بطبيعته ، البريد الإلكتروني ليس رسميًا مثل كتابة الرسائل. ومع ذلك ، ستظل لديك أوقات تحتاج فيها إلى أن تكون أكثر رسمية في كتابة بريدك الإلكتروني. فكر في هوية المتلقي ، ثم اختر التحية المناسبة للموقف. بمجرد معرفة ذلك ، يمكنك الانتقال إلى تنسيق التحية وكتابة الجمل الافتتاحية.
خطوات
جزء 1 من 3: اعتبار المتلقي
الخطوة الأولى: قرر إلى أي مدى يجب أن تكون رسميًا
حتى إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا "رسميًا" ، فإن مدى رسمية هذا البريد الإلكتروني يعتمد على الشخص الذي يستلمه. على سبيل المثال ، لن تستخدم نفس المستوى من الشكليات عند كتابة أستاذ كما تفعل عند التقدم لوظيفة.
عندما تتصل بشخص ما لأول مرة ، من الأفضل أن تكون رسميًا أكثر مما تحتاج ، فقط لتكون في الجانب الآمن
الخطوة 2. ابحث عن اسم الشخص
قم ببعض البحث لاستكشاف اسم الشخص إذا كنت لا تعرفه بالفعل. إن معرفة اسم الشخص يجعل التحية تبدو أكثر أناقة ، حتى أثناء استخدام تقنيات رسمية لبريدك الإلكتروني.
الخطوة 3. اتبع قيادة الشخص
إذا كان الشخص قد أرسل إليك بريدًا إلكترونيًا بالفعل ، فلا بأس من نسخ أسلوب الترحيب الخاص به. على سبيل المثال ، إذا استخدموا "مرحبًا" واسمك الأول ، فمن المقبول الرد بنفس الأسلوب ، باستخدام "مرحبًا" والاسم الأول للشخص عند توجيه البريد الإلكتروني.
جزء 2 من 3: اختيار تحية
الخطوة الأولى: التراجع عن "عزيزي
"عزيزي" (متبوعًا باسم الشخص) هو وضع الاستعداد القديم لسبب ما. إنه رسمي دون أن يكون خانقًا ، ولأنه يستخدم كثيرًا ، غالبًا ما يصبح غير مرئي في التحية ، وهو أمر جيد. أنت لا تريد أن تظهر تحياتك لأنها غير مناسبة.
الخطوة الثانية: جرب "تحياتي" عندما لا تعرف اسم الشخص
التحية عبارة عن تحية رسمية نسبيًا يمكنك استخدامها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، خاصة إذا كنت لا تعرف اسم الشخص. ومع ذلك ، من الأفضل دائمًا معرفة اسم الشخص إن أمكن.
يمكنك أيضًا استخدام "إلى من يهمه الأمر" إذا كان البريد الإلكتروني رسميًا بشكل خاص ولا تعرف اسم الشخص. ومع ذلك ، يمكن أن تكون هذه التحية منفرة لبعض الناس
الخطوة الثالثة. ضع في اعتبارك "مرحبًا" أو "مرحبًا" في رسائل البريد الإلكتروني الأقل رسمية
تميل رسائل البريد الإلكتروني إلى أن تكون أقل رسمية من الرسائل بشكل عام ، لذا يمكنك الابتعاد عن شيء مثل "مرحبًا" في رسالة بريد إلكتروني رسمية إلى حد ما. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى أستاذك ، خاصةً الشخص الذي تتفاعل معه بالفعل ، فيجب أن تعمل كلمة "مرحبًا" أو "مرحبًا" بشكل جيد.
الخطوة 4. تخطي "Hey
بينما قد تكون كلمة "Hi" مقبولة في رسالة بريد إلكتروني شبه رسمية ، إلا أن "Hey" ليست كذلك على الأرجح. إنها تحية غير رسمية للغاية ، حتى في الكلام ، لذا يجب تجنبها في أي نوع من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية. حتى إذا كنت تعرف رئيسك في العمل بشكل جيد إلى حد ما ، على سبيل المثال ، ربما يكون من الأفضل تخطي "مرحبًا" عند إرسال بريد إلكتروني إليهم.
الخطوة 5. استخدم عنوانًا بدلاً من الاسم عند الضرورة
في بعض الأحيان ، عندما تكتب إلى شخص ما ، فأنت تعرف فقط لقبه داخل الشركة أو المؤسسة. في هذه الحالة ، يمكنك فقط تسمية الشخص بدلاً من اسم الشخص ، مثل "Dear Hiring Manager" أو "Dear Hiring Committee" أو "Dear Professor".
الخطوة 6. أضف كلمة الشرف الخاصة بالشخص لجعلها أكثر رسمية
عند الإمكان ، أضف "السيد" أو "السيدة" أو "الدكتور" أو "الأستاذ" قبل اسم الشخص لجعله أكثر رسمية. أيضًا ، استخدم الاسم الأخير للشخص أو الاسم الكامل ليكون أكثر رسمية ، بدلاً من مجرد الاسم الأول للشخص.
جزء 3 من 3: تنسيق وبدء البريد الإلكتروني
الخطوة 1. ضع التحية على السطر الأول
يجب أن يكون السطر العلوي هو التحية التي اخترتها ، متبوعة باسم الشخص. استخدم عنوانًا للشخص عندما يكون ذلك ممكنًا ، مثل السيد أو السيدة أو د. ، متبوعًا بالاسم الأول والأخير.
الخطوة 2. استخدم فاصلة
بشكل عام ، ستستخدم فاصلة بعد التحية. في الرسائل الرسمية ، يمكنك استخدام النقطتين ، لكن هذا عادة ما يكون رسميًا جدًا بالنسبة إلى البريد الإلكتروني ، حتى لو كان رسميًا. تكفي الفاصلة في معظم الحالات ، على الرغم من أنك قد تستخدم النقطتين إذا كنت تكتب خطاب تغطية في رسالة بريد إلكتروني.
الخطوة 3. انتقل إلى السطر التالي
يتم وضع التحية على سطر خاص في الجزء العلوي ، لذلك بمجرد كتابتها ، اضغط على مفتاح العودة للانتقال إلى السطر التالي. إذا كنت تستخدم فواصل الأسطر بدلاً من المسافات البادئة لعمل فقرات ، فستحتاج إلى ترك سطر فارغ بين التحية والفقرة الأولى.
الخطوة 4. قدم نفسك في الجملة الافتتاحية ، إذا لزم الأمر
إذا كنت تكتب شخصًا ما لأول مرة ، فيجب عليك تقديم مقدمة ، حتى لو كنت تعرف الشخص في الحياة الواقعية. إن إعطاء فكرة للشخص الذي أنت عليه يشجعه على مواصلة القراءة.
- على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "اسمي جيسيكا هيلز ، وأنا مدير التسويق لشركة XYZ." يمكنك أيضًا تضمين كيف تعرف الشخص: "اسمي روبرت سميث ، وأنا في صف التسويق (التسويق 101 الذي يلتقي يومي الثلاثاء والخميس ظهرًا)."
- إذا كنت تعرف الشخص بالفعل وكتبته من قبل ، فيمكنك استخدام الجملة الأولى كتحية. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "شكرًا لك على عودتك إليّ بهذه السرعة" أو "أتمنى أن تكون بخير."
الخطوة 5. ندخل في صلب الموضوع
تحتاج معظم رسائل البريد الإلكتروني الرسمية إلى الوصول إلى صلب الموضوع بسرعة. هذا يعني أن الجملة الأولى أو الثانية يجب أن تقدم سبب الكتابة إلى المستلم. تذكر أن تكون موجزًا قدر الإمكان عند وصف هدفك.
