يمكن لقاعدة بيانات العملاء التخلص من قدر كبير من الأعمال الورقية للأعمال التجارية ، مما يوفر مستودعًا واحدًا لمعلومات العميل القيمة التي يمكن استخدامها من قبل فرق المبيعات وموظفي دعم العملاء وحتى فريق المحاسبة. في حين أنه من الممكن شراء منتجات البرامج التي توفر تنسيقات أساسية لهذا النوع من قواعد البيانات ، يمكن إنشاء قواعد بيانات مخصصة عن طريق الحفاظ على بعض الأساسيات حول الشكل والوظيفة في الاعتبار.
خطوات
الخطوة 1. شراء برنامج إنشاء قاعدة البيانات
اختر منتجًا متوافقًا مع معالجة الكلمات وأدوات البرامج الأخرى المستخدمة في الأعمال. سيؤدي ذلك إلى تسهيل استيراد البيانات أو تصديرها من مصادر أخرى ، مما يجعل من الممكن تجنب إدخال كمية كبيرة من البيانات في قاعدة البيانات المنشأة حديثًا.
الخطوة 2. تحديد نوع المعلومات التي سيتم وضعها في قاعدة بيانات العملاء
ستتضمن معظم التصميمات معلومات مثل اسم الشركة والعنوان البريدي والعنوان الفعلي واسم جهة الاتصال وأرقام الهاتف والفاكس وعناوين البريد الإلكتروني. غالبًا ما يتم تضمين بيانات إضافية مثل المعلومات المتعلقة بشروط العقد ، والتسعير ، والملاحظات حول المهام المعلقة المرتبطة بكل عميل في البيانات التي يتم التقاطها والحفاظ عليها في هذا النوع من الموارد الإلكترونية.
الخطوة 3. النظر في الاستخدامات الممكنة لقاعدة البيانات
إلى جانب توفير مورد مركزي لاسترداد البيانات المهمة ، فكر في أنواع التقارير التي يمكن إنشاؤها باستخدام البيانات ، أو إذا كانت قاعدة البيانات مخصصة للاستخدام كمورد في إنشاء ملصقات بريدية أو قوائم بريد إلكتروني أو حتى قوائم لاستخدامها في بث الفاكس. سيساعد وضع ذلك في الاعتبار في تحديد كيفية تسمية كل حقل من الحقول التي ستضم البيانات ، وتسهيل عملية إنشاء تنسيقات التقارير التي يتم سحبها من تلك الحقول.
الخطوة 4. تنظيم حقول البيانات
أنشئ نموذجًا بسيطًا يتبع تسلسلًا منطقيًا عندما يتعلق الأمر بإدخال الأسماء والعناوين ومعلومات الاتصال الأخرى. يؤدي القيام بذلك إلى تسهيل الانتقال من حقل واحد إلى الحقل التالي بأقل قدر من المقاطعة وإكمال إدخال سجل عميل جديد خلال فترة زمنية معقولة.
الخطوة 5. تعيين التراخيص في كل حقل
يتضمن ذلك تحديد الحقول التي سيتم تضمينها في تنسيقات التقارير وكذلك التي يمكن أن تكون بمثابة أساس لفرز أو البحث في إدخالات قاعدة البيانات. سيؤدي تعيين الصلاحيات الصحيحة لكل حقل إلى تسريع عملية استرجاع البيانات الصحيحة متى وبحسب الحاجة.
الخطوة السادسة. قم بإعداد تنسيقات التقرير
غالبًا ما تكون بعض التنسيقات الأساسية التي يمكن استخدامها بشكل متكرر كافية ، على الرغم من أنه يمكن منح المستخدمين الرئيسيين القدرة على إنشاء تقارير مخصصة تتضمن الحقول ذات الصلة بالمنصب الوظيفي للمستخدم ومستوى الوصول إلى بيانات العميل.
الخطوة 7. إنشاء بيانات اعتماد تسجيل الدخول وحقوق الوصول
تتضمن قاعدة بيانات العملاء القابلة للتطبيق القدرة على إنشاء بيانات اعتماد تسجيل الدخول التي تسمح فقط للموظفين المصرح لهم بالوصول إلى المعلومات. وللمضي قدمًا ، فإن تعيين مستويات مختلفة من الحقوق يتأكد من أن كل مستخدم قادر على عرض وتغيير وإدخال البيانات ذات الصلة بمسؤوليات وظيفته ، لكنه غير قادر على عرض المعلومات الأخرى المفيدة للموظفين الآخرين.
الخطوة الثامنة. قم بمراجعة واختبار قاعدة بيانات العملاء قبل إصدارها
حاول استخدام الإصدار التجريبي مع مجموعة صغيرة من الموظفين للتأكد من أن كل وظيفة تعمل على النحو المتصور. استخدم نتائج مجموعة الاختبار هذه للتخلص من أي مشكلات تتعلق بالأداء والتنسيق وسهولة الاستخدام. بمجرد معالجة جميع المشكلات وحلها ، يمكن طرح الإصدار النهائي على الشركة بأكملها.
نصائح
- حاول تصميم قاعدة البيانات بحيث يكون هناك مجال لإضافة المزيد من الحقول أو الميزات مع تغير احتياجات الشركة. سيسمح هذا بالاستمرار في استخدام المنتج لعدد من السنوات دون الحاجة إلى استبداله بمنتج أكثر قوة.
- ليس من غير المعتاد أن تستغرق قاعدة بيانات العملاء الجديدة فترة زمنية ممتدة لتطويرها. حتى عند استخدام برنامج يسمح بتنفيذ عدد من المهام بسهولة ، قد يستغرق الأمر أسابيع للوصول إلى التنسيق المثالي.
