قد تكون كتابة رسالة بريد إلكتروني ودية للتذكير أمرًا صعبًا. لا تريد أن تبدو انتهازيًا أو غير صبور ، ولكن من المهم إيصال رسالتك. قم بتعيين نغمة ودية في بريدك الإلكتروني مع التحيات والتعبيرات الناعمة. قم بتغطية متطلبات البريد الإلكتروني للتذكير حتى يعرف المستلم ما تريده بوضوح. تأكد من وجود بريد إلكتروني خالٍ من الأخطاء حتى لا تصادفك على أنه ودود فحسب ، بل احترافي أيضًا.
خطوات
جزء 1 من 3: ضبط نغمة ودية
الخطوة 1. رحب بالمستلم
في مواقف العمل ، قد تضطر إلى استخدام تحية قياسية ، مثل "عزيزي فلان." ومع ذلك ، أصبحت رسائل البريد الإلكتروني الشخصية أكثر فأكثر قياسية. تتضمن بعض تحيات البريد الإلكتروني التي يمكن أن تساعدك على إضفاء طابع ودي من البداية ما يلي:
- مرحبًا جون
- أهلا
- وقت طويل لا رؤية
- مهلا!
الخطوة 2. قم بالإشارة إلى اتصالك بالمستلم
إذا التزمت فقط بالتذكير ، فقد تظهر رسالتك على أنها باردة. قم بالإشارة إلى علاقتك الشخصية بالمتلقي من خلال تضمين عبارات تعكس صداقتك وخبراتك المشتركة. قد تشمل هذه:
- كيف حال المدرسة؟
- كيف حالك يا صديقي؟
- لقد قضيت وقتًا رائعًا معك في نهاية الأسبوع الماضي.
- متى كانت آخر مرة تحدثنا فيها قبل شهر؟
- كانت تلك الرحلة التي قمنا بها معًا بمثابة انفجار! سيتعين علينا القيام بذلك مرة أخرى قريبًا.
الخطوة 3. خفف من تعابير تعبيراتك
هذا مهم بشكل خاص لجزء التذكير من البريد الإلكتروني. إذا مر وقت طويل منذ أن كنت على اتصال بالمتلقي ، فقد يكون من المناسب تقديم اعتذار بسيط أو عذر للتواصل فقط من أجل التذكير. تتضمن بعض الأمثلة على التعبيرات المخففة ما يلي:
- أعلم أنه قد مر وقت طويل منذ أن تحدثنا ، لكنني أردت أن أذكرك بـ …
- كانت الأمور محمومة للغاية مع المولود الجديد ، فقط تذكرت أن أذكرك …
- أعلم أنك كنت مشغولاً ، لذا لم أرغب في مضايقتك ، لكني أردت إرسال تذكير …
الخطوة 4. كن مؤدبًا
إذا كان التذكير مهمًا ، فمن السهل أن يكون قويًا جدًا. ضع في اعتبارك أن المستلم لديه أشياء تحدث في حياته. تذكر أن تقول "من فضلك" و "شكرًا لك" والتعبيرات المماثلة أيضًا. يمكنك تضمين عبارات مهذبة مثل:
- آسف على إزعاجك ، لكني أردت التأكد …
- إذا كان بإمكانك الرد على هذا البريد الإلكتروني في أقرب وقت ممكن …
- نشكرك على الوقت الذي أمضيته في قراءة أي رد على هذا التذكير. أنا أقدر ذلك.
- سوف أتطلع إلى ردكم.
جزء 2 من 3: تغطية الضرورات
الخطوة 1. استخدم سطر الموضوع
ليس عليك كتابة سطر موضوع ذكي. ستكون الأمور الواضحة والدقيقة مفيدة للغاية. سيسمح ذلك للمستلم بمعرفة الغرض من البريد الإلكتروني في لمحة. قد تتضمن بعض الخيارات الشائعة لتذكير البريد الإلكتروني الودود ما يلي:
- تسجيل الدخول
- تذكير سريع حول …
- رحلة / حدث قادم / إلخ.
- عدد الموظفين للرحلة / الحدث / إلخ.
الخطوة 2. تذكر تضمين التذكير
عندما تحاول جاهدًا أن تكون ودودًا ومهذبًا ، فقد يكون من السهل ترك شيء مهم ، مثل التذكير الفعلي. ضع تذكيرك بالقرب من بداية البريد الإلكتروني ، بعد فترة وجيزة من الترحيب واتصال شخصي موجز. على سبيل المثال:
-
أهلا،
لقد مرت فترة منذ أن تحدثنا يا بن. كيف حالك زوجتك واطفالك؟ أبقاني مشغولاً للغاية ، لكنني أردت أن أتحقق معك بشأن …"
-
مهلا!
جدتي ، كنت أنوي إرسال رسالة لك. آسف لقد كنت مشغولا جدا. أردت فقط أن أذكرك بموعد الغداء …"
الخطوة 3. استخدم لغة موجزة
من الصحيح عمومًا أن اللغة المهذبة تستخدم تعبيرات أطول. على سبيل المثال ، قد تكون عبارة "اعمل بجد" أكثر لطفًا مثل "قد تكون فكرة جيدة إذا كنت ستعمل بجدية أكبر". على الرغم من كونها مهذبة ، إلا أن هذه التعبيرات الطويلة يمكن أن تجعل تركيز بريدك الإلكتروني أمرًا صعبًا.
استخدم بنية مبسطة لبريدك الإلكتروني. قد يبدو هذا مثل: التحية (فتح) ← اتصال شخصي ← تذكير ← وداع (إغلاق)
الخطوة 4. تحرير المعلومات غير الضرورية
لكل جملة وكل جزء من كل جملة ، اسأل نفسك ، "هل هذا ضروري؟" في بعض الحالات ، قد تعني كلمة "ضروري" شيئًا واسعًا مثل "إنه ضروري حتى لا يبدو بريدي الإلكتروني باردًا". قم بإزالة الأجزاء غير الضرورية من البريد الإلكتروني.
بشكل عام ، يمكن إزالة الظروف (مثل "جدًا" و "حقًا" و "حقًا" و "للغاية" و "بالتأكيد") لجعل رسالتك أكثر إيجازًا
الخطوة 5. أغلق البريد الإلكتروني بتوديع
"الوداع" هي كلمة منبثقة تعني "الوداع". تتضمن التعبيرات التعبيرات مثل "الأفضل" و "التحيات" و "المخلصين لك" و "المخلصين." يجب أن يتبع توقيعك توديعك. ومع ذلك ، قد تظهر هذه الوعود المشتركة على أنها غير شخصية. يمكنك تجربة شيء مثل:
- صديقك
- هتافات
- أتمنى لك كل خير
- أتمنى لك يوما عظيما
- علامة ، أنت عليه
- أتطلع للسماع منك
جزء 3 من 3: التأكد من خلو البريد الإلكتروني من الأخطاء
الخطوة 1. تدقيق البريد الإلكتروني الخاص بك
حتى إلقاء نظرة خاطفة على بريدك الإلكتروني مرة أو مرتين بسرعة سيقضي على العديد من الأخطاء البسيطة التي ربما تكون قد تسللت أثناء كتابتها. بعد الانتهاء من الكتابة ، قم بمراجعة البريد الإلكتروني الخاص بك من أجل التدقيق الإملائي والنحوي.
- تحتوي العديد من خدمات البريد الإلكتروني على مدقق نحوي وإملائي مجاني. ستعتمد جودة هذه على مزود البريد الإلكتروني الخاص بك. في بعض الحالات ، قد لا تكون هذه المدققات دقيقة للغاية.
- تذكر أن تتحقق من سطر الموضوع الخاص بك ، والترحيب الخاص بك ، والتوديع (الختام). من السهل أن تتجاهل هذه الأمور وتركز فقط على جسم بريدك الإلكتروني.
الخطوة 2. اقرأ بريدك الإلكتروني بصوت عالٍ
إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا مهمًا ، أو إذا كنت تريد حقًا أن تكون ودودًا أو مهذبًا بشكل خاص مع شخص ما ، فاقرأ بريدك الإلكتروني من البداية إلى النهاية بصوت عالٍ. هل تبدو حوارية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإن بريدك الإلكتروني جاهز للإرسال.
أعد كتابة الجمل أو المقاطع التي تبدو ثقيلة. استخدم أفضل حكم عند تقييم هذا. سيختلف هذا من شخص لآخر ، اعتمادًا على أسلوبك في التحدث
الخطوة 3. اطلب من شخص آخر الاطلاع على البريد الإلكتروني
بالنسبة للاتصالات المهمة ، مثل تلك المخصصة للعمل ، قد ترغب في أن يقوم شخص آخر بفحص التذكير قبل إرساله. إذا كنت قد كتبت بريدًا إلكترونيًا موجزًا ، فإن هذا يستغرق وقتًا قصيرًا ويمكن أن يساعد في اكتشاف حتى أصغر الأخطاء.
- تحقق من خدمة الرسائل عبر الإنترنت. أرسل رسالة إلى صديق عبر الإنترنت تسأله شيئًا مثل ، "مرحبًا ، هل يمكنك قراءة رسالة بريد إلكتروني قصيرة يجب أن أرسلها؟ سيستغرق الأمر دقيقة واحدة فقط."
- تذكر أن تعبر عن امتنانك لأي شخص يقرأ بريدك الإلكتروني. إنهم يقدمون لك معروفًا ، بعد كل شيء.
