يعلمك هذا المقال كيفية إنشاء قاعدة بيانات باستخدام بيانات من جدول بيانات Microsoft Excel عن طريق استيراد البيانات مباشرة إلى Access ، وهو برنامج إدارة قواعد بيانات Microsoft ، أو عن طريق تصدير بيانات Excel إلى تنسيق يعمل مع معظم برامج قواعد البيانات. يعد Microsoft Access جزءًا من حزمة برامج Microsoft Office وهو متاح فقط لنظام التشغيل Windows.
خطوات
الطريقة الأولى من 2: استخدام Microsoft Access
الخطوة 1. افتح Microsoft Access
إنه التطبيق الأحمر بامتداد أ. يؤدي القيام بذلك إلى فتح صفحة قالب الوصول.
تم تصميم Access للاستخدام مع Excel ويأتي مرفقًا مع Excel في Microsoft Office Professional ومتاح فقط لنظام التشغيل Windows
الخطوة 2. انقر فوق قاعدة بيانات فارغة
يوجد هذا الخيار في الجانب الأيسر العلوي من النافذة.
إذا كنت تريد استخدام قالب مختلف لقاعدة بيانات Access الخاصة بك ، فحدد القالب الذي تريده بدلاً من ذلك
الخطوة 3. انقر فوق "إنشاء" عندما يُطلب منك ذلك
يوجد هذا الخيار أسفل الجهة اليمنى من النافذة المنبثقة. سيتم فتح قاعدة بيانات Access الخاصة بك.
الخطوة 4. انقر فوق علامة التبويب "البيانات الخارجية"
يوجد هذا الخيار في شريط القائمة أعلى نافذة Access.
الخطوة 5. انقر فوق الواردات المحفوظة
ستجد هذا في أقصى الجانب الأيسر من ملف بيانات خارجية شريط الأدوات. سوف تظهر القائمة المنسدلة.
الخطوة 6. حدد ملف
ستجده في القائمة المنسدلة. يؤدي تحديد هذا الخيار إلى ظهور قائمة منبثقة.
الخطوة 7. انقر فوق Excel
هذا الخيار موجود في القائمة المنبثقة. يؤدي النقر فوقه إلى فتح نافذة الاستيراد.
الخطوة 8. انقر تصفح
يوجد هذا الزر في الجزء العلوي الأيمن من النافذة.
الخطوة 9. حدد جدول بيانات Excel
انتقل إلى المجلد الذي يوجد به جدول بيانات Excel ، ثم انقر على جدول بيانات Excel الذي تريد فتحه.
الخطوة 10. انقر فوق فتح
يوجد هذا الزر أسفل الجهة اليمنى من النافذة.
الخطوة 11. حدد كيفية النقل إلى البيانات
انقر فوق زر الاختيار الموجود على يسار أي مما يلي:
- استيراد البيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية - اختر هذا الخيار إذا قمت بإنشاء قاعدة بيانات جديدة بدون جداول أو إذا كنت تريد إضافة جدول جديد إلى قاعدة بيانات موجودة. من خلال إنشاء جدول جديد ، يمكنك تحرير المعلومات في Access.
- إلحاق نسخة من السجلات بالجدول - اختر هذا الخيار إذا كنت تستخدم قاعدة بيانات موجودة وتريد إضافة البيانات إلى أحد الجداول في قاعدة البيانات. بإلحاق جدول موجود ، يمكنك تحرير المعلومات في Access.
- اربط بمصدر البيانات عن طريق إنشاء جدول مرتبط - اختر هذا الخيار لإنشاء ارتباط تشعبي في قاعدة البيانات ، والذي سيفتح قاعدة بيانات Excel في Excel. بهذه الطريقة ، لا يمكنك تحرير المعلومات في Access.
الخطوة 12. انقر فوق "موافق"
ستجد هذا في أسفل النافذة.
الخطوة 13. حدد ورقة
في الجزء العلوي من النافذة ، انقر فوق اسم الورقة التي تريد استيرادها من مستند Excel المحدد.
- بشكل افتراضي ، يُنشئ Excel مصنفات بثلاثة جداول بيانات تسمى "الورقة 1" و "الورقة 2" و "الورقة 3." يمكنك فقط نقل ورقة واحدة في كل مرة ؛ إذا كانت لديك معلومات عن الأوراق الثلاثة جميعها ، فيجب عليك إكمال النقل بورقة واحدة ثم العودة إلى علامة التبويب "البيانات الخارجية" وتكرار جميع الخطوات لكل ورقة متبقية.
- يمكنك حذف أسماء هذه الأوراق وإضافتها وتحريرها في Excel ، وستظهر التغييرات التي تجريها في قاعدة بيانات Access.
الخطوة 14. انقر فوق التالي
يوجد هذا الزر أسفل الجهة اليمنى من النافذة.
الخطوة 15. قم بتمكين عناوين الأعمدة
حدد المربع "يحتوي الصف الأول على عناوين الأعمدة" إذا كانت ورقة Excel تحتوي على عناوين أعمدة خاصة بها في الصف العلوي (على سبيل المثال ، أ صف).
قم بإلغاء تحديد المربع إذا كنت تريد أن يقوم Access بإنشاء عناوين الأعمدة
الخطوة 16. انقر فوق التالي
الخطوة 17. قم بتحرير أعمدة جدول البيانات والحقول إذا لزم الأمر
إذا كنت تريد استيراد جميع الحقول من جدول البيانات دون تغيير ، فتخط هذه الخطوة:
- لتحرير حقل ، انقر فوق رأس العمود الذي تريد تغييره ، ثم قم بتحرير اسم الحقل و / أو نوع البيانات و / أو ما إذا كان قد تمت فهرسته أم لا.
- إذا كنت لا تريد استيراد حقل ، فحدد مربع "عدم استيراد حقل (تخطي)".
الخطوة 18. انقر فوق التالي
الخطوة 19. تعيين المفتاح الأساسي لقاعدة البيانات
للحصول على أفضل النتائج ، اترك الإعداد الافتراضي هنا كما هو للسماح لـ Access بتعيين المفتاح.
يمكنك أيضًا تعيين مفتاحك الخاص عن طريق تحديد "اختيار مفتاحي الأساسي" وإدخاله في الحقل المجاور لهذا الخيار ، أو يمكنك تحديد "بدون مفتاح أساسي" (غير مستحسن)
الخطوة 20. انقر فوق التالي
الخطوة 21. أضف اسمًا
اكتب اسمًا للورقة في الحقل "استيراد إلى الجدول".
تخطى هذه الخطوة لترك قاعدة البيانات معيّنة على اسمها الافتراضي
الخطوة 22. انقر فوق "إنهاء"
يوجد هذا الخيار في الجانب الأيمن السفلي من النافذة.
الخطوة 23. انقر فوق إغلاق
يوجد هذا الزر أسفل الجهة اليمنى من النافذة. سيؤدي هذا إلى إغلاق نافذة الاستيراد وإنشاء قاعدة البيانات الخاصة بك.
يمكنك أولاً تحديد مربع "حفظ خطوات الاستيراد" إذا كنت تريد التأكد من أن Access سيتذكر إعداداتك لقاعدة البيانات هذه
الطريقة 2 من 2: استخدام برنامج قاعدة بيانات الطرف الثالث
الخطوة 1. افتح مستند Excel الخاص بك
انقر نقرًا مزدوجًا فوق مستند Excel الذي تريد تحويله إلى قاعدة بيانات.
إذا لم تكن قد أنشأت المستند بعد ، فافتح Excel ، وانقر فوق مصنف فارغ ، وقم بإنشاء المستند الخاص بك قبل المتابعة.
الخطوة 2. انقر فوق ملف
يوجد هذا الخيار في شريط القائمة الموجود أعلى نافذة Excel (في نظام التشغيل Windows) أو في الجزء العلوي من الشاشة (في نظام التشغيل Mac).
الخطوة 3. انقر فوق حفظ باسم
ستجد هذا الخيار في ملف ملف قائمة.
الخطوة 4. انقر نقرًا مزدوجًا فوق هذا الكمبيوتر الشخصي
يوجد في منتصف الصفحة.
تخطي هذه الخطوة على جهاز Mac
الخطوة 5. حدد تنسيق الملف
انقر فوق المربع المنسدل "حفظ كنوع" (Windows) أو "تنسيق الملف" (Mac) ، ثم حدد أحد الخيارات التالية:
- إذا كنت تستخدم تطبيق قاعدة بيانات قائم على الكمبيوتر ، فانقر فوق أ . CSV (قيم مفصولة بفواصل).
-
إذا كنت تستخدم تطبيق قاعدة بيانات مستند إلى الويب ، فانقر فوق . XML صيغة.
إذا كان مستند Excel الخاص بك لا يحتوي على أي بيانات XML فيه ، فلن تتمكن من اختيار XML
الخطوة 6. انقر فوق حفظ
يوجد في أسفل النافذة. سيؤدي هذا إلى حفظ المستند الخاص بك باستخدام التفضيلات المحددة.
الخطوة 7. قم بإنشاء قاعدة بيانات جديدة في تطبيق قاعدة البيانات الخاص بك
ستختلف هذه العملية اعتمادًا على التطبيق الذي تستخدمه ، ولكن عادةً ما تفتح التطبيق ، انقر فوق جديد (أو ملف > جديد) ، واتبع أي تعليمات تظهر على الشاشة.
الخطوة 8. حدد موقع زر استيراد…
غالبًا ما يتم العثور عليه عن طريق النقر فوق ملف الخيار ، ولكن تطبيق قاعدة البيانات الخاص بك قد يختلف.
الخطوة 9. حدد ملف Excel الخاص بك
حدد موقع الملف الذي قمت بتصديره من Excel وانقر فوقه نقرًا مزدوجًا.
الخطوة 10. اتبع مطالبات تطبيق قاعدة البيانات لاستيراد البيانات
الخطوة 11. احفظ قاعدة البيانات
يمكنك عادةً فتح قائمة "حفظ" بالضغط على Ctrl + S (نظام التشغيل Windows) أو ⌘ Command + S (نظام التشغيل Mac).
نصائح
- هناك العديد من مواقع قواعد البيانات المجانية على الإنترنت التي يمكنك استخدامها لإنشاء قاعدة بيانات ، على الرغم من أنه سيتعين عليك التسجيل للحصول على حساب مع معظم هذه الخدمات.
- إذا لم يكن لديك برنامج قاعدة بيانات يعمل بكامل طاقته ، فقد تحتاج أيضًا إلى برنامج منفصل لفتح ملفات قاعدة البيانات على الكمبيوتر الشخصي أو جهاز Mac.
