من المهم إجراء تحية بريد صوتي مثالية. يمكن أن يعطي المتصلين انطباعًا أوليًا عنك ، لذا من المهم ترك تحية مهذبة ومهنية ، خاصةً إذا كان صاحب العمل المحتمل يتصل بك. تخلص من البريد الصوتي القديم المزاح الذي يزعج والدتك ، وسجل تحية غنية بالمعلومات وودية تجعلك تبدو جيدًا.
خطوات
جزء 1 من 3: تخطيط ما تريد قوله
الخطوة 1. اكتب قائمة بالمعلومات التي تريد تضمينها في تحية البريد الصوتي الخاص بك
قد تبدو كتابة قائمة بالنقاط المراد تضمينها أمرًا شاقًا ، ولكن عندما يُحتمل أن يكون بريدك الصوتي هو الانطباع الأول الذي يمتلكه شخص ما عنك ، فمن الأفضل أن لا يكون مصحوبًا بمجموعة من الضوضاء والتوقفات المربكة.
- تريد أن يحتوي بريدك الصوتي على بعض المعلومات الأساسية بطريقة مهذبة تساعد المتصل على معرفة أنك أنت ، والمعلومات التي يجب مغادرتها حتى تتمكن من الاتصال مرة أخرى في أقرب وقت ممكن.
- قم بتضمين اسمك (والشركة إذا كان هذا بريدًا صوتيًا تجاريًا) ، بيانًا يتيح للمتصل معرفة أنك تعتذر عن فقد المكالمة ، والمعلومات التي تريدها من المتصل مثل الاسم والرقم ورسالة مختصرة تتعلق بالغرض من المكالمة.
الخطوة الثانية. اكتب نصًا لتحيتك
تريد إنشاء برنامج نصي يمكنك قراءته أثناء تسجيل بريدك الصوتي. من خلال وجود شيء تقرأه ، يمكنك الاسترخاء والتعبير عن الأدب والثقة.
- ابدأ بكلمة "مرحبًا". أبلغ المتصل بهويتك ، واعتذر عن فقد المكالمة.
- قم بإنهاء النص الخاص بك عن طريق مطالبة المتصل بترك اسم ورقم اتصال برسالة مختصرة. أبلغ المتصل أنك ستعاود الاتصال بهم في أقرب وقت ممكن. يمكنك أيضًا التوقيع مع "أتمنى لك يومًا سعيدًا" إذا كنت ترغب في ذلك.
الخطوة الثالثة. اقرأ النص
تريد التأكد من أنه يبدو احترافيًا وودودًا أثناء توصيل رسالة واضحة. فكر في نوعية الأشخاص الذين قد يتركون لك رسائل البريد الصوتي وتأكد من أن رسالتك أنيقة وغنية بالمعلومات.
- تأكد من أن البرنامج النصي الخاص بك يتضمن المعلومات من قائمتك. تجنب عبارات الترحيب الشائعة مثل "مكالمتك مهمة جدًا بالنسبة لي". إذا كانت المكالمة مهمة ، فستبذل جهدًا لإعادتها في أقرب وقت ممكن.
- إذا كنت تقوم بإعداد بريد صوتي للعمل ، حتى لو كان على هاتفك الخلوي ، ففكر في منح المتصلين طرقًا بديلة للوصول إليك. أعط عنوان بريد إلكتروني ، أو عنوان موقع الويب الخاص بك حيث يمكن العثور على مزيد من المعلومات.
- بمجرد قراءة البريد الصوتي الخاص بك بصوت عالٍ والشعور بأنه يوفر معلومات ذات صلة بطريقة ودية ومهنية ، فأنت على استعداد للتسجيل.
جزء 2 من 3: تسجيل بريدك الصوتي
الخطوة 1. الحد من ضوضاء الخلفية
تريد أن يكون صوتك واضحًا ونقيًا ، لذا تأكد من عدم وجود ضوضاء في الخلفية مثل الراديو أو التلفزيون أو الأشخاص الذين يتحدثون.
- أفضل مكان لتسجيل بريدك الصوتي هو غرفة هادئة بعيدة عن الضوضاء المفرطة.
- ستعمل الغرف الأصغر أيضًا بشكل أفضل حيث لن يكون هناك قدر كبير من الصوت المحيط كما هو الحال في المساحات الكبيرة والمفتوحة.
الخطوة 2. أدخل وظيفة إعداد البريد الصوتي على هاتفك
اعتمادًا على شركة الاتصالات والهاتف ، هناك عدة طرق لتسجيل ترحيب جديد.
- إذا كنت تستخدم جهاز iPhone ولديك iOS 8 أو إصدار أحدث ، فيمكنك الانتقال إلى تطبيق "الهاتف" والضغط على زر "البريد الصوتي". سينقلك هذا إلى شاشة تعرض رسائل البريد الصوتي الخاصة بك ، وفي الزاوية اليسرى العليا سيكون خيار "التحية" ، انقر فوق ذلك ومن هناك يمكنك الاستماع إلى التحية أو تعديلها.
- يمكن لمستخدمي Android الضغط باستمرار على المفتاح 1 في برنامج الاتصال حتى يتصل هاتفك بخدمة البريد الصوتي. أدخل رقم التعريف الشخصي الخاص بك عندما يُطلب منك ذلك أو قم بإعداد صندوق البريد الصوتي الخاص بك لأول مرة ، ثم اتبع المطالبات لتسجيل ترحيب جديد. قد تأتي بعض أجهزة Android مع تطبيق البريد الصوتي ، اعتمادًا على شركة الاتصالات الخاصة بك.
- حاول الاتصال برقم هاتفك إذا كنت تواجه صعوبة في الوصول إلى خدمة البريد الصوتي الخاصة بك.
الخطوة الثالثة. اقرأ النص الخاص بك
أنت على استعداد للتسجيل ، وأنت في مكان هادئ ومريح ، ولديك النص في متناول يدك. ما عليك سوى قراءة البرنامج النصي الرائع عندما يُطلب منك التسجيل.
- حاول ألا تستخدم صوتًا رتيبًا تمامًا. تريد التحدث بنبرة محادثة ودية.
- إذا كنت تواجه مشكلة في إضافة بعض التعبير إلى صوتك أو التحدث بوضوح ، فحاول ممارسة التحية أمام صديق للحصول على تعليقات وتشعر براحة أكبر.
الخطوة 4. معاينة التسجيل الخاص بك
بعد قيامك بتسجيل رسالة ترحيب البريد الصوتي الخاصة بك ، يكون لديك خيار معاينتها قبل الحفظ. استمع إلى بريدك الصوتي للتأكد من أنك تحدثت بطريقة واضحة ومهذبة ، وأنك قد أدرجت جميع المعلومات المهمة.
- تذكر أنك تريد تضمين اسمك أو اسم عائلتك.
- أبلغ المتصل أنك تعتذر عن فوات المكالمة وستقوم بالرد في أقرب وقت ممكن.
- قدم مجموعة مختصرة من التعليمات حول المعلومات التي ترغب في أن يقدمها المتصل حتى يتم إعلامك عند معاودة الاتصال.
الخطوة 5. اطلب من صديق الاتصال بك
اطلب من شخص تثق به الاستماع إلى تحية البريد الصوتي الخاص بك وإعطائك ملاحظات.
يعد وجود صديق يتصل بهاتفك والاستماع إلى تحية البريد الصوتي طريقة رائعة لمعرفة ما إذا كنت قد سجلت بنجاح تحية ودية وسليمة يمكن للمتصلين الفعليين سماعها وفهمها
جزء 3 من 3: استكشاف الأخطاء وإصلاحها
الخطوة 1. حاول إعادة تشغيل هاتفك إذا كان البريد الصوتي لا يعمل
تعد إعادة تشغيل هاتفك حلاً سريعًا للعديد من مشكلات البريد الصوتي الشائعة. إذا لم تتمكن من الاتصال بخدمة البريد الصوتي أو كنت تواجه مشكلات أخرى في البريد الصوتي ، فحاول إعادة تشغيل هاتفك قبل المتابعة.
الخطوة 2. تحقق للتأكد من إعداد البريد الصوتي على هاتفك
إذا كنت تستخدم هاتفًا جديدًا أو قمت بتبديل بطاقات SIM فقط ، فستحتاج إلى إعداد البريد الصوتي لحسابك قبل أن تتمكن من تسجيل الترحيب الجديد. هناك عدة طرق يمكنك من خلالها الوصول إلى ميزات البريد الصوتي ، بناءً على الخدمة والجهاز:
- اضغط مع الاستمرار على 1 في طالب الهاتف. يعمل هذا على معظم الأجهزة والخدمات.
- اضغط على زر البريد الصوتي في برنامج الاتصال بجهاز iPhone الخاص بك.
- اطلب * 86 (فيريزون) أو 123 (تي موبايل).
- اطلب رقمك الخاص من هاتفك. بالنسبة للعديد من الخدمات ، سيؤدي ذلك إلى الاتصال ببريدك الصوتي.
الخطوة الثالثة. تأكد من أن خطتك تتضمن بريدًا صوتيًا
بينما تتضمن معظم الخطط خدمات البريد الصوتي الأساسية هذه الأيام ، لا يزال من الممكن أن يكون لديك خطة لا تحتوي على ميزة البريد الصوتي. تحقق من كشف حسابك الشهري أو اتصل بمشغل شبكة الجوال إذا لم تكن متأكدًا.
الخطوة 4. اتصل بمشغل شبكة الجوال إذا نسيت كلمة مرور البريد الصوتي أو لا يمكنك تشغيل البريد الصوتي
إذا كنت قد أعددت بريدك الصوتي مسبقًا ولكنك لا تستطيع تذكر كلمة مرورك ، فستحتاج إلى الاتصال بخط خدمة العملاء الخاص بمشغل شبكة الجوّال. سيتمكن مندوب الخدمة من إعادة تعيين كلمة مرور البريد الصوتي الخاصة بك. يجب أن يكون قسم خدمة العملاء قادرًا أيضًا على مساعدتك في أي مشكلات أخرى قد تواجهها مع البريد الصوتي.
نصائح
- أعد تسجيل التحية إذا لزم الأمر. خذ وقتك ولا تتعجل.
- يمكنك أيضًا التفكير في التحية متعددة اللغات إذا كنت أنت أو أي شخص متاح يتحدث تلك اللغة. اللغة (اللغات) الثانية قد تتبع التحية الإنجليزية.
- عند تسجيل تحية البريد الصوتي الخاص بك ، قم بالوقوف والتجول قليلاً.
- حافظ على تسجيلك قصيرًا ولطيفًا.
- إذا كنت تسجل ترحيبًا عبر البريد الصوتي لأحد الأنشطة التجارية ، فذكر من هم في شركتك واسم الشركة. يمكنك أيضًا تضمين طرق بديلة للوصول إليك.
- إذا كنت تسجل ترحيبًا عبر البريد الصوتي يكون مؤقتًا لأنك ستكون بعيدًا ، فلا تدع المتصلين يعرفون إلى أين أنت ذاهب أو أنك لست بالمنزل.
