إذا اضطررت إلى مغادرة المكتب لبعض الوقت ، أو إذا كنت تخطط للذهاب في إجازة ، فقد ترغب في السماح للأشخاص الذين يرسلون لك بريدًا إلكترونيًا بمعرفة أنك بعيد. إذا كان لديك حساب Exchange ، فإن Outlook يأتي مزودًا بالوظيفة المضمنة. إذا لم يكن لديك حساب Exchange ، فلا يزال بإمكانك الرد تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني عن طريق إنشاء بعض القواعد. اتبع هذا الدليل لإعداد ردودك التلقائية ، سواء كان لديك حساب Exchange أم لا.
خطوات
الطريقة 1 من 4: Outlook 2010/2013
الخطوة 1. قم بتشغيل الردود التلقائية
حدد مجلد Exchange. حدد المجلد من مخزن الرسائل الخاص بك. يجب أن يكون لديك مجلد Exchange محددًا حتى تتمكن من رؤية خيار الردود التلقائية. افتح قائمة الردود التلقائية (خارج المكتب). يمكنك العثور على هذا بالنقر فوق علامة التبويب ملف ثم تحديد علامة التبويب معلومات.
الخطوة 2. تكوين الردود الخاصة بك
في قائمة الردود التلقائية ، حدد المربع المسمى إرسال الردود التلقائية. يمكنك ضبط الوقت الذي يكون فيه المساعد نشطًا عن طريق تحديد المربع وتعيين الوقت ونطاق التاريخ.
الخطوة 3. اكتب ردودك
بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من داخل خادم التبادل ، استخدم علامة التبويب "داخل مؤسستي". للردود على رسائل البريد الإلكتروني المستلمة من أي شخص آخر ، استخدم علامة التبويب خارج مؤسستي. بمجرد أن تكون راضيًا عن ردودك ، انقر فوق "موافق".
الخطوة 4. تعطيل الردود التلقائية
إذا قمت بتعيين نطاق تاريخ لردودك التلقائية ، فسينتهي المساعد تلقائيًا عند انتهاء النطاق الزمني. إذا لم تقم بتعيين نطاق ، فسيستمر حتى تفتح قائمة الردود التلقائية وتحدد "عدم إرسال ردود تلقائية".
الطريقة الثانية من 4: برنامج Outlook 2007
الخطوة 1. قم بتشغيل مساعد Office
انقر فوق علامة التبويب أدوات. في قائمة "أدوات" ، حدد "مساعد خارج المكتب". حدد المربع المسمى "إرسال ردود تلقائية خارج المكتب". يمكنك ضبط الوقت الذي يكون فيه المساعد نشطًا عن طريق تحديد المربع وتعيين الوقت ونطاق التاريخ.
الخطوة 2. اكتب ردودك
بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من داخل خادم التبادل ، استخدم علامة التبويب "داخل مؤسستي". للردود على رسائل البريد الإلكتروني المستلمة من أي شخص آخر ، استخدم علامة التبويب خارج مؤسستي. بمجرد أن تكون راضيًا عن ردودك ، انقر فوق "موافق".
الخطوة 3. تعطيل مساعد خارج المكتب
إذا قمت بتعيين نطاق تاريخ لردودك التلقائية ، فسينتهي المساعد تلقائيًا عند انتهاء النطاق الزمني. إذا لم تقم بتعيين نطاق ، فسيستمر حتى تفتح قائمة الردود التلقائية وتحدد "عدم إرسال ردود تلقائية خارج المكتب".
الطريقة الثالثة من 4: برنامج Outlook 2003
الخطوة 1. قم بتشغيل مساعد Office
في قائمة "أدوات" ، حدد "مساعد خارج المكتب". حدد المربع المسمى "أنا حاليًا خارج المكتب".
الخطوة 2. اكتب ردودك
في المربع المسمى "الرد التلقائي مرة واحدة فقط على كل مرسل بالنص التالي:" أدخل الرد الذي تريد الرد به.
الخطوة 3. أضف القواعد
يمكنك إضافة قواعد إلى مساعدك ، مثل إعادة توجيه الرسائل من مرسلين معينين إلى مستلم آخر. انقر فوق الزر Add Rule… لتهيئة قاعدة مخصصة. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قاعدة من شأنها إعادة توجيه البريد من عميل معين إلى شريكك حتى لا يتم تفويت رسائل البريد الإلكتروني المهمة أثناء غيابك.
الخطوة 4. تعطيل مساعد خارج المكتب
سيستمر مساعد خارج المكتب حتى تفتح قائمة الردود التلقائية وتحدد "عدم إرسال ردود تلقائية خارج المكتب".
الطريقة الرابعة من 4: إرسال رد تلقائي بدون حساب Exchange
الخطوة 1. قم بإنشاء القالب الخاص بك
بدون حساب Exchange ، لا تتوفر خيارات الرد التلقائي. لا يزال من الممكن إعداد استجابة تلقائية باستخدام نموذج وبعض القواعد. ابدأ بإنشاء بريد إلكتروني جديد. سيكون هذا هو نموذج الرد التلقائي الخاص بك.
- اختر موضوعًا يشرح الموقف بإيجاز. على سبيل المثال "خارج المكتب حتى". يمكنك أيضًا كتابة الكلمات "الرد التلقائي" في الموضوع لإعلام المستلم فورًا بأن الاستجابة تلقائية.
- اكتب رسالة موجزة. في نص الرسالة الإلكترونية ، اكتب رسالة عامة يمكن أن تنطبق على أي شخص يستقبلها. أخبر المستلم بكيفية الوصول إليك أو بمن يتصل بك.
الخطوة 2. احفظ القالب الخاص بك
بمجرد أن تكون راضيًا عن الرسالة ، انقر فوق حفظ باسم … في القائمة المنسدلة "حفظ كنوع" ، حدد قالب Outlook. سيؤدي هذا إلى حفظ الملف كقالب يتم تحميله في Outlook.
الخطوة 3. إنشاء القواعد
لكي تعمل الاستجابة التلقائية بشكل صحيح ، ستحتاج إلى تحديد بعض القواعد لأتمتة العملية. في Office 2003/2007 ، انقر فوق القائمة "أدوات" وحدد القواعد والتنبيهات. في Office 2010/2013 ، انقر فوق علامة التبويب ملف ، وحدد معلومات ، ثم انقر فوق القواعد والتنبيهات. سيؤدي هذا إلى فتح قائمة قواعد البريد الإلكتروني.
- انقر فوق الزر قاعدة جديدة. سيُطلب منك تحديد قالب. من قسم "البدء من قاعدة فارغة" ، حدد "التحقق من الرسائل عند وصولها". انقر فوق {التالي.
- حدد الرسائل التي سيتم الرد عليها. إذا كنت ترغب في الرد على كل رسالة تتلقاها في بريدك الوارد ، فحدد المربع "مكان اسمي في المربع" إلى ". يمكنك تضييق نطاقه من خلال تعيين رسائل بريد إلكتروني أو رسائل بريد إلكتروني محددة بكلمات محددة في الموضوع أو النص الأساسي. انقر فوق "التالي" بعد إجراء التحديدات الخاصة بك
- قم بتحميل القالب الخاص بك. حدد مربع "الرد باستخدام نموذج معين" في النافذة التالية لتحميل الرسالة التي أنشأتها سابقًا. انقر فوق الارتباط الموجود في وصف المربع لـ "نموذج معين". سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار يسأل عن مكان البحث عن القوالب. حدد "قوالب المستخدم في نظام الملفات". افتح الرسالة التي قمت بإنشائها مسبقًا.
- قم بتعيين الاستثناءات الخاصة بك. بمجرد تحميل النموذج ، يمكنك تحديد الحالات التي لا تريد فيها إرسال الرد ، مثل إلى مستلم معين ، أو لأنواع معينة من الرسائل. انقر فوق التالي بعد إجراء التحديدات الخاصة بك.
- اسم القاعدة الخاصة بك. قبل أن تتمكن من الانتهاء ، ستحتاج إلى تعيين اسم لقاعدتك. استخدم شيئًا يسهل تذكره حتى تتمكن من تعطيل القاعدة بسرعة في المستقبل. حدد مربع "تشغيل هذه القاعدة" لتنشيط القاعدة ، ثم انقر فوق "إنهاء".
الخطوة 4. قم بتعطيل القاعدة
عند عودتك إلى المكتب ، يمكنك تعطيل القاعدة بفتح قائمة القواعد والتنبيهات مرة أخرى. حدد قاعدة "خارج المكتب" التي أنشأتها من قائمة القواعد النشطة الخاصة بك ، ثم انقر فوق الزر "حذف".
فيديو - باستخدام هذه الخدمة ، قد تتم مشاركة بعض المعلومات مع YouTube
نصائح
- عادةً ما يتم تعريف المؤسسة على أنها شركتك وتتضمن الأشخاص الذين لديهم حساب Exchange Server على نظام البريد الإلكتروني الخاص بك.
- تظهر قائمة الأدوات في نافذة Outlook الرئيسية. النافذة الرئيسية هي نفس النافذة التي تظهر عند بدء تشغيل Outlook وتتضمن القوائم "ملف" و "تحرير" و "عرض" و "انتقال" و "أدوات" و "إجراءات" و "تعليمات". لا توجد قائمة أدوات في النوافذ حيث تقوم بإنشاء أو عرض عناصر مثل رسائل البريد الإلكتروني أو جهات الاتصال أو المهام.
- عند تحديد خانة الاختيار الرد التلقائي على الأشخاص خارج مؤسستي ، تظهر علامة التبويب "خارج مؤسستي" (تشغيل) بجوار اسم علامة التبويب.
- يجب أن تكون جهة الاتصال موجودة في مجلد جهات اتصال خادم Exchange. إذا كانت جهة الاتصال موجودة فقط في مجلد يعد جزءًا من ملف المجلدات الشخصية (.pst) ، فلن يتم إرسال رسالة الرد التلقائي.
