تعلمك مقالة ويكي هاو هذه كيفية أتمتة الإبلاغ عن البيانات في Microsoft Excel. بالنسبة للبيانات الخارجية ، سيعلمك هذا المقال كيفية الاستعلام عن التقارير وإنشائها من أي مصدر بيانات خارجي (MySQL ، Postgres ، Oracle ، إلخ) من داخل ورقة العمل الخاصة بك باستخدام ملحقات Excel التي تربط ورقة العمل بمصادر البيانات الخارجية.
بالنسبة للبيانات المخزنة بالفعل في ورقة عمل Excel ، سنستخدم وحدات الماكرو لإنشاء التقارير وتصديرها في مجموعة متنوعة من أنواع الملفات بضغطة مفتاح واحد. لحسن الحظ ، يأتي Excel مزودًا بمسجل خطوات مدمج مما يعني أنك لن تضطر إلى ترميز وحدات الماكرو بنفسك.
خطوات
الطريقة 1 من 2: للبيانات الموجودة بالفعل في Excel
الخطوة الأولى. إذا كانت البيانات التي تريد الإبلاغ عنها مخزنة بالفعل ومحدثة وصيانتها في Excel ، فيمكنك أتمتة إعداد التقارير عن سير العمل باستخدام وحدات الماكرو
وحدات الماكرو هي وظيفة مضمنة تسمح لك بأتمتة المهام المعقدة والمتكررة.
الخطوة 2. افتح برنامج Excel
انقر نقرًا مزدوجًا (أو انقر إذا كنت تستخدم جهاز Mac) على رمز تطبيق Excel ، الذي يشبه علامة "X" بيضاء على خلفية خضراء ، ثم انقر مصنف فارغ في صفحة القوالب.
- على جهاز Mac ، قد تضطر إلى النقر فوق ملف ثم انقر فوق مصنف جديد فارغ في القائمة المنسدلة الناتجة.
- إذا كان لديك بالفعل تقرير Excel تريد تشغيله تلقائيًا ، فستقوم بدلاً من ذلك بالنقر نقرًا مزدوجًا فوق ملف التقرير لفتحه في Excel.
الخطوة الثالثة. أدخل بيانات جدول البيانات إذا لزم الأمر
إذا لم تكن قد أضفت تسميات الأعمدة والأرقام التي تريد أتمتة النتائج الخاصة بها ، فقم بذلك قبل المتابعة.
الخطوة 4. قم بتمكين علامة التبويب Developer
بشكل افتراضي ، مطور لا تظهر علامة التبويب في الجزء العلوي من نافذة Excel. يمكنك تمكينه عن طريق القيام بما يلي وفقًا لنظام التشغيل الخاص بك:
- Windows - انقر فوق ملف ، انقر خيارات ، انقر تخصيص الشريط على الجانب الأيسر من النافذة ، حدد مربع "المطور" في الجانب الأيمن السفلي من النافذة (قد يتعين عليك التمرير لأسفل أولاً) ، ثم انقر فوق نعم.
- ماك - انقر اكسل ، انقر التفضيلات … ، انقر الشريط وشريط الأدوات ، حدد مربع "المطور" في قائمة "علامات التبويب الرئيسية" ، ثم انقر فوق يحفظ.
الخطوة 5. انقر المطور
يجب أن تكون علامة التبويب هذه الآن أعلى نافذة Excel. يؤدي القيام بذلك إلى إظهار شريط أدوات أعلى نافذة Excel.
الخطوة 6. انقر فوق تسجيل ماكرو
إنه في شريط الأدوات. سوف تظهر نافذة منبثقة.
الخطوة 7. أدخل اسمًا للماكرو
في مربع النص "اسم الماكرو" ، اكتب اسم الماكرو الخاص بك. سيساعدك هذا في تحديد الماكرو لاحقًا.
على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإنشاء ماكرو من شأنه أن يجعل مخططًا من البيانات المتوفرة لديك ، فيمكنك تسميته "مخطط 1" أو ما شابه
الخطوة 8. قم بإنشاء مجموعة مفاتيح اختصار للماكرو
اضغط على مفتاح Shift مع مفتاح آخر (على سبيل المثال ، مفتاح T) لإنشاء اختصار لوحة المفاتيح. هذا ما ستستخدمه لتشغيل الماكرو لاحقًا.
على جهاز Mac ، سينتهي الأمر بمجموعة مفاتيح الاختصار إلى ⌥ Option + Command ومفتاحك (على سبيل المثال ، ⌥ Option + ⌘ Command + T)
الخطوة 9. قم بتخزين الماكرو في مستند Excel الحالي
انقر فوق المربع المنسدل "تخزين الماكرو في" ، ثم انقر فوق هذا المصنف للتأكد من توفر الماكرو لأي شخص يفتح المصنف.
سيتعين عليك حفظ ملف Excel بتنسيق خاص ليتم حفظ الماكرو
الخطوة 10. انقر فوق "موافق"
يوجد في أسفل النافذة. سيؤدي القيام بذلك إلى حفظ إعدادات الماكرو ووضعك في وضع التسجيل. سيتم تسجيل أي خطوات تتخذها من الآن وحتى إيقاف التسجيل.
الخطوة 11. نفذ الخطوات التي تريد أتمتة
سيقوم Excel بتتبع كل نقرة وضغط مفتاح وخيار تنسيق تقوم بإدخاله وإضافته إلى قائمة الماكرو.
- على سبيل المثال ، لتحديد البيانات وإنشاء مخطط منها ، يمكنك تمييز البيانات الخاصة بك ، انقر فوق إدراج في الجزء العلوي من نافذة Excel ، انقر فوق نوع المخطط ، وانقر فوق تنسيق المخطط الذي تريد استخدامه ، وقم بتحرير المخطط حسب الحاجة.
- إذا كنت تريد استخدام الماكرو لإضافة قيم من الخلايا أ 1 عبر أ 12 ، يمكنك النقر فوق خلية فارغة ، واكتب = SUM (A1: A12) ، ثم الضغط على زر الإدخال ↵ Enter.
الخطوة 12. انقر فوق إيقاف التسجيل
إنه في مطور شريط أدوات علامة التبويب. سيؤدي هذا إلى إيقاف التسجيل وحفظ أي خطوات اتخذتها أثناء التسجيل كماكرو فردي.
الخطوة 13. احفظ ورقة Excel كملف ممكن بماكرو
انقر ملف ، انقر حفظ باسم ، وقم بتغيير تنسيق الملف إلى xlsm بدلا من xls. يمكنك بعد ذلك إدخال اسم ملف ، وتحديد موقع الملف ، والنقر فوق يحفظ.
إذا لم تقم بذلك ، فلن يتم حفظ الماكرو كجزء من جدول البيانات ، مما يعني أن الأشخاص الآخرين على أجهزة كمبيوتر مختلفة لن يتمكنوا من استخدام الماكرو الخاص بك إذا قمت بإرسال المصنف إليهم
الخطوة 14. قم بتشغيل الماكرو الخاص بك
اضغط على مجموعة المفاتيح التي قمت بإنشائها كجزء من الماكرو للقيام بذلك. يجب أن ترى جدول البيانات الخاص بك آليًا وفقًا لخطوات الماكرو.
يمكنك أيضًا تشغيل ماكرو بالنقر فوق وحدات الماكرو في ال مطور علامة التبويب ، واختيار اسم الماكرو الخاص بك ، والنقر يركض.
الطريقة 2 من 2: للبيانات الخارجية (MySQL ، Postgres ، Oracle ، إلخ)
الخطوة الأولى: قم بتنزيل البرنامج المساعد Kloudio's Excel من Microsoft AppSource
سيسمح لك هذا بإنشاء اتصال دائم بين قاعدة بيانات خارجية أو مصدر بيانات ومصنفك. يعمل هذا المكون الإضافي أيضًا مع جداول بيانات Google.
الخطوة الثانية. قم بإنشاء اتصال بين ورقة العمل ومصدر البيانات الخارجي الخاص بك عن طريق النقر فوق الزر + في بوابة Kloudio
اكتب تفاصيل قاعدة البيانات الخاصة بك (نوع قاعدة البيانات ، وبيانات الاعتماد) وحدد أي خيارات أمان / تشفير إذا كنت تعمل مع بيانات سرية أو بيانات الشركة.
الخطوة 3. بمجرد إنشاء اتصال بين ورقة العمل وقاعدة البيانات الخاصة بك ، ستتمكن من الاستعلام عن التقارير وإنشائها من البيانات الخارجية دون مغادرة Excel
أنشئ تقاريرك المخصصة من بوابة Kloudio ثم حددها من القائمة المنسدلة في Excel. يمكنك بعد ذلك تطبيق أي فلاتر إضافية واختيار معدل تكرار تحديث التقرير (بحيث يمكنك تحديث جدول بيانات المبيعات تلقائيًا كل أسبوع أو يوم أو حتى ساعة.)
الخطوة 4. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا إدخال البيانات في ورقة العمل المتصلة وتحديث البيانات لمصدر البيانات الخارجي
قم بإنشاء قالب تحميل من بوابة Kloudio وستتمكن من تحميل التغييرات يدويًا أو تلقائيًا في جدول البيانات إلى مصدر البيانات الخارجي.
فيديو - باستخدام هذه الخدمة ، قد تتم مشاركة بعض المعلومات مع YouTube
نصائح
- قم فقط بتنزيل ملحقات Excel من Microsoft AppSource ، ما لم تكن تثق بموفر الجهة الخارجية.
- يمكن استخدام وحدات الماكرو لأي شيء من المهام البسيطة (على سبيل المثال ، إضافة القيم أو إنشاء مخطط) إلى المهام المعقدة (على سبيل المثال ، حساب قيم الخلية ، وإنشاء مخطط من النتائج ، وتسمية المخطط ، وطباعة النتيجة).
- عند فتح جدول بيانات مع تضمين الماكرو الخاص بك ، قد تضطر إلى النقر فوق تمكين المحتوى في بانر أصفر أعلى النافذة قبل أن تتمكن من استخدام الماكرو.
تحذيرات
- يمكن استخدام وحدات الماكرو بشكل ضار (على سبيل المثال ، لحذف الملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك). لا تقم بتشغيل وحدات الماكرو من مصادر غير جديرة بالثقة.
- ستنفذ وحدات الماكرو حرفياً كل خطوة تقوم بها أثناء التسجيل. تأكد من عدم إدخال القيمة غير الصحيحة بطريق الخطأ ، أو فتح برنامج لا تريد استخدامه ، أو حذف ملف.
