تعلمك مقالة ويكي هاو هذه كيفية استخدام Microsoft Word لإنشاء فاتورة فوترة. الفاتورة هي قائمة مفصلة بالمنتجات المباعة أو الخدمات المقدمة والتي يمكنك استخدامها لفوترة عملائك. إن أبسط طريقة للبدء هي استخدام أحد قوالب الفواتير المجانية من Microsoft ، ولكن يمكنك أيضًا إنشاء نموذج من مستند فارغ.
خطوات
الطريقة 1 من 2: تنزيل قالب مجاني
الخطوة 1. افتح Microsoft Word لنظام التشغيل Windows أو macOS
ستجده في قائمة ابدأ أسفل مايكروسوفت أوفيس على جهاز كمبيوتر ، وفي التطبيقات مجلد على جهاز Mac.
- استخدم هذه الطريقة لإنشاء فاتورة بسرعة وسهولة من قالب معد مسبقًا. توفر لك القوالب مشكلة الاضطرار إلى معرفة ما يجب تضمينه ، ولكن يمكن تخصيصها لتناسب احتياجاتك.
- يمكنك أيضًا تنزيل قوالب Word مجانًا من موقع قوالب Microsoft Office. من الأفضل عدم تنزيل القوالب من مواقع الويب الأخرى ، حيث قد يحتوي بعضها على فيروسات.
الخطوة 2. حدد موقع شريط بحث القالب وحدد جديد
يجب أن يعرض فتح Word الشاشة "الجديدة" تلقائيًا - تظهر هذه الشاشة "جديد" في الجزء العلوي وتعرض شريط بحث مع النص "البحث عن القوالب عبر الإنترنت" بالداخل. إذا كنت لا ترى شريط البحث هذا ، فانقر فوق ملف القائمة أعلى اليسار ، ثم حدد جديد لإحضاره.
الخطوة 3. اكتب الفاتورة في شريط البحث واضغط على زر الإدخال Enter
ستظهر قائمة بالنتائج المطابقة.
الخطوة 4. انقر فوق فاتورة لرؤية معاينة
ستظهر نسخة أكبر من الفاتورة مع وصف موجز.
- إذا قررت عدم استخدام النموذج ، فانقر فوق X في الجزء العلوي من النافذة للعودة إلى القائمة.
- بعض الخيارات اللطيفة والبسيطة هي فاتورة (خالدة) وتلك التي تم تسميتها للتو فاتورة.
الخطوة 5. انقر فوق "إنشاء" لاستخدام النموذج
إنه في نافذة معاينة النموذج. يؤدي هذا إلى تنزيل القالب وفتحه تلقائيًا.
الخطوة 6. استبدل المعلومات المعبأة مسبقًا بالمعلومات الخاصة بك
يحتوي كل حقل عادةً على بعض النصوص التي تهدف إلى إرشادك خلال ملء الفاتورة. يمكنك فقط النقر بالماوس قبل قليل من المعلومات ، ثم الضغط على ← Backspace أو Delete للتخلص مما يوجد هناك ، واكتب معلوماتك الخاصة.
بالإضافة إلى ملء الفراغات ، يمكنك أيضًا إضافة المزيد من التفاصيل إلى الفاتورة ، مثل الشعار أو الحقل الإضافي أو الخطوط والألوان الخاصة
الخطوة 7. احفظ الفاتورة المكتملة
للقيام بذلك ، انقر فوق ملف القائمة ، حدد حفظ باسم ، ثم احفظ الملف في الموقع المطلوب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بمجرد إنشاء الفاتورة ، يمكنك طباعتها أو إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى عميلك (عملائك).
الطريقة 2 من 2: إنشاء فاتورة من الصفر
الخطوة 1. افتح Microsoft Word لنظام التشغيل Windows أو macOS
ستجده في قائمة ابدأ أسفل مايكروسوفت أوفيس على جهاز كمبيوتر ، وفي التطبيقات مجلد على جهاز Mac.
- استخدم هذه الطريقة إذا كنت تريد تصميم فاتورة من البداية. هذه الطريقة هي الأفضل لأولئك الذين يتقنون استخدام ميزات Word ، بما في ذلك إنشاء رؤوس وجداول.
- قبل إنشاء القالب الخاص بك ، تحقق من بعض أمثلة الفواتير عبر الإنترنت قبل أن تبدأ. إذا كانت فاتورتك خاصة بعملك ، فحاول البحث عن نوع عملك والكلمات "نموذج فاتورة" للحصول على أمثلة محددة (على سبيل المثال ، نموذج فاتورة طبيب ، عينة فاتورة كاتب مستقل).
الخطوة 2. انقر فوق مستند فارغ على شاشة "جديد"
إذا كنت لا ترى شاشة "جديد" ، فانقر فوق ملف القائمة وحدد جديد حاليا.
الخطوة 3. قم بإنشاء عنوان فاتورة
يجب أن يظهر العنوان الذي يتضمن اسم عملك ومعلومات الاتصال وكلمة "الفاتورة" في مكان ما بالقرب من أعلى المستند. يمكنك تصميم هذه المعلومات وتبسيطها بالطريقة التي تريدها ، ولكن حاول إبقائها بسيطة ومتسقة مع مواد عملك الأخرى.
الخطوة 4. اعرض تاريخ (تواريخ) الفاتورة
يجب أن يكون تاريخ الإصدار والاستحقاق (إن أمكن) ظاهرًا بالقرب من أعلى المستند ، ويفضل أن يكون قريبًا جدًا من كلمة "الفاتورة".
لإدراج تاريخ اليوم بسرعة ، انقر فوق إدراج علامة التبويب في الجزء العلوي من Word ، انقر فوق التاريخ والوقت ، ثم اختر تنسيق التاريخ. تأكد من إزالة علامة الاختيار من مربع "التحديث تلقائيًا" حتى لا يتغير التاريخ في كل مرة يفتح فيها شخص ما الملف.
الخطوة 5. رقم الفاتورة
يجب أن تحتوي كل فاتورة على رقم فريد (بالتسلسل) لسجلاتك. يمكن أن يكون التسلسل عالميًا (لجميع العملاء) أو لكل عميل. يمكنك إضافة هذا إلى العنوان إذا كنت ترغب في ذلك ، ولكن يمكنك حقًا وضعه في أي مكان.
إذا كان لكل عميل تسلسل ترقيم الفواتير الخاص به ، فقد ترغب في تضمين اسم العميل كجزء من الرقم (على سبيل المثال ، wikiHow1 ، wikiHow2 إذا كان العميل هو wikiHow)
الخطوة 6. أضف عنوان العميل أو معلومات الاتصال الخاصة به
استهل هذا بكلمة "إلى" (أو ما شابه) مما يوضح من هو المتهم.
قد ترغب في توجيه الفاتورة مباشرة إلى شخص معين في الشركة ، أو إلى قسم الحسابات الدائنة
الخطوة 7. قم بإنشاء قائمة مفصلة بالمنتجات المباعة أو الخدمات المقدمة
أفضل طريقة للقيام بذلك هي عن طريق إنشاء جدول به عدة صفوف وأعمدة مسماة. اطلع على كيفية إنشاء جدول بسيط في Microsoft Word لبدء استخدام الجداول.
قم بإنشاء أعمدة للكمية ، واسم الصنف / الخدمة أو الوصف ، وسعر الوحدة / سعرها ، والسعر الإجمالي للكمية المشتراة. تأكد من تسمية هذه الأعمدة بالرؤوس حتى يفهم العميل الرسوم
الخطوة 8. اعرض مبلغ الفاتورة الإجمالي
يجب أن يظهر هذا أسفل قائمة الرسوم المفصلة مباشرةً ، ويفضل أن يكون بخط عريض بحيث يسهل رؤيته.
- إذا كنت تقوم بتحصيل ضريبة مبيعات ، فيجب أن تعرض إجماليًا فرعيًا للرسوم التفصيلية ، مع الضريبة المدرجة تحتها ، مع النسبة المئوية إلى يسار مبلغ الضريبة بالدولار ، ثم الإجمالي المعدل أدناه.
- تحقق مرة أخرى من الرياضيات الخاصة بك للتأكد من أنها دقيقة.
الخطوة 9. قم بتضمين شروط الدفع
يمكنك عرض شروط الدفع إما أعلى أو أسفل معلومات الفواتير. شروط الدفع الشائعة هي "مستحق عند الاستلام" أو "مستحق خلال 14 يومًا" أو "مستحق خلال 30 يومًا" أو "مستحق خلال 60 يومًا".
قد ترغب أيضًا في تضمين مذكرة في الجزء السفلي تغطي طرق الدفع ، أو معلومات عامة ، أو مجرد شكر للعميل لاستخدام خدماتك
الخطوة 10. احفظ الفاتورة المكتملة
للقيام بذلك ، انقر فوق ملف القائمة ، حدد حفظ باسم ، ثم احفظ الملف في الموقع المطلوب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بمجرد إنشاء الفاتورة ، يمكنك طباعتها أو إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى عميلك (عملائك).
نصائح
- بمجرد حفظ مستند الفاتورة ، يمكنك استخدامه كنموذج لإنشاء فواتير أخرى باستخدام الخيار "جديد من موجود" عند إنشاء فاتورة جديدة. يمكنك أيضًا حفظ المستند كقالب.dot أو.dotx لاستخدامه في المستقبل.
- هناك طريقة أخرى لعرض معلومات الفواتير والإجمالي وهي إعدادها في مصنف Microsoft Excel ثم لصق ارتباط إليها في فاتورة Word الخاصة بك. عندما تقوم بتحديث جدول البيانات ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق جدول البيانات المضمن وحدد "تحديث الرابط" لمشاهدة التعديلات.
