يعد البريد الإلكتروني الآن أحد أكثر أشكال الاتصال شيوعًا ، إلى جانب الرسائل النصية والمكالمات الهاتفية وتطبيقات المراسلة الفورية. لقد كان التعامل مع البريد الإلكتروني أمرًا شائعًا لدرجة أن العديد من الأشخاص نسوا كيفية إنشاء بريد إلكتروني بشكل صحيح. يعكس البريد الإلكتروني جيد التكوين الاحتراف والإخلاص في الرسالة التي ينقلها ، لذلك من الضروري للغاية أن يعرف المرء كيفية تنسيق رسالة بريد إلكتروني.
خطوات
الخطوة 1. اكتب موضوع بريدك الإلكتروني
يعمل سطر الموضوع لرسالة البريد الإلكتروني بمثابة ملخص قصير لما تدور حوله الرسالة. يجب أن يكون سطر الموضوع واضحًا وموجزًا بحيث يمكنه إعطاء المستلم فكرة عن موضوع رسالتك الإلكترونية في بضع كلمات بسيطة.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب إلى شخص ما عن بعض الأعمال ، فلا تعقد سطر الموضوع مع الكثير من التفاصيل مثل "أحب السيارة التي تقودها. أنا أحب لونها الأزرق والعجلات رائعة ".
- اذكر بوضوح دافعك مباشرة في سطر الموضوع. على سبيل المثال: "المشتري المهتم لسيارة سيدان الزرقاء".
الخطوة الثانية. قم بتضمين التحية المناسبة
لا تبدأ البريد الإلكتروني فورًا بما تريد قوله. قم بتضمين التحية الشائعة مثل "تحياتي" أو "يوم جيد". لن ترغب في أن يصعد شخص عشوائي ويتحدث إليك على الفور دون أن يرحب بك ، أليس كذلك؟ إنه نفس الشيء بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني.
لجعل التحية أكثر خصوصية ، قم بتضمين اسم عائلة المستلم في التحية الخاصة بك
الخطوة 3. اكتب نص رسالتك
اعتمادًا على نوع الرسالة التي تكتبها والجهة التي ترسلها إليها ، يمكنك كتابتها كيفما تشاء.
- إذا كنت تكتب إلى شخص قريب منك ، فيمكنك جعل بريدك الإلكتروني يبدو شخصيًا ؛ ولكن إذا كنت تكتب خطاب عمل ، فأنت بحاجة إلى جعل البريد الإلكتروني احترافيًا قدر الإمكان.
- تحتاج أيضًا إلى مراعاة تنسيق رسالتك. لا تستخدم أنماط وأحجام وتنسيقات خطوط يصعب قراءتها ، وتجنب استخدام الأحرف الكبيرة. تشبه الأحرف الكبيرة ، في العالم الرقمي ، الصراخ.
الخطوة 4. ضمّن ملاحظة ختامية
لا تنهي بريدك الإلكتروني فقط حيث تنتهي رسالتك. اكتب ملاحظات ختامية مثل "مع خالص الشكر" أو "مع أطيب التحيات" أو أي شيء تعتقد أنه سيكون أفضل مع البريد الإلكتروني الذي تكتبه.
يجب أن تسير الملاحظات الختامية بشكل جيد مع بريدك الإلكتروني. لماذا ا؟ لأنه إذا كنت تكتب رسالة عمل ، فلن ترغب في كتابة "Lovingly your yours" كملاحظات ختامية لرسالتك ؛ سيكون من غير المناسب
الخطوة 5. أضف توقيعًا
على الرغم من أن عنوان بريدك الإلكتروني يتضمن بالفعل اسمك في كل بريد إلكتروني ترسله ، فلا يزال من المستحسن أن تقوم بتضمين توقيع مع كل رسالة تقوم بإنشائها. يمكن أن تكون التوقيعات مجرد نص عادي أو صور (مثل الشعارات وعلامات العلامات التجارية وما إلى ذلك) إذا كنت تريد أن تكون مبدعًا.
استخدم خيار التوقيع لأي بريد ويب أو تطبيق عميل بريد إلكتروني لديك لإنشاء توقيعك الخاص
نصائح
- بصرف النظر عن تنسيق رسائل البريد الإلكتروني ، يجب عليك أيضًا استخدام عناوين بريد إلكتروني مسماة بشكل صحيح. لا بأس من مراسلة صديق طفولتك باستخدام "[email protected]" ، ولكنها ليست فكرة رائعة عندما ترسل رسائل بريد إلكتروني متعلقة بالعمل إلى رئيسك في العمل.
- استخدم آداب الإنترنت المناسبة عند إنشاء رسائل البريد الإلكتروني. لا ترسل رسائل بريد عشوائي أو رسائل إلى جهات اتصال غير معروفة.
- تحقق دائمًا من رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل إرسالها لتجنب إرسال رسائل متعددة إلى مستلم واحد. يمكن وضع علامة على رسائلك كرسائل غير مرغوب فيها إذا قمت بذلك.
