البريد الإلكتروني ، مثل أشكال الاتصال الأخرى ، له آداب وبروتوكولات اجتماعية خاصة به. إذا كنت بحاجة إلى كتابة رسالة بريد إلكتروني تطلب منك الحصول على تعليقات في العمل أو المدرسة ، أو على مخطوطة مكتوبة ، فيجب أن تضع في اعتبارك الصياغة والتوقيت والهيكل عند صياغة بريدك الإلكتروني لجعله فعالاً قدر الإمكان. يمكن أن يساعدك التحلي بالأدب والدقة والالتزام في رسائل البريد الإلكتروني في الحصول على الملاحظات التي تحتاجها.
خطوات
الطريقة 1 من 4: طلب الملاحظات في العمل
الخطوة الأولى: خاطب أفضل شخص مؤهل للتعليق على عملك
في كثير من الأحيان سيكون هذا المدير فوقك مباشرة. في أي حال ، يجب أن تبدأ معهم ، أو بزميل أو زميل عمل أكبر. سيكون لديهم الخبرة لمساعدتك وإعطائك الملاحظات التي تحتاجها.
الخطوة 2. كن مؤدبًا ومتواضعًا في البريد الإلكتروني
يجب عليك اتباع المعايير في مكتبك لرسائل البريد الإلكتروني. يقطع التواضع شوطًا طويلاً في طلب التعليقات ، لكن لا تكن متواضعًا لدرجة أن رئيسك أو مديرك يعتقد أنك لا تعرف شيئًا عن وظيفتك. بدلاً من ذلك ، ضع إطارًا للأسئلة بطرق تُظهر تقدمك في مشروع أو مهمة. سيُعلم هذا المدير أنك لست جالسًا على يديك في انتظار التعليقات. ضع في اعتبارك أيضًا النصائح التالية.
- يمكنك أن تقول ، "كنت أعمل على العرض التقديمي ليوم غد عندما واجهت عقبة في التنسيق - لست متأكدًا مما إذا كنت أتبع معايير الشركة. لقد أرفقت العرض التقديمي. هل لديك أي اقتراحات للشكل؟ شكرا لكم على مساعدتكم مع هذا."
- لا تنس أن تشكرهم في البريد الإلكتروني.
الخطوة 3. كن محددًا في طلب التعليقات
يمكن أن يساعدك ذلك في تجنب التعليقات المفرطة في الاتساع والتي من غير المرجح أن تساعدك في عملك. تجنب الأسئلة بنعم أو لا ، إلا إذا لزم الأمر. بدلاً من ذلك ، ركز على أجزاء محددة من المشروع تحتاج إلى عمل. حاول ألا تقصف رئيسك أو زميلك في العمل بكل الأسئلة المحتملة التي قد تراودك حول وظيفتك دفعة واحدة.
- يمكنك أن تقول ، على سبيل المثال ، "لم أكن متأكدًا من كيفية المتابعة مع ملف Eastman. لم يرد العميل على رسائلي الإلكترونية ، وبما أنها مهمة ذات أولوية عالية ، فقد اعتقدت أنه من الأفضل إرسال بريد إلكتروني إليك لمعرفة ما يجب علي فعله ".
- إذا كنت تبحث عن المزيد من التعليقات العامة في شكل مراجعة أو تقرير ، فاطلب ذلك على وجه التحديد. كونك مهذبًا ومختصرًا ومحددًا بقدر ما تستطيع سيساعدك. على سبيل المثال ، يمكنك أن تطلب تقريرًا عن كفاءتك أو إبداعك. إذا كنت تطلب تعليقات من أولئك الذين يبلغونك ، فقد تحتاج إلى إجراء مسح مجهول الهوية.
نصيحة الخبراء
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
أليسون جاريدو ، PCC
مدرب مكان العمل
جرب طريقة KISS عندما تطلب ملاحظات عامة.
يعد نموذج KISS طريقة رائعة لمساعدة الأشخاص في إعطائك ملاحظات مناسبة وقابلة للتنفيذ. اسأل الشخص ،"
احتفظ ؟ ماذا علي تحسن ؟ ماذا علي بداية ؟ وماذا علي قف?"
الخطوة 4. أرسل بريدًا إلكترونيًا للشكر بمجرد الرد
إذا كانت التعليقات تشير إلى أنك بحاجة إلى الكثير من التحسين أو أن عملك ليس على قدم المساواة ، فتأكد من تضمين بيان موجز عن كيفية إصلاحه. امنح نفسك وقتًا لمعالجة مشاعرك قبل الرد فورًا.
تأكد من الرد خلال يوم أو يومين على الأكثر
الطريقة 2 من 4: طلب الملاحظات في المدرسة
الخطوة 1. عرّف نفسك
قد يكون لدى معلمك المئات من الطلاب ، خاصة إذا كانوا أستاذًا جامعيًا. ستحتاج إلى تضمين اسمك (الأول والأخير) ، وفصلك ، والقسم. إذا كنت لا تزال في المدرسة الثانوية ، فقد يعني هذا الفترة الزمنية أو الفترة الزمنية. بهذه الطريقة لن تضيع وقت المعلم في جعله يكتشف من أنت ، وسيقضي وقتًا أطول في الحصول على التعليقات التي تحتاجها.
الخطوة 2. اجعلها رسمية
يعاني الطلاب أحيانًا من هذا الأمر عند إرسال بريد إلكتروني إلى المعلمين لأول مرة. يمكنك أن تقول "مرحبًا دكتور سميث" أو "عزيزتي السيدة تورنر". إذا أرسل لك معلمك بريدًا إلكترونيًا ، فلا تكن أقل رسمية مما كانت عليه. حافظ على النغمة الاحترافية. بدلاً من ذلك أقول ، "مرحبًا ، ما رأيك في ورقتي؟ ليس الأمر الأعظم "، قل ،" لست متأكدًا من فهمي للمهمة. لدي بعض الأسئلة المحددة فيما يتعلق بالورقة ".
الخطوة 3. اجعلها مختصرة
لا تقلق بشأن شرح كل سياق أسئلتك ما لم يكن السياق ضروريًا لتلك الأسئلة. على سبيل المثال ، إذا كنت تطلب تعليقًا على تمديد محتمل ، فقد يحتاج معلمك إلى سياق ، ولكن إذا كنت تحاول ببساطة طرح سؤال حول مهمة ما ، فلا تخبرهم بالقصة حول كيف جعلك كلبك متأخرًا ولماذا أنت ترسل بريدًا إلكترونيًا الآن (ما لم يكن قريبًا جدًا من وقت المهمة) ، أو أي شيء آخر قد يكون غير ذي صلة بالمهمة المطروحة.
الخطوة 4. لا تنتظر لطلب التعليقات حتى الليلة التي تسبق الاختبار أو موعد الاستحقاق
ليس فقط أنه ليس من المرجح أن يقدم لك معلمك ملاحظات في هذا الموعد القريب ، بل من المحتمل أن يغضب لأنك انتظرت حتى اللحظة الأخيرة لمطالبتهم بالتعليقات. إذا كان يجب عليك إرسال أسئلة اللحظة الأخيرة ، فكن موجزًا ومحددًا واعتذرًا. ستزيد احتمالية رد المدرس ، بافتراض أنهم يرون البريد الإلكتروني في الوقت المناسب.
الخطوة 5. استخدم تنسيقات الملفات التي طلبها معلمك
في كثير من الأحيان ، سيخبرك المعلم في المنهج الدراسي عن تنسيقات الملفات التي سيقبلها للمهام أو في رسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، إذا حدد معلمك ملف.doc ، فلا ترسل ملف pdf أو.pages. إذا كنت غير متأكد ، يمكنك إرسال ملف.rtf أو.pdf ، أو ببساطة اسأل.
الخطوة السادسة: اطلب تعليقاتك على ورقة أو امتحان قمت بتسليمه بالفعل
تحتاج ببساطة إلى إرسال بريد إلكتروني إلى الأستاذ وأن تكون مهذبًا. إذا كان لدى الأستاذ ساعات عمل ، فيمكنك زيارتها أو تحديد موعد. يمكنك أن تقول ، "عزيزي الأستاذ سميث ، لم أحقق أداءً جيدًا في امتحاني كما توقعت. هل يمكنك مساعدتي في حل بعض الأخطاء التي ارتكبتها حتى أتمكن من تحسين أدائي في الاختبار التالي؟" يجب أن يستجيب أستاذك عادةً لمثل هذا الطلب.
طريقة 3 من 4: طلب ملاحظات على مخطوطة
الخطوة 1. أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص تعرفه أولاً
إذا كنت تريد تقييمًا يقظًا ، فإن أفضل شخص لتقديمه هو شخص تعرفه ، ويفضل أن يكون صديقًا أو زميلًا. عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص تعرفه للحصول على تعليقات ، تأكد من إرسال بريد إلكتروني إليه كما تفعل عادةً. إذا كنت تتصل بهم عادةً ، فمن المحتمل أن تفعل ذلك بدلاً من ذلك. لا ترسل المخطوطة في البريد الإلكتروني الأول ، إلا إذا كنت تعلم أنه من المحتمل أن يقولوا نعم (شخص قرأت له مخطوطة ، أو شخص عرض عليك قراءة مخطوطة لك).
يمكنك تضمين وصف موجز أو ملخص ، اعتمادًا على ما إذا كان الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني صديقًا أو زميلًا
الخطوة 2. إرسال بريد إلكتروني إلى خبير
إذا كنت حقًا بحاجة إلى مشورة الخبراء ، فأرسل بريدًا إلكترونيًا إلى خبير تعرفه واشرح مشروعك ولماذا تحتاج إلى ملاحظات. لا تكن إلحاحيًا ، ولكن تفضل بشكرهم على تفكيرهم ، وقل ، "أنا أفهم إذا لم يكن لديك الوقت لإعطائي ملاحظات." قد ترغب حتى في السؤال عما إذا كانوا يعرفون أي شخص لديه الوقت والخبرة ويمكنه مساعدتك إذا لم يستطع ذلك.
الخطوة الثالثة. لا ترسل مخطوطة بالبريد الإلكتروني إلى شخص ما
من المحتمل ألا يتم الرد على هذا ، ما لم تخبرهم على وجه التحديد أنك ستدفع مقابل مساعدتهم. إذا كانوا مؤلفين مشهورين ، فمن غير المرجح أن يردوا على مثل هذا البريد الإلكتروني لأنهم يتلقون الكثير من رسائل البريد الإلكتروني هذه. بدلاً من ذلك ، اسأل أصدقاءك وزملائك وأساتذتك وما إلى ذلك أولاً. من المرجح أن يكونوا قادرين على مساعدتك ، وعلى الأرجح يرغبون في مساعدتك.
الخطوة 4. كن محددًا بشأن ما تريده من ملاحظاتهم
إذا كنت تريد ردود فعل إيجابية فقط ، فأخبرهم بذلك. أخبرهم ما إذا كنت تريد ملاحظات مفصلة ، أو تعليقات محلية أو عالمية ، وما إذا كنت تريد ملاحظات جمالية أو نحوية أو هيكلية. يمكن أن يقطع هذا شوطًا طويلاً في مساعدة القارئ على معرفة ما تريد منه.
- لا يجب أن تكون التعليقات الإيجابية غير بناءة. إذا شرحوا سبب إعجابهم بما يحلو لهم ، فيمكنك معرفة الكثير عن مخطوطتك.
- إذا تلقيت تعليقات سلبية ، فامنح نفسك وقتًا للرد. إذا كانوا صديقك ، فمن المحتمل أنهم يريدون المساعدة فقط. إذا كانوا أستاذًا ، بغض النظر عن مدى شعورك بالغضب أو الانزعاج ، فلا يجب أن ترد بهذه الطريقة. بدلاً من ذلك ، اشكرهم على مساعدتهم ، وامض قدمًا. بعد مرور بعض الوقت ، قد تجد أن التعليقات كانت مفيدة ، حتى لو لم تكن الطريقة التي تم تسليمها بها غير مفيدة.
الخطوة 5. امنح القارئ وقتًا للرد
إذا طلبت تعليقًا تفصيليًا حول مخطوطة جديدة ، فلا تتوقع الحصول على تعليقات في غضون يوم أو حتى أسبوع. يستغرق تحرير مخطوطة بهذا الطول وقتًا. إذا كان لديك موعد نهائي تعمل عليه ، فأخبر القارئ بذلك. يمكنك أيضًا أن تسألهم ببساطة عما إذا كان بإمكانهم إجراء التعديلات بحلول تاريخ معين. تذكر أن لديهم حياتهم والتزاماتهم الخاصة.
الخطوة 6. اشكرهم على مساعدتهم
إذا كان صديقًا ، فقد ترغب في شرائه هدية مثل علبة من الشوكولاتة ، أو ببساطة رد الجميل في الوقت المناسب. إذا كان أستاذًا ، فقد ترغب في كتابة رسالة بريد إلكتروني شكر لإعلامهم بأنك تقدر عملهم ووقتهم. قد يؤدي نسيان شكر القارئ إلى الشعور بالاستغلال و / أو عدم التقدير ، وقد يقلل من احتمالية مساعدتك في المستقبل.
الطريقة 4 من 4: طلب التعليقات من العملاء
الخطوة 1. لا تسأل الكثير من الأسئلة
العملاء غارقون في الاستطلاعات من كل الأعمال التجارية إلى حد كبير. إذا كنت تريد التأكد من قيام العميل بحذف بريدك الإلكتروني تلقائيًا عند قراءته ، فاملأه بعدد كبير من الأسئلة. إذا كنت ترغب في إبقاء العميل مهتمًا ، اطرح سؤالًا أو سؤالين واترك الأمر عند هذا الحد.
الخطوة 2. اطرح أسئلة مفتوحة
بدلاً من استخدام أسئلة بنعم / لا ، اطرح سؤالاً للحصول على إجابات كاملة. بدلاً من أن تسأل ، "هل توصينا بصديق؟" ، اسأل "كيف تصفنا إلى صديق؟" يمنحك هذا النوع من الأسئلة مزيدًا من المعلومات في الإجابات أكثر من مجرد سؤال بنعم / لا.
الخطوة 3. دع العميل يعرف أنك ستعود إليه بسرعة
هذا يجعل العميل يشعر كما لو أن رأيه لن يذهب فقط إلى صندوق وارد عملاق ، حيث يمكن قراءته أو عدم قراءته أو النظر فيه. من المحتمل أيضًا أن تحصل على تعليقات أكثر صراحة ، إذا علموا أنك سترد.
عندما ترد ، كن صريحًا ومهنيًا. في ثقافة الإنترنت الفيروسية اليوم ، يمكنك تدمير سمعة الشركة في ثانية إذا كنت تستجيب بأي شيء آخر غير الاحتراف والإخلاص
الخطوة 4. لا تقم بتضمين الفلاش أو ميزات بطيئة التحميل الأخرى
إذا كان اتصال العميل بطيئًا ، فمن المحتمل أن يحذف البريد الإلكتروني فورًا عندما يرى أنه يفشل في التحميل. تذكر أن التعليقات غالبًا ما تكون أكثر أهمية بالنسبة لك منها.
الخطوة 5. استخدم خطًا وتنسيقًا مصممين جيدًا
تريد أن يبدو بريدك الإلكتروني نظيفًا واحترافيًا. من غير المحتمل أن يثير البريد الإلكتروني الذي يحتوي على رسومات رديئة أو خط هزلي بلا خط إعجاب عملائك. بدلاً من ذلك ، استخدم الخطوط القياسية مثل Times New Roman أو Arial إذا لم تكن متأكدًا من الخط ، واحتفظ بالرسومات الزائدة إلى الحد الأدنى.
الخطوة السادسة: تأكد من أن البريد الإلكتروني مناسب للجهاز
تنسيق العمود الواحد أكثر مرونة من التصميمات متعددة الأعمدة. ستحتاج أيضًا إلى التأكد من أن الخطوط الخاصة بك ليست صغيرة جدًا. ستحتاج إلى ظهور البريد الإلكتروني بشكل مميز على أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف والأجهزة اللوحية. مع قيام الكثير من الأشخاص بفحص بريدهم الإلكتروني على هواتفهم ، من الضروري تنسيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وفقًا لذلك.
تعليمات كتابة البريد الإلكتروني
أشياء يجب تضمينها في رسالة بريد إلكتروني تطلب ملاحظات
أشياء يجب تجنبها في رسالة بريد إلكتروني تطلب فيها تعليقات
طلب تعليقات بريد إلكتروني مشروح
فيديو - باستخدام هذه الخدمة ، قد تتم مشاركة بعض المعلومات مع YouTube
نصائح
- لا تغضب الناس من أجل الحصول على آرائهم.
- الحفاظ على آداب البريد الإلكتروني المناسبة للموقف.
- القليل من التواضع يقطع شوطا طويلا.
