فضلك اتصل بي اليوم" وتابع ذلك برقم هاتفك.
- قم بتوفير رابط الموقع الدقيق. إذا كنت تريد أن يرى شخص ما منتجًا معينًا ، فقم بنشر الرابط إلى صفحة المنتج ، وليس موقع الويب العام.
- إذا كنت ترغب في توجيه شخص ما إلى موقع مادي ، فهذا يساعد في توفير الاتجاهات والخرائط والمراجع الأخرى.
جزء 3 من 3: تنقية البريد الإلكتروني
الخطوة الأولى. استخدم عنوان بريد إلكتروني يسهل التعرف عليه
يرى الكثير من الأشخاص عنوان البريد الإلكتروني أولاً ، وإذا لم يكن من الممكن التعرف عليه ، فقد يتخطون البريد الإلكتروني. تأكد من أن عنوان بريدك الإلكتروني يقترح ما يمكن أن يتوقعه الشخص الآخر في البريد الإلكتروني. قم بتخصيص عنوان بريدك الإلكتروني لجعل بريدك الإلكتروني أكثر وضوحًا.
- على سبيل المثال ، استخدم اسمك. يجب أن يبدو البريد الإلكتروني شيئًا مثل ، "John Smith ، wikiHow" أو "[email protected]".
- تجنب استخدام الأرقام والرموز العشوائية ، لأن هذا ليس احترافيًا ويجعل بريدك الإلكتروني يبدو وكأنه غير مرغوب فيه.
الخطوة 2. حدد موعدًا نهائيًا للرد على البريد الإلكتروني
لكي تبدو عاجلاً ، أعط انطباعًا بأن القارئ بحاجة إلى التصرف الآن. حتى لو لم يكن لديك موعد نهائي محدد ، فتظاهر بوجود واحد. تأكد من الرجوع إلى هذا الموعد النهائي في كثير من الأحيان قدر الإمكان في جميع أنحاء البريد الإلكتروني.
- على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "تنتهي هذه الصفقة غدًا."
- إذا لم يكن لديك موعد نهائي محدد ، فحاول قول "الرجاء الرد بحلول الثلاثاء" أو "سأكون ممتنًا إذا قمت بالرد بحلول الساعة 5:00 مساءً".
الخطوة الثالثة. أعد قراءة البريد الإلكتروني للتأكد من أنه يحتوي على غرض ثابت
يجب أن تتعلق جميع المعلومات الواردة في البريد الإلكتروني بهدفك من إرسالها. هذا الغرض هو ما يجب التأكيد عليه في سطر الموضوع وفي النص بأكمله. يجب أن تؤدي كل التفاصيل إلى هذا الغرض ، وإخبار القارئ بما يحتاج إلى معرفته للعمل بناءً عليه. قم بتحرير أي تفاصيل لا تتناسب ، لأنها تنتقص من النغمة العاجلة.
- إذا كنت تبيع منتجًا ، فيمكنك تضمين ميزات المنتج وأكبر الفوائد. قد تكون القصص الطويلة أو التفاصيل الصغيرة مشتتة للانتباه.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تتواصل مع أحد العملاء ، فقد ترغب في إخباره ، "وفر 20٪ عند التسوق في موقع الويب الجديد الخاص بي".
- فكر فيما يحتاج الشخص إلى معرفته. إذا كنت قد اتصلت بالفعل بشخص ما ، فلا داعي لتكرار ما قلته من قبل.
الخطوة 4. تجنب الكتابة بأحرف كبيرة أو اختصار
تجعل تقنيات الكتابة الجيدة والحس النحوي من السهل فهم بريدك الإلكتروني. تجنب استخدام الكثير من علامات التعجب أو الأحرف الكبيرة غير الضرورية. استخدم لغة مناسبة وكن محترمًا.
- تجنب الكلمات المختصرة مثل "u" و "ur" و "plz" و emojis.
- يمكن أن تؤدي الكثير من علامات التعجب أو الأحرف الكبيرة أو الأرقام أيضًا إلى تشغيل عامل تصفية البريد العشوائي ، مما يعني أنه قد لا يتم رؤية بريدك الإلكتروني على الإطلاق.
نصائح
- حافظ على اتساق بريدك الإلكتروني وقابليته للتنفيذ من سطر الموضوع إلى الجملة الأخيرة.
- تأكد من أن البريد الإلكتروني يركز على ما تريد التعبير عنه. احذف أي شيء يتعارض مع رسالتك.
- قم دائمًا بإعادة قراءة بريدك الإلكتروني وتعديله قبل إرساله. ستجد غالبًا أماكن تحتاج إلى أن تكون أكثر إيجازًا وإلحاحًا.
