على الرغم من أن الأشخاص يرسلون المستندات بالفاكس بوتيرة أقل مما كانوا يفعلون من قبل ، فقد لا تزال بحاجة إلى إرسال فاكس من وقت لآخر. لا تزال هناك العديد من الأسباب الوجيهة لإرسال الفاكس ، خاصة إذا كنت ترسل عقودًا أو إذا لم يكن لدى المستلم التكنولوجيا أو المعدات اللازمة لإرسال الأوراق بأي طريقة أخرى. لحسن الحظ ، يمكنك إرسال المستندات عبر الفاكس باستخدام جهاز فاكس أو كمبيوتر أو حتى هاتف ذكي.
خطوات
الطريقة 1 من 3: استخدام جهاز الفاكس
الخطوة الأولى. قم بإعداد جهاز الفاكس الخاص بك
لإرسال الفاكسات واستلامها باستخدام جهاز فاكس ، ستحتاج إلى التأكد من توصيل جهاز الفاكس الخاص بك وتوصيله باتصال الهاتف الأرضي.
- يوصى باستخدام خط مخصص إذا كنت تخطط لإرسال الفاكس بشكل متكرر لأنك لن تتمكن من استخدام جهاز الفاكس والهاتف في نفس الوقت.
- يجب عليك أيضًا التأكد من أن جهاز الفاكس الخاص بك يحتوي على مسحوق حبر وورق إذا كنت تخطط لاستلام الفاكسات.
- إذا لم يكن لديك جهاز فاكس في المنزل أو في العمل ، فقد تتمكن من إرسال واحد مجانًا من مكتبتك العامة المحلية. يمكنك أيضًا الذهاب إلى متجر مثل Kinko's أو The UPS Store لإرسال مستنداتك بالفاكس مقابل رسوم. تعمل هذه الخيارات بشكل أفضل إذا كنت لا تتوقع إرسال رسائل الفاكس بشكل متكرر.
الخطوة 2. ضبط الإعدادات الخاصة بك
تختلف جميع أجهزة الفاكس ، ولكن سيكون لديك عادةً خيار ضبط إعدادات معينة. اقرأ دليل المستخدم الخاص بك لمعرفة المزيد حول الميزات المحددة المتوفرة على جهازك.
- إذا كنت تريد أن تعرف على وجه اليقين أن الفاكس قد تم إرساله بنجاح ، فقم بتشغيل إعداد صفحة التأكيد. عند تشغيل هذه الميزة ، سيقوم الجهاز بطباعة صفحة بعد إرسال الفاكس ، مما سيُعلمك ما إذا كان قد تم إرساله بنجاح أم لا.
- يمكنك أيضًا إعداد عنوان فاكس ، وهو عبارة عن سطر نصي سيظهر أعلى كل مستند ترسله. يتضمن عادةً معلومات أساسية حول من هو الفاكس.
- إذا كنت تخطط لاستلام رسائل الفاكس أيضًا ، فيمكنك الاختيار بين وضع الاستلام التلقائي أو وضع الاستلام اليدوي ، والذي سيتطلب منك قبول كل فاكس وارد.
الخطوة 3. اجمع المستندات الخاصة بك
سيؤدي استخدام المستندات الأصلية بدلاً من النسخ المصورة إلى تزويد المستلم بوثيقة أنظف وأسهل في القراءة.
استخدم ورقة غلاف أعلى الصفحات التي ترسلها بالفاكس. يجب أن تحتوي ورقة الغلاف على معلومات مثل اسم المرسل ورقم الفاكس واسم المستلم ورقم الفاكس والتاريخ وعدد الصفحات المضمنة في الفاكس
الخطوة 4. ضع المستندات الخاصة بك في الجهاز
تحتوي العديد من الآلات على وحدة تغذية بالورق وشاشة مسطحة. إذا كان لديك صفحة واحدة فقط ، فيمكنك استخدام أي من الوظيفتين. إذا كان لديك عدة صفحات ، فإن وحدة تغذية الورق تعمل بشكل أفضل عادةً.
- عند استخدام وحدة تغذية الورق ، يمكنك إدخال كل صفحاتك مرة واحدة. يجب أن يحتوي جهاز الفاكس الخاص بك على رمز يشير إلى الاتجاه الذي يجب أن تكون عليه الأوراق في وحدة تغذية الورق. توفر بعض أجهزة الفاكس أيضًا خيار المسح الضوئي والفاكس لكلا وجهي المستند ، لذا تحقق من دليل المستخدم لمعرفة ما إذا كان ذلك ممكنًا على جهازك.
- عند استخدام الشاشة المسطحة ، ارفع الغطاء الموجود على الجزء العلوي من الجهاز وضع وثيقتك لأسفل على الشاشة الزجاجية. تأكد من محاذاة المستند الخاص بك مع العلامات المقدمة على الشاشة وإغلاق الغطاء قبل المتابعة.
الخطوة 5. أدخل رقم الفاكس
عند إدخال الرقم ، تأكد من تضمين رمز المنطقة ورمز البلد وأي أرقام تحتاج إلى الاتصال بها. يجب عليك إدخال الرقم بالطريقة التي تريدها بالضبط إذا كنت تتصل بالرقم باستخدام الهاتف.
الخطوة 6. اضغط على زر الإرسال
بعد بضع ثوانٍ ، ستسمع أن الجهاز يبدأ في إرسال الفاكس وستبدأ الأوراق في التغذية في جهاز الفاكس.
قد يقول الزر الموجود على جهازك "اذهب" أو "فاكس" بدلاً من "إرسال"
الخطوة 7. ابحث عن رسالة تأكيد
ستعرض بعض الأجهزة رسالة على الشاشة لإعلامك بما إذا كان قد تم إرسال الفاكس بنجاح أم لا. إذا قمت بتكوين الإعدادات الخاصة بك لتلقي تأكيدات مطبوعة ، فسيقوم جهازك بطباعة صفحة توضح حالة الفاكس الخاص بك.
الطريقة 2 من 3: إرسال الفاكس باستخدام جهاز كمبيوتر
الخطوة 1. اختر البرنامج
عند إرسال فاكس من جهاز كمبيوتر ، سيكون لديك خيار استخدام برنامج مثبت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو خدمة عبر الإنترنت.
- تأتي بعض أنظمة التشغيل مع برامج تسمح لك بإرسال رسائل الفاكس. يحتوي Windows 7 ، على سبيل المثال ، على أداة تسمى الفاكس والمسح الضوئي ، والتي تتيح لك إرسال فاكس بدون جهاز فاكس.
- لاستخدام برامج الكمبيوتر ، ستحتاج إلى توصيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك بخط هاتف. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فحاول استخدام خدمة عبر الإنترنت بدلاً من ذلك.
- هناك العديد من الخدمات المتاحة عبر الإنترنت ، بما في ذلك MyFax و eFax و FaxZero. بعضها مجاني ، والبعض الآخر يتطلب اشتراكًا أو عضوية ، وستطلب منك بعض الخدمات الدفع مقابل كل فاكس.
الخطوة 2. افتح البرنامج وأنشئ فاكسًا جديدًا
كل برنامج فريد من نوعه ، ولكن يجب أن ترى خيارًا يسمى "إنشاء فاكس جديد" أو شيء مشابه.
الخطوة 3. إرفاق المستندات الخاصة بك
لإرسال المستندات عبر الفاكس باستخدام جهاز كمبيوتر ، ستحتاج إلى تحميلها على رسالتك. يجب أن ترى زرًا يقول "تحميل المستندات" أو شيء مشابه.
- إذا كانت لديك مستندات إلكترونية ، فيمكنك البحث عنها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وإرفاقها برسالتك.
- إذا كانت لديك مستندات ورقية ، فستحتاج إلى استخدام ماسح ضوئي لرقمنتها. إذا لم يكن لديك ماسح ضوئي ، فيمكنك أيضًا التقاط صورة للمستندات وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى نفسك أو تحميل الصورة مباشرة إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
الخطوة 4. أدخل رقم الفاكس ورسالة
اكتب رسالة موجزة إلى المستلم في المساحة المتوفرة على الشاشة ، تمامًا كما لو كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا. سيكون هذا بمثابة ورقة الغلاف الخاصة بك ، لذلك ليست هناك حاجة لإرفاق ورقة غلاف منفصلة. ستحتاج أيضًا إلى إدخال رقم فاكس المستلم في حقل TO.
قد يُطلب منك أيضًا كتابة رمز تأكيد لإثبات أنك لست روبوتًا
الخطوة 5. اضغط على إرسال
بمجرد إرفاق المستندات الخاصة بك ، وكتابة رسالتك ، وإدخال رقم فاكس المستلم ، اضغط على زر الإرسال ، وتكون قد انتهيت.
الطريقة الثالثة من 3: استخدام الهاتف المحمول أو الكمبيوتر اللوحي
الخطوة 1. قم بتنزيل التطبيق
تتوفر مجموعة متنوعة من تطبيقات الأجهزة المحمولة للهواتف والأجهزة اللوحية التي تتيح لك إرسال رسائل الفاكس تمامًا كما تفعل من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بعض التطبيقات مجانية ، في حين أن البعض الآخر قد يفرض رسومًا. تتضمن التطبيقات الشائعة Files Anywhere و Fax Burner و JotNot Fax.
ستمنحك بعض التطبيقات رقم فاكس مؤقتًا ، والذي قد لا يكون مثاليًا إذا كنت تخطط للإرسال والاستلام بشكل متكرر
الخطوة 2. افتح التطبيق واختر المستند الخاص بك
بمجرد فتح التطبيق على جهازك المحمول ، سيُطلب منك إنشاء فاكس جديد. أول شيء عليك القيام به هو تحديد المستند الذي تريد إرساله بالفاكس.
- إذا تم حفظ المستند محليًا على جهازك أو في بريدك الإلكتروني أو في خدمة التخزين السحابي مثل DropBox ، فيجب أن تكون قادرًا على البحث عن المستند وتحميله من التطبيق.
- إذا كان لديك مستند ورقي ، فيمكنك استخدام هاتفك أو جهازك اللوحي لالتقاط صورة للمستند وإرفاقه برسالتك.
الخطوة 3. أدخل رقم الفاكس ورسالة
اكتب رسالة إلى المستلم ، تمامًا كما لو كنت ترسل الفاكس من جهاز كمبيوتر. تأكد من إدخال رقم فاكس المستلم في حقل TO من رسالتك.
الخطوة 4. اضغط على إرسال
بمجرد إرفاق المستندات الخاصة بك ، وكتابة رسالتك وإدخال رقم فاكس المستلم ، اضغط على زر الإرسال ، وسيتم إرسال الفاكس الخاص بك.
نصائح
- قم بالترقية إلى طابعة الكل في واحد إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على إرسال فاكس من منزلك أو مكتبك دون تنزيل برامج أو تحميل مستندات إلى موقع ويب أو شراء جهاز فاكس منفصل. ستظل بحاجة إلى اتصال هاتفي.
- إذا كان لديك حساب مع خدمة فاكس عبر الإنترنت مثل RingCentral أو eFax ، فيمكنك استخدام حسابك لإرسال رسائل الفاكس مباشرة من Gmail. كل ما عليك فعله هو إدخال رقم الفاكس الذي تريد الإرسال إليه متبوعًا بـ @ domainname.com في حقل TO. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم الفاكس الإلكتروني ، فعليك إدخال [email protected].
- تتكدس أجهزة الفاكس أحيانًا وتلتصق الصفحات ببعضها أحيانًا. إذا حدث هذا ، فستحتاج إلى إعادة إرسال المستند الخاص بك.
