قد يكون بدء رسالة بريد إلكتروني بالترحيب الصحيح أمرًا صعبًا. عند إرسال بريد إلكتروني احترافي أو الكتابة إلى شخص لا تعرفه جيدًا ، سيكون أفضل رهان لك عادةً هو اختيار تحية بسيطة ومتعددة الاستخدامات مثل "مرحبًا" قبل مخاطبة الشخص باسمه الأخير. إذا كنت تراسل صديقًا أو فردًا من العائلة أو شخصًا آخر تربطك به علاقة غير رسمية ، فلا بأس من الإشارة إليهم ببساطة بالاسم الأول.
خطوات
طريقة 1 من 4: اختيار تحية مناسبة
الخطوة 1. قل "مرحبًا" لبدء بريدك الإلكتروني برسالة ودية
ستعمل كلمة "Hi" البسيطة متبوعة باسم الشخص بشكل جيد مع غالبية رسائل البريد الإلكتروني. إنه مريح وشخصي دون الشعور بشكل مفرط في الرسمية أو غير الرسمية. ونظرًا لأنه قصير ومباشر جدًا ، فلن يشتت انتباه القارئ أو يبحث عن مكانه.
يمكنك أيضًا استخدام "مرحبًا" عند مخاطبة عدة مستلمين في وقت واحد ، كما هو الحال في "مرحبًا بالجميع"
نصيحة:
"مرحبًا" هي عبارة عن تحية رائعة لجميع الأغراض ، سواء كان بريدك الإلكتروني موجهًا إلى صديق أو مشرف أو شخص غريب.
الخطوة 2. افتح كلمة "Dear" لمزيد من الرسائل الرسمية
"Dear" عبارة عن تحية متعددة الاستخدامات - فهي أكثر ملاءمة من "مرحبًا" ، لكنها لا تزال تحتوي على خاتم دافئ قديم الطراز. وهذا يجعلها طريقة مثالية لدعوة المراسلات مع كل من أحبائك المقربين والأشخاص الذين لا تعرفهم جيدًا.
يمكن أيضًا استخدام هذه التحية للأصدقاء والعائلة أيضًا
الخطوة 1.
- تحمل كلمة "عزيزي" أيضًا ملاحظة عن اللياقة والاحترام لا تحتويها التحيات الأقل رسمية.
- أحد عيوب هذا الافتتاح هو أنه يمكن اعتباره رسميًا إلى حد ما بالنسبة للبعض ، خاصة في بيئة العمل.
الخطوة 2. استخدم تحية مجهولة إذا كنت لا تعرف اسم المستلم
"تحياتي" و "لمن يهمه الأمر" هما من أكثر التحيات المجهولة شيوعًا وغير المسيئة. إنها رهان آمن لتلك الأوقات عندما لا تكون متأكدًا من الذي سيقرأ رسالتك.
- يمكنك أيضًا تجربة شيء غامض مثل ، "سيدي أو سيدتي العزيزة" ، على الرغم من أن هذا قد يبدو مزعجًا بعض الشيء في جميع رسائل البريد الإلكتروني باستثناء معظم رسائل البريد الإلكتروني الرسمية.
- غالبًا ما يتم استخدام التحيات المجهولة عند الكتابة إلى مجموعات ، مثل الشركات والمؤسسات ، بدلاً من الأفراد.
الخطوة 3. ضع اسم الشخص في حد ذاته إذا كنت تريد الوصول إلى صلب الموضوع
إذا كنت في حيرة من أمرك بشأن التحية التي يجب استخدامها أو كنت تفضل ترك رسالتك تحتل مركز الصدارة ، فلا بأس من ذكر اسم المستلم وتركه عند هذا الحد. ما عليك سوى إضافة فاصلة ، وتخطي السطر ، وقل ما تريد قوله.
- "تصلب متعدد. Thompson "لا يبدو رسميًا أكثر أو أقل من" مرحبًا السيدة طومسون "، وهو يتيح لك تجاوز التردد في اختيار التحية الأنسب.
- يمكن أن يكون استخدام اسم الشخص كتحية في حد ذاته مفيدًا أيضًا في متابعة المراسلات عندما لا ترغب بالضرورة في اختيار تحية جديدة في كل مرة.
الطريقة 2 من 4: مخاطبة المستلم
الخطوة 1. اتصل بالشخص باسمه الأول إذا كنت تعرفه جيدًا
هذه القاعدة بسيطة جدًا: إذا كنت على أساس الاسم الأول مع شخص ما ، فلا بأس في استخدام اسمه الأول. خلاف ذلك ، من الجيد التمسك باسمهم الأخير لتجنب الوقاحة وربما فركهم بطريقة خاطئة.
عند الكتابة إلى أحد معارفك المشهورين ، يمكنك إما أن تقود باسمه بمفرده أو إرفاق تحية غير رسمية كمقدمة (مثل "Hey Jackie")
تحذير:
لا تشر أبدًا إلى شخص لم تقابله باسمه المعطى إلا إذا أخبرك بذلك على وجه التحديد ، فلا بأس بذلك. إنه ليس مؤدبًا!
الخطوة 2. الإشارة إلى جهات الاتصال المهنية وغير المعروفة باسم عائلتها
اختر تحية مناسبة (تذكر أن "مرحبًا" و "عزيزي" و "تحياتي" كلها مفيدة لمجموعة متنوعة من المواقف) ، ثم أدخل اسم عائلة الشخص. من المحتمل أن تبدأ معظم رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها بالاسم الأخير للمستلم ، خاصة إذا كانت تتعلق بالعمل.
- إذا كان الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني أنثى ، فانتقل بالبادئة "Ms." بدلا من "السيدة" إلا إذا كنت تعلم بحقيقة أنها متزوجة.
- إن إثبات نقطة باستخدام اسم عائلة المستلم الخاص بك يؤسس لهجة مهذبة ومحترمة لتتبع المراسلات.
الخطوة 3. استخدم مصطلحًا مثل "الجميع" عند تحية أكثر من مستلم واحد
قد تحتوي المجموعات الكبيرة على أنواع مختلفة من الأشخاص ، ولا ترغب في وضع أي افتراضات بشأن جنسهم أو مستوى معرفتهم. نظرًا لأن مصطلحات مثل "Guys" و "Ladies and gentlemen" يمكن تفسيرها على أنها مقيدة للجنس ، فمن الأفضل تجاهلها لصالح مصطلح أكثر شمولاً.
- تأكد من الابتعاد عن التحيات غير الرسمية بشكل مفرط مثل "الناس" أو "جميعًا" أيضًا.
- قد يؤدي التخلص من الضمير الجماعي الخاطئ إلى شعور أحد القراء بالتهميش أو التجاهل تمامًا.
الخطوة 4. اذكر عنوان الشخص أو منصبه إذا كان ذا صلة برسالتك
في ظل الظروف العادية ، قد يبدو من الغريب أن تبدأ رسالة بريد إلكتروني مع "Greetings Chief Customer Service Representative". إذا كان موقف الشخص مرتبطًا بشكل مباشر بالسبب الذي دفعته للكتابة ، فقد تكون طريقة جيدة لتوجيهه لسؤال أو طلب أو شكوى.
- توجيه بريد إلكتروني إلى "Direct of Communications" بدلاً من "Mr. Everett "سيتيح للمستلم معرفة أن الأمر المطروح ينطوي على أداء واجباته الفردية.
- وبالمثل ، عند الاتصال بقائد إحدى المنظمات ، يمكنك تجنب الأمور بتحية مثل ، "عزيزي منظم اتحاد مدينة سولت ليك."
طريقة 3 من 4: تجنب أخطاء الترحيب الشائعة
الخطوة 1. تذكر دائمًا تضمين التحية
القاعدة الأولى لكتابة تحية عبر البريد الإلكتروني هي التأكد من وجود تحية هناك. قد يكون فتح رسالة بريد إلكتروني أمرًا مزعجًا ومواجهته بكتلة نصية بدون مقدمة أو مجاملات شخصية ، ولا يستغرق الأمر سوى بضع ثوان لكتابة بضع كلمات لتلخيص الغرض من اتصالك.
سيتم اعتبار البريد الإلكتروني بدون تحية من قبل الكثيرين على أنه غير مكتمل. نتيجة لذلك ، قد ينعكس ذلك بشكل سيء عليك أو على قدرتك على التواصل بشكل فعال
نصيحة:
لا تفرط في التفكير - إذا لم تكن متأكدًا مما يجب أن تضعه أيضًا ، فاختر "Hi" بسيطًا ووجه قوة عقلك إلى إنشاء بقية بريدك الإلكتروني.
الخطوة 2. تجنب "مرحبًا" ما لم تكن قريبًا من الشخص الذي تكتبه
"Hey" هي مجرد عرضية بقدر ما تحصل عليها. لهذا السبب ، فهي طريقة مقبولة لإرسال بريد إلكتروني إلى أفضل صديق لك أو زميل في العمل من نفس التصنيف ، ولكن ليس بريدًا إلكترونيًا إلى مسؤول أعلى أو أي شخص تتواصل معه لأول مرة.
- على الرغم من أنها قد تبدو غير ضارة ، إلا أن التحيات غير الرسمية بشكل مفرط مثل "Hey" قد تشير دون قصد إلى عدم احترام المتلقي.
- لا ينبغي أبدًا استخدام أنماط العنوان المريحة الأخرى ، مثل "ما الأمر" أو "Yo" في رسائل البريد الإلكتروني. من الأفضل حجز هذه التحيات لتبادل الرسائل النصية.
الخطوة 3. كن حذرًا عند استخدام تحيات محددة الوقت مثل "صباح الخير
الإشارة إلى الوقت الذي تكتبه يمكن أن يمنح بريدك الإلكتروني طابعًا أكثر تخصيصًا ويسمح لك بالتواصل بشكل أفضل مع المستلم. ومع ذلك ، يجب ألا تفعل ذلك إلا عندما تكون متأكدًا من تواجدهما في نفس المنطقة الزمنية. إذا لم تكن كذلك ، فقد ينتهي بك الأمر أن تبدو جاهلًا أو متهورًا.
- قد يتسبب قول "صباح الخير" لشخص يعيش على الجانب الآخر من العالم في حدوث ارتباك ، خاصة إذا كان بريدك الإلكتروني يحتوي على معلومات حساسة للوقت.
- إذا كنت قد وضعت قلبك على استخدام إحدى هذه التحيات ، فلن يضر أن تستغرق دقيقة لترى الوقت (والتاريخ!) في المكان الذي سيقرأ فيه المستلم رسالتك.
الخطوة 4. اجعل علامات الترقيم بسيطة ومناسبة
أفضل طريقة لتنسيق أي تحية هي كتابة التحية التي تختارها واسم المستلم ، ثم أدخل فاصلة لمساعدة عيونهم على الانتقال إلى نص الرسالة الإلكترونية. قد تعتقد أن علامة التعجب أكثر تعبيرًا ، ولكن هناك احتمال أن تُقرأ على أنها حدث أو غير مهنية.
- في بعض الحالات ، يمكنك أيضًا إنهاء التحية بنقطتين أو شَرطة للحصول على تأثير رسمي أو غير رسمي ، على التوالي.
- قد يؤدي التعبير عن الكثير من الإثارة إلى إزعاج الشخص الذي تكتب إليه إذا لم يشاركك حماسه.
الخطوة 5. تأكد من كتابة اسم المستلم بشكل صحيح
تحقق مرة أخرى من تهجئة اسم الشخص كما يظهر في بريد إلكتروني سابق أو مستند أصلي قبل أن تضغط على "إرسال". الخطأ الإملائي البريء ليس نهاية الكلمة ، ولكن ارتكاب نفس الخطأ أكثر من مرة يدل على أنك لا تهتم بما يكفي لتصحيحه.
- إذا واجهت اسمًا صعبًا أو غير معتاد بشكل خاص ، فراجع ما إذا كان يمكنك نسخه ولصقه مباشرةً في بريدك الإلكتروني من مصدر خارجي.
- أنت تخاطر بإبعاد القارئ عن طريق تهجئة اسمه بطريقة خاطئة بشكل غير متسق.
الطريقة 4 من 4: صياغة سطر الافتتاح لبريدك الإلكتروني
الخطوة 1. حدد الغرض من بريدك الإلكتروني على الفور
استخدم الجملة الأولى لإخبار المستلم بسبب كتابتك بالضبط. بهذه الطريقة ، لن يتركوا معلقين. عادة ما يكون هذا بسيطًا مثل استخلاص ما ستناقشه في نص رسالتك إلى فكرة مركزية وتحويلها إلى مقدمة موجزة.
- قد يكون الافتتاح القوي لبريدك الإلكتروني ، "أنا أكتب للاستفسار عن …" أو "أردت الحصول على رأيك بشأن …"
- لا تضجر المستلم بمقدمة طويلة أو معلومات غير ضرورية. ليست هناك حاجة للتغلب على الأدغال - فقط اقفز إليها مباشرة.
الخطوة 2. اشكر المستلم إذا كنت تكتب ردًا
عندما تعود إلى شخص ما بشأن رسالة أرسلها إليك ، فمن المعتاد أن تستغرق دقيقة لتقول شكرًا لك. يمكن أن يكون تقديم الشكر لشيء ما ممتعًا للغاية ، وسيساعدك القليل من التعبير عن الامتنان على التأكد من أن مراسلاتك تبدأ من القدم اليمنى.
- أثناء صياغة الجملة الأولى ، تأكد من الإقرار بالغرض من البريد الإلكتروني الأصلي أو تلخيصه ، كما هو الحال في "شكرًا لك على الاتصال بشركة Acme بشأن تجربتك الأخيرة" ، أو "شكرًا على الرد السريع".
- إذا كانت مراسلاتك لا تتعلق بالعمل ، فيمكنك فتحها بشيء مثل ، "شكرًا على تواصلك معنا. لقد مضى وقت طويل منذ أن تحدثنا!"
الخطوة 3. رحب بجهات الاتصال الوثيقة بملاحظة شخصية أكثر
إذا كنت تعرف المستلم جيدًا بشكل معقول ، فقد تختار اتباع نهج أكثر عاطفية عن طريق التحقق منه أو طلب تحديثات حول حياته. التحيات الشخصية لها إحساس حميمي وتعمل على إنشاء ديناميكية ودية وصادقة.
- يمكنك استخدام سطر رئيسي مثل ، "تهانينا على المولود الجديد!" أو "كنت في بروكلين للتو وأعادت لك الكثير من الذكريات الجيدة" لتذكير أحد أقاربك أو زميلك الودود في المكتب بأنهم في أفكارك.
- تأكد من أن التعليقات أو الأسئلة الشخصية التي تقوم بتضمينها مناسبة بالنظر إلى علاقتك بالمتلقي. يسأل ، "كيف تحب شقتك الجديدة؟" قد تتسلل إلى شخص قابلته مرة أو مرتين فقط.
الخطوة 4. اعمل بقليل من الفكاهة ككسر جليد يجذب الانتباه
في حين أن الدعابة غالبًا ما يتم تثبيطها في العالم المهني ، إلا أنها يمكن أن توفر لحظة ترحيب من الطبيعة الرتيبة للتواصل العملي اليومي عند استخدامها بحكمة. اعتاد معظم الناس على التخلص من رسائل البريد الإلكتروني الجافة والمحددة ، لذلك يمكن أن يكون للتحيات المضحكة تأثير في جذب القارئ وجعله أكثر تفاعلاً.
"إذا كنت تريد أن تخفف الأمور قليلاً ، فجرّب سطرًا افتتاحيًا مثل ،" هل اليوم الجمعة بعد؟ " أو ، "أعلم كم تحب أن تسمع مني أول شيء في الصباح."
تحذير:
يمكن أن يكون المزح السريع أو القليل من التلاعب بالألفاظ السخيفة مفيدًا في تنشيط رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية عديمة اللون ، ولكن فقط عندما يستدعي الموقف ذلك.
نصائح
- على الرغم من كونها قصيرة ، إلا أن التحية هي أحد أهم أجزاء البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. إنه يعطي المستلم انطباعه الأول عنك وعن السلوك المهني بشكل أساسي.
- يمكن العثور على أسماء معظم الأشخاص أو الأسماء المفضلة في معلومات المرسل أو عنوان بريدهم الإلكتروني نفسه.
- إذا تعرفت على اسم مستلم مجهول بعد بريدك الإلكتروني الأولي ، فتأكد من إدراجه في الرسائل اللاحقة للإقرار بالتغيير ولإضفاء المزيد من الطابع الشخصي.
