إذا كنت تعمل منذ فترة ، فمن المحتمل أنك تعرف مدى أهمية رسائل البريد الإلكتروني. نظرًا لعدم وجود طريقة للتعبير عن النبرة أو لغة الجسد عبر الإنترنت ، فمن السهل إساءة تفسير رسالة شخص ما عندما تراها على الشاشة. استمر في القراءة لتتعلم كيف يمكنك كتابة رسائل بريد إلكتروني واضحة وموجزة وفعالة في بيئة مهنية.
خطوات
الطريقة 1 من 10: اكتب رسائل البريد الإلكتروني عندما يمكنك التركيز
الخطوة الأولى. إذا كنت مشتتًا ، فقد لا يكون بريدك الإلكتروني جيدًا
عندما يكون لديك بريد إلكتروني لتكتبه ، حاول الجلوس دون مقاطعة عندما لا تفكر في مليون شيء آخر. ستكون كتابتك أكثر وضوحًا وستتمكن من التركيز على قواعد اللغة والنبرة والرسالة العامة.
- هذا مهم بشكل خاص إذا كان بريدك الإلكتروني يذهب إلى عدة أشخاص.
- اكتب رسائل البريد الإلكتروني في غرفة هادئة وأبعد هاتفك وأي عوامل تشتيت أخرى.
الطريقة 2 من 10: اضبط النغمة مع الكلمات القليلة الأولى
الخطوة 1. يمكن أن يكون لعبارتك الافتتاحية تأثير كبير
إذا كنت ترغب في أن تكون نبرة صوتك خفيفة وغير رسمية ، فافتح شيئًا مثل ، "مرحبًا جيسيكا! آمل أن تكونوا قد عطلة نهاية أسبوع جيدة." إذا كنت تريد أن تجعل الأمر أكثر احترافًا ، فقط قل شيئًا مثل ، "مرحبًا ديفيد".
حاول تجنب أي شيء خانق للغاية ، مثل "عزيزي روبرت". يبدو غير شخصي بعض الشيء
الطريقة الثالثة من 10: اجعل رسائل البريد الإلكتروني قصيرة
الخطوة الأولى: تميل الرسائل الطويلة إلى إرباك المستلم
حاول أن تكون موجزًا ومختصرًا ، إن أمكن. اجعل جملك قصيرة ، ولا تضيف الكثير من التفاصيل - إذا وجدت نفسك تكتب أكثر من فقرة أو فقرتين ، فمن المحتمل أن تقدم للأشخاص المعلومات عبر دردشة الفيديو أو شخصيًا.
- حاول الوصول إلى هذه النقطة بسرعة ، وتجنب كتابة الكثير من المجاملات.
- يميل الناس إلى قراءة رسائل البريد الإلكتروني على دفعات قصيرة. إذا قمت بإضافة الكثير من المعلومات ، فمن المحتمل أن تضيع بعضًا منها.
- اجعل رسائل البريد الإلكتروني موجزة ، ولكن حاول تجنب الجمل الصريحة أو الإجابات المكونة من كلمة واحدة. قد يبدو ذلك وقحًا بعض الشيء ، خاصة على شاشة الكمبيوتر.
الطريقة 4 من 10: حدد ما تحتاجه بوضوح
الخطوة 1. إذا كنت تطلب شيئًا ، فتأكد من أنه مفهوم
لا تتغلب على ما تحتاج إليه بوضوح وبشكل مباشر حتى لا يكون هناك سوء فهم. إذا كان هناك جدول زمني ، فتأكد من تضمينه أيضًا. تأكد من إبقاء نغمتك خفيفة. على سبيل المثال:
- "أحتاج إلى تقرير التقدم الشهري هذا في بريدي الوارد بحلول مساء الاثنين."
- "إذا تمكنت من إرسال نموذج تعليقات الفريق إليّ بحلول نهاية الأسبوع ، فسيكون ذلك رائعًا."
الطريقة الخامسة من 10: نظم أفكارك بالفقرات
الخطوة 1. سيساعد الناس على قراءة المعلومات بسهولة
عندما تنتقل إلى موضوع جديد ، افصله بفقرة جديدة بحيث يكون بريدك الإلكتروني سهل القراءة. سيساعد القارئ على فحص الرسالة بسرعة للعثور على الأجزاء الأكثر صلة بهم.
استخدم كلمات مثل "أيضًا" و "التالي" و "أخيرًا" لبدء فقراتك
الطريقة 6 من 10: أضف سطر موضوع معين
الخطوة 1. دع الناس يعرفون بالضبط موضوع البريد الإلكتروني
تأكد من أن موضوعك محدد ؛ على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة "تقرير" ، جرب شيئًا مثل "تقرير التخطيط الشهري: حزيران (يونيو) 2021". من المرجح أن يفتحه زملاؤك ويقرأونه إذا كانوا يعرفون أنه مهم وملائم لهم.
يساعد هذا أيضًا في إبقاء رسائل البريد الإلكتروني خارج مجلد البريد العشوائي
الطريقة 7 من 10: تدقيق الأخطاء المطبعية
الخطوة 1. يمكن للأخطاء أن تتجاهل رسالتك حقًا
على الرغم من أن معظم المدققين الإملائيين يلتقطون الكلمات التي بها أخطاء إملائية ، إلا أنهم لن يتمكنوا من التعرف على اختيار الكلمة الخاطئ أو الاسم الذي يحتوي على أخطاء إملائية. يجب عليك أيضًا قراءة الأخطاء النحوية أو علامات الترقيم المفقودة ، حيث يمكن أن تجعل القارئ يعتقد أنك لا تهتم. اقض دقيقتين إلى ثلاث دقائق في قراءة رسالتك الإلكترونية قبل إرسالها للتأكد من عدم وجود أي أخطاء واضحة بشكل صارخ.
في بيئة احترافية ، من المهم جدًا تهجئة اسم شخص ما بشكل صحيح. خذ دقيقة لتتأكد من أن لديك حقًا قبل إرساله لتجنب أي إحراج في المستقبل
الطريقة 8 من 10: أعد قراءة رسائل البريد الإلكتروني للحصول على نغمة
الخطوة الأولى. فكر في الكيفية التي سيقرأ بها المستلمون رسالتك
شيء مثل ، "لنتحدث لاحقًا" ، قد يبدو بريئًا بالنسبة لك ، لكن زميلك في قراءته قد يعتقد أنه في مشكلة أو أنك غاضب. قم بتغييره إلى شيء مثل ، "هل لديك وقت للدردشة لاحقًا حول التغييرات القادمة في التقرير؟" لتكون أكثر وضوحا قليلا.
- لا تستخدم كل الأحرف الكبيرة في رسائلك الإلكترونية! عادةً ما يُنظر إلى كتابة جملة في caps lock على أنها صراخ على شخص ما عبر شاشة الكمبيوتر.
- بدلاً من شيء مثل ، "أرسل تغييراتك بحلول صباح الغد." جرب شيئًا مثل ، "نظرًا لأن الموعد النهائي هو غدًا بعد الظهر ، سأحتاج إلى إجراء تغييرات بحلول صباح الغد. اسمحوا لي أن أعرف ما إذا كان هذا الجدول الزمني مناسبًا لك ".
الطريقة 9 من 10: توقف مؤقتًا قبل الرد على رسالة بريد إلكتروني تحريضية
الخطوة الأولى. إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني تجعلك تشعر بالغضب ، خذ ثانية للتنفس
بدلاً من صياغة رد قاطع ، عد إلى 10 (أو 1000) حتى تشعر بالهدوء. بعد ذلك ، أعد قراءة البريد الإلكتروني لمعرفة ما إذا كان مهينًا أم لا. هناك احتمالات ، ربما تكون قد أساءت فهم الرسالة قليلاً ، وهي في الواقع ليست بهذا السوء.
إذا كنت لا تزال تشعر بالحاجة إلى صياغة رد غاضب ، فانتظر لمدة 24 ساعة قبل إرسالها. بعد ذلك ، راجع ردك بعد يوم لمعرفة ما إذا كنت لا تزال تريد إرساله أم لا
طريقة 10 من 10: امنح الناس فائدة الشك
الخطوة الأولى: من الصعب نقل نغمة إيجابية في رسالة بريد إلكتروني
إذا قرأت شيئًا أرسله إليك أحد الزملاء وتعرضت للإهانة على الفور ، فتراجع خطوة إلى الوراء وأعد قراءة ما كتبه. حاول أن تسأل نفسك ما إذا كان هناك أي طريقة أخرى يمكن من خلالها تفسير النغمة - هل هذا البريد الإلكتروني وقح حقًا ، أم أنه مجرد فظاظة؟
على سبيل المثال ، قد يكتب شخص ما ، "أحتاج هذا التقرير الليلة". للوهلة الأولى ، يبدو هذا باردًا وغير عاطفي قليلاً. ومع ذلك ، فإنه ليس بالضرورة فظًا ، إنه واقعي ومختصر
نصائح
غالبًا ما يُنظر إلى رسائل البريد الإلكتروني على أنها غير عاجلة. إذا كنت بحاجة إلى إجابة على الفور ، فحاول التحدث إلى زميلك شخصيًا أو عبر الدردشة المرئية بدلاً من ذلك
تحذيرات
- على الرغم من أن الرموز التعبيرية والرموز تشير إلى نغمة ، فلا تستخدمها في بريد إلكتروني احترافي.
- لا ترسل رسائل بريد إلكتروني مهينة أو تحريضية ، خاصة إلى شخص لا تعرفه جيدًا.
