تعد رسائل البريد الإلكتروني طريقة سريعة وسهلة للتواصل مع زملاء العمل وشركاء العمل الآخرين ، وهي أداة فعالة لجدولة جميع أنواع الاجتماعات. سواء كنت تحاول تحديد موعد مع زميل في العمل أو رئيس أو شخص غريب تمامًا ، فأنت بحاجة أولاً إلى تنسيق البريد الإلكتروني بسطر موضوع ونص أساسي واضحين. بمجرد تسجيل بريدك الإلكتروني وإرسال الرسالة ، انتظر 3-5 أيام قبل إرسال رد متابعة.
خطوات
الطريقة 1 من 2: تنسيق البريد الإلكتروني
الخطوة 1. اذكر في سطر الموضوع الذي ترغب في مقابلته
حدد هدفك بوضوح في سطر موضوع البريد الإلكتروني ، حتى يعرف المستلم على الفور أنك تريد مقابلته. تجنب استخدام لغة غامضة مثل "الاجتماع" أو "وقت الاجتماع المحتمل". بدلاً من ذلك ، استخدم تواريخ وأطر زمنية محددة في سطر الموضوع حتى يعرف المستلم ما يمكن توقعه على الفور.
على سبيل المثال ، اكتب شيئًا مثل هذا: "طلب الاجتماع لـ 5/17 الساعة 11 صباحًا."
الخطوة الثانية. استخدم التحية المناسبة لبدء بريدك الإلكتروني
حاول استخدام التحية الرسمية العادية عندما تبدأ في كتابة رسالتك. إذا كنت تتواصل مع مسؤول عام أو فرد مميز آخر لم تقابله من قبل ، فاستخدم لقبه الكامل في العنوان. إذا كنت تتصل بزميل في العمل أو رئيس ، فاستخدم كلمات تشريفية مثل "Mr." أو "Mrs." أو "Mx." أو "Miss". كقاعدة عامة ، حاول استخدام تحيات مثل "عزيزي" و "مرحبًا" و "مرحبًا" لبدء بريدك الإلكتروني.
- إذا كنت تخاطب مكتبًا عامًا أو مجموعة بدلاً من فرد ، فاستخدم "إلى من يهمه الأمر" بدلاً من ذلك.
-
على سبيل المثال ، إذا كنت تتواصل مع رئيسك في العمل ، فحاول صياغة التحية على النحو التالي:
عزيزي السيد جاكسون ،
أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة! أردت التواصل معك فيما يتعلق بعقد اجتماع محتمل.
الخطوة الثالثة. عرّف عن نفسك إذا كنت تقابل شخصًا غريبًا تمامًا
خصص فقرتك الأولى لمقدمة موجزة إذا كنت تكتب إلى مسؤول عام أو شخص آخر لم تقابله من قبل. ركز على اسمك ومنصبك واتصالك المهني ، حتى يعرف المستلم من أنت ولماذا تتواصل معه. إذا كنت تتصل بشخص تعرفه بالفعل ، مثل رئيسك أو زميلك في العمل ، فلا تشعر بأنك ملزم بتضمين فقرة تمهيدية.
- يجب ألا تستغرق المقدمة وقتًا طويلاً لقراءتها.
-
جرب كتابة شيء مثل هذا:
عزيزي السيدة أتكينز ،
اسمي سارة كليمنت ، وأنا أعمل في ملجأ مقاطعة جونز للحيوانات.
الخطوة 4. وصف سبب الاجتماع وأهميته العامة
في بداية الرسالة الإلكترونية (بعد المقدمة ، إذا اخترت تضمين واحدة) ، حدد نوع الاجتماع الذي ترغب في عقده مع المستلم ، وما إذا كان سيكون رسميًا أم غير رسمي. بمجرد أن تشرح الغرض من الاجتماع ، توسع في شرح سبب أهمية الاجتماع للمهمة التي تحاول إكمالها. حاول أن تبقي شرحك موجزًا ، فقد لا يكون لدى المستلم الكثير من الوقت لتصفح بريدك الإلكتروني.
على سبيل المثال ، حاول كتابة شيء مثل هذا: "هل يمكنك مقابلتي الأسبوع المقبل لمناقشة حملة التبني القادمة؟ نظرًا لأنك المستشار المالي الحالي لمأوى الحيوانات ، أعتقد أنه يمكنك تقديم الكثير من الأفكار حول ميزانية عمل المنظمة لهذا الحدث"
الخطوة 5. اقترح مكانًا ووقتًا محتملين لاجتماعك
حاول التفكير في مكان معروف ويسهل وصول المستلم إليه. إذا كنت تعمل في نفس المبنى أو الموقع العام مثل الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني ، فتحقق مما إذا كان بإمكانك الاجتماع أثناء استراحة الغداء. إذا كنت أنت والمتلقي لا تعيشان أو تعملان في مكان قريب ، فحاول اقتراح مطعم أو منطقة عامة أخرى يمكنك الالتقاء بها. بالإضافة إلى ذلك ، اذكر نطاقًا من المرات التي تناسبك ، حتى يتمكن المستلم من إخبارك بمدى توفره بسهولة أكبر.
- إذا كان لديكما جداول زمنية مشغولة ، ففكر في جدولة اجتماع عبر الهاتف أو مؤتمر الفيديو.
- على سبيل المثال ، اكتب مشروعًا كالتالي: "هل ستتمكن من التأرجح بجوار مأوى الحيوانات في وقت ما هذا الأسبوع؟ سأكون في مكتب الاستقبال كل يوم من الساعة 9 إلى 5."
الخطوة 6. اطلب من المستلم الرد على رسالتك
نظرًا لأنك تقوم بجدولة حدث تقنيًا ، اطلب بأدب أن يرد المستلم مع ذكر مدى توفره. إذا كنت تتصل بشخص مشغول بشكل خاص ، فتذكر أنه قد يستغرق يومًا أو يومين للرد. الى الخلف.
على سبيل المثال ، قل شيئًا مثل هذا: "إذا كان بإمكانك إخباري بتواجدك في الأسبوع المقبل ، فسأكون ممتنًا حقًا!"
الخطوة 7. استخدم لغة الإغلاق الودية عند إنهاء البريد الإلكتروني
قم بصياغة جملة ختامية تعيد صياغة الغرض من بريدك الإلكتروني ، بحيث يفهم المستلم بوضوح الغرض من الاجتماع. استخدم نغمة ودية للتوقيع على بريدك الإلكتروني ، باستخدام عبارات مثل "مع خالص الشكر" أو "شكرًا لك" أو "مع أطيب التمنيات". بعد كتابة التوقيع ، اترك توقيعًا أسفل اسمك ، والذي يعيد تأكيد منصبك أو وظيفتك الحالية.
- تلبية لغتك للمتلقي. إذا كنت تتحدث إلى زميل في العمل ، فإن تسجيل الخروج مثل "أراك قريبًا" سيكون منطقيًا أكثر من "مع احترامك". إذا كنت تتصل بالرئيس ، فإن عبارة "مع خالص الشكر" أو "مع أطيب التمنيات" ستكون أكثر ملاءمة من تسجيل الخروج غير الرسمي مثل "أراك".
-
على سبيل المثال ، اكتب شيئًا مثل هذا:
أتطلع إلى لقائكم قريبًا ، لأنني أريد أن تكون حملة التبني هذه ناجحة قدر الإمكان.
بإخلاص،
سارة كليمنت
منسق الأنشطة ، ملجأ مقاطعة جونز للحيوانات
الخطوة 8. قم بتضمين أي مرفقات ذات صلة تتعلق بالاجتماع
أرفق أي مستندات أو جداول بيانات أو ملفات أخرى ذات صلة يمكن أن تساعد في تحضير المستلم للاجتماع. إذا كنت تتواصل مع شخص ما فيما يتعلق بموضوع معقد ، فقم بتضمين أي كتيبات أو أوراق بيانات مطلوبة لمساعدة المستلم في فهم موضوع الاجتماع.
على سبيل المثال ، إذا كنت تناقش تغييرات الميزانية لحدث قادم ، فقد ترغب في تضمين جدول بيانات لميزانية العام السابق
الخطوة 9. استخدم لغة احترافية وقواعد مناسبة في جميع أنحاء البريد الإلكتروني
راجع رسالتك بحثًا عن أي أخطاء نحوية واضحة وأخطاء إملائية ، بحيث تبدو مسودتك النهائية مصقولة ونظيفة قدر الإمكان. بالإضافة إلى ذلك ، قم بإزالة أي اختصارات أو لغة عامية تجعل الرسالة تبدو غير رسمية أو أكثر صعوبة في الفهم. إذا كانت المسودة النهائية لا تبدو احترافية ، فقد لا يأخذ المستلم طلبك على محمل الجد.
بينما يمكن أن تكون الرموز التعبيرية ممتعة في استخدامها في النصوص ورسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية ، يجب ألا تستخدمها لطلب اجتماع
طريقة 2 من 2: المتابعة مع المستلم
الخطوة الأولى. قم بصياغة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة إذا لم يقم المستلم بالرد عليك في غضون 3-5 أيام
امنح المستلم بضعة أيام لقراءة طلبك والرد عليه. إذا لم تتلق ردًا خلال أسبوع عمل ، فأرسل إلى الشخص بريدًا إلكترونيًا سريعًا لتذكيره بأنك تنتظر الرد. شدد على أنك ممتن لإتاحة الفرصة لك لمقابلتهما ، وأنك ممتن لوقتهما.
- تعد مكالمات المتابعة أيضًا وسيلة فعالة للتواصل مع الشخص الذي تحاول مقابلته.
- على سبيل المثال ، قم بصياغة شيء مثل هذا: "أردت فقط المتابعة معك فيما يتعلق بطلب الاجتماع الخاص بي. عندما يكون لديك وقت فراغ ، هل يمكن أن تخبرني بتوافرك للاجتماع في وقت ما من الأسبوع المقبل؟"
الخطوة 2. حدد تفاصيل الاجتماع في رسالة بريد إلكتروني إضافية
تفاوض مع جدول الشخص الآخر بمجرد الرد. سجل ملاحظات حول مدى توفر الشخص الآخر ، وأكد موعد الاجتماع في تاريخ تكون فيهما متاحًا. حاول تأكيد التاريخ والوقت خلال رسالة أو رسالة بريد إلكتروني واحدة لتجنب أي تشويش أو فوضى في بريدك الوارد.
- حاول أن تكون مرنًا قدر الإمكان. إذا كنت تتواصل مع شخص مشغول ، فقد لا يتمكن من مقابلتك على الفور.
- لا تحدد موعدًا لاجتماع في اللحظة الأخيرة. إذا كان المستلم مشغولاً ، فقد لا تتمكن من الاتفاق على موعد للقاء.
الخطوة 3. إرسال تذكير أو تأكيد قبل أيام قليلة من الاجتماع
إذا كنت ترغب في أن تكون مستعدًا بشكل إضافي قبل الاجتماع المجدول ، فحاول إرسال بريد إلكتروني للتأكيد إلى المستلم كتذكير. لا تجعل هذه الرسالة الإلكترونية طويلة جدًا ، وبدلاً من ذلك ، اذكر اليوم والوقت والمكان الذي تخطط للاجتماع فيه للتأكد مرة أخرى من أن الاجتماع لا يزال قائمًا كما هو مقرر.
-
على سبيل المثال ، اكتب شيئًا مثل هذا:
أردت فقط أن أؤكد أننا ما زلنا نجتمع يوم 17 مايو في تمام الساعة 11 صباحًا في ملجأ مقاطعة جونز للحيوانات.
