البريد الإلكتروني هو شكل شائع من أشكال الاتصال ، ومعرفة كيفية تقديم نفسك لشخص ما عبر البريد الإلكتروني يمكن أن يساعد في حياتك المهنية وجهود التواصل الشبكي. ستزيد كتابة رسالة بريد إلكتروني تمهيدية موجزة وواضحة من فرص أن يأخذ المستلم الوقت لقراءته والتفاعل معك. تجنب بعض الأخطاء الأكثر شيوعًا لضمان تميزك عن الآخرين.
خطوات
طريقة 1 من 3: البدء بقوة
الخطوة 1. اجعل سطر الموضوع واضحًا
يجب أن يكون لدى المستلم فكرة جيدة حول موضوع البريد الإلكتروني قبل أن يفتحه. اجعلها قصيرة أيضًا ؛ يمكن أن يكون الموضوع الطويل مرهقًا. بالنسبة للبريد الإلكتروني التمهيدي ، عادة ما يكون من المقبول تمامًا كتابة "مقدمة - اسمك".
عادةً ما تعرض الأجهزة المحمولة حوالي 25-30 حرفًا فقط من الموضوع ، لذا اجعله قصيرًا
نصيحة:
تأكد من كتابة سطر الموضوع أولاً! الخطأ الشائع هو حفظ سطر الموضوع للأخير ، مما قد يؤدي إلى نسيان كتابته على الإطلاق.
الخطوة الثانية. افتح بتحية الأعمال
لا تبدأ بكلمة "مرحبًا" أو "مرحبًا". يمكنك استخدام تحيات كهذه بمجرد التعرف على الشخص. ابدأ بتحية تجارية مجربة وصحيحة. تجنب استخدام الاسم الأول للمستلم في التحية.
- "عزيزي السيدة / السيد / السيدة." - إذا كنت غير متأكد على الإطلاق من الحالة الاجتماعية للمرأة التي تراسلها عبر البريد الإلكتروني ، فيجب عليك دائمًا استخدام كلمة "Ms." بشكل افتراضي. لأنها أقل جرأة.
- "إلى من يهمه الأمر" - يجب استخدام هذا فقط إذا لم تكن متأكدًا من الذي سيتلقى الرسالة.
الخطوة 3. قدّم نفسك
يجب أن تقدم جملتك الأولى نفسك للمتلقي. هذا يسمح لهم بربط اسم ببقية رسالة البريد الإلكتروني.
- "اسمي هو…"
- أعط لقبك إن أمكن. إذا كانت لديك عناوين متعددة ، فلا تسردها جميعًا ، فقط أهمها أو ذات الصلة.
طريقة 2 من 3: إبقائها موجزة
الخطوة 1. اشرح كيف حصلت على عنوان البريد الإلكتروني للمستلم
دع المستلم يعرف كيف اكتشفت معلومات الاتصال الخاصة به. يساعد هذا في إظهار أنك مررت بالقنوات المناسبة للوصول إليهم.
- "وجهني مدير مكتبك إلى عنوان البريد الإلكتروني هذا"
- "لقد وجدت عنوان البريد الإلكتروني هذا على موقع الويب الخاص بك"
- "لقد قلت إنني يجب أن أتواصل معك"
الخطوة 2. تحدث عن آخر مرة قابلت فيها (إن أمكن)
يمكن أن يؤدي تحريك ذاكرة الشخص إلى مزيد من التفاعل.
- "تحدثنا لفترة وجيزة في المؤتمر الاسبوع الماضي".
- "تحدثنا عبر الهاتف أمس"
- "رأيت عرضك التقديمي في …"
الخطوة 3. تبادل المصالح المشتركة
يمكن أن يساعدك هذا في التواصل مع المستلم الخاص بك ، ويحافظ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل من أن تبدو شديدة البرودة. من أجل تحديد الاهتمامات المشتركة ، قد تحتاج إلى إجراء القليل من البحث عن المتلقي. تشمل مجالات البحث المحتملة Facebook و Twitter و LinkedIn.
- تأكد من السماح للشخص بمعرفة المكان الذي وجدت فيه هذه المصلحة المشتركة ، وإلا فسوف تؤتي ثمارها كمطارد.
- إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول الحفاظ على المصلحة المشتركة ذات الصلة بالأعمال ، مثل شيء ما في مجالك أو شغف مهني يتشاركانه معًا.
الخطوة 4. اذكر سبب الاتصال
لا تنتظر وقتًا طويلاً للوصول إلى هذه النقطة. لن يقرأ أي شخص بريدًا إلكترونيًا يتكون من عدة فقرات بوقت طويل قبل ظهور أي شيء يشبه النقطة. اشرح بوضوح وبشكل مباشر ما تريده ولماذا تتصل بهذا الشخص بشأنه. إذا كنت تطلب نصيحة أو تقدم طلبًا آخر ، فتأكد من أنه يمكن التحكم فيه ، خاصة إذا كان هذا هو أول اتصال لك.
- "أنا مهتم بمعرفة المزيد عن …"
- "أود مقابلتك في وقت ما لمناقشة …"
- "أود رأيك في …"
الخطوة 5. حافظ على تركيز بريدك الإلكتروني على موضوع واحد
يمكن أن يتسبب السماح لبريدك الإلكتروني بالتعرج في فقدان المستلم اهتمامك أو نسيان سبب إرسالك بريدًا إلكترونيًا في المقام الأول.
نصيحة:
اطلب من المستلم شيئًا واحدًا فقط في بريدك الإلكتروني.
طريقة 3 من 3: تسجيل الخروج
الخطوة 1. اشكر المستلم على وقته
لا أحد يحب تصفح جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به ، لذا تأكد من شكر المستلم على قضاء الوقت في قراءة رسالتك. ستعمل هذه المجاملة البسيطة على تحسين مزاج المستلمين بشكل كبير وزيادة فرص حصولك على رد.
- "أقدر لك الوقت الذي قضيته في قراءة هذا البريد الإلكتروني."
- "شكرًا لك على استغراق بعض الوقت من جدولك الزمني لقراءة هذا."
الخطوة 2. قدم دعوة للعمل
اطلب من المستلم إعادة الكتابة إليك أو الاتصال أو التفكير في اقتراحك أو أي شيء آخر لإشراكهم. طرح سؤال هو طريقة رائعة أخرى لزيادة المشاركة.
- "اتصل بي عندما يكون لديك بعض وقت الفراغ"
- "دعنا نتقابل لتناول طعام الغداء قريبًا"
- "ما هي أفكارك حول …؟"
- "وإنني أتطلع إلى ردكم"
الخطوة 3. قم بإنهاء البريد الإلكتروني
عند إنهاء بريد إلكتروني احترافي ، تأكد من أن نهايتك ممتنة ولكنها موجزة. ستحافظ تحية النهاية البسيطة على احتراف بريدك الإلكتروني مع الاستمرار في التعبير عن امتنانك.
- "بإخلاص،"
- "اشكرك،"
- "طيبة / تحياتي ،"
- "أفضل،"
- تجنب "لك حقًا" ، "مع خالص التقدير لك" ، "ابتهاج!" ، "سلام" ، "شكرًا لك على اهتمامك".
الخطوة 4. ضمّن توقيعك
إذا لم تقم بتكوين خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بك لتضمين توقيعك ، فتأكد من إنهاء اسمك والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال الخاصة بك. لا تفرط في تحميل هذا الجزء بخمسة أرقام هواتف وعناوين بريد إلكتروني وثلاثة مواقع ويب. اجعل الأمر بسيطًا حتى يعرف المستلم أفضل طريقة للاتصال بك مرة أخرى. تجنب تضمين اقتباسات في توقيعك.
-
-
- جو سميث
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
الخطوة 5. تدقيق البريد الإلكتروني
قبل النقر فوق الزر "إرسال" ، خذ بعض الوقت لقراءة البريد الإلكتروني الخاص بك عدة مرات ، وتصحيح أي أخطاء تجدها على طول الطريق. نظرًا لأن هذا البريد الإلكتروني سيكون على الأرجح أول اتصال لك مع المستلم ، فأنت بحاجة إلى ترك أفضل انطباع ممكن. الأخطاء الإملائية والنحوية ستجعل بريدك الإلكتروني يبدو أقل احترافية.
