إذا كنت بحاجة إلى نقل قائمة أو جدول بيانات من Word إلى Excel ، فلا داعي لنسخ ولصق كل جزء من المعلومات الفردية في خليته الخاصة في جدول البيانات. من خلال التنسيق الصحيح لمستند Word أولاً ، يمكنك بسهولة استيراد المستند بأكمله إلى Excel ببضع نقرات.
خطوات
الطريقة 1 من 2: تحويل قائمة
الخطوة 1. فهم كيف سيتم تحويل المستند
عند استيراد مستند إلى Excel ، سيتم استخدام أحرف معينة لتحديد البيانات التي يتم إدخالها في كل خلية في جدول بيانات Excel. من خلال تنفيذ بعض خطوات التنسيق قبل الاستيراد ، ستتمكن من التحكم في كيفية ظهور جدول البيانات النهائي وتقليل مقدار التنسيق اليدوي الذي يتعين عليك القيام به. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تقوم باستيراد قائمة كبيرة من مستند Word إلى Excel.
تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل عندما يكون لديك قائمة بإدخالات متعددة ، يتم تنسيق كل منها بنفس التنسيق (قائمة العناوين وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني وما إلى ذلك)
الخطوة 2. امسح المستند ضوئيًا بحثًا عن أي أخطاء في التنسيق
قبل بدء عملية التحويل ، ستحتاج إلى التأكد من تنسيق كل إدخال بالطريقة نفسها. هذا يعني إصلاح أي أخطاء في علامات الترقيم أو إعادة تنظيم أي إدخالات لا تتطابق مع الباقي. سيضمن هذا نقل البيانات بشكل صحيح.
الخطوة 3. اعرض أحرف التنسيق في مستند Word الخاص بك
سيساعدك عرض أحرف التنسيق المخفية في تحديد أفضل طريقة لتقسيم الإدخالات. يمكنك عرضها بالنقر فوق الزر "إظهار / إخفاء علامات الفقرة" في علامة التبويب الصفحة الرئيسية أو بالضغط على Ctrl + Shift + *
تحتوي معظم القوائم إما على علامة فقرة واحدة في نهاية كل سطر ، أو علامة واحدة في نهاية السطر وواحدة في السطر الفارغ بين الإدخالات. ستستخدم العلامات لإدراج الأحرف التي يستخدمها Excel للتمييز بين الخلايا
الخطوة 4. استبدل علامات الفقرة بين كل إدخال للتخلص من المساحة الزائدة
سيستخدم Excel مسافة بين الإدخالات لتحديد الصفوف ، ولكن ستحتاج إلى التخلص منها الآن للمساعدة في عملية التنسيق. لا تقلق ، ستعيد إضافته بعد قليل. يعمل هذا بشكل أفضل عندما يكون لديك علامة فقرة واحدة في نهاية الإدخال وواحدة في المسافة بين الإدخالات (اثنان في صف).
- اضغط على Ctrl + H لفتح نافذة البحث والاستبدال.
- اكتب ^ p ^ p في حقل البحث. هذا هو رمز علامتي فقرتين متتاليتين. إذا كان كل إدخال عبارة عن سطر واحد ولا توجد أسطر فارغة بينهما ، فاستخدم ^ p واحدًا بدلاً من ذلك.
- أدخل حرفًا محددًا في حقل الاستبدال. تأكد من أنه ليس حرفًا يظهر في أي مكان في المستند ، مثل ~.
- انقر فوق "استبدال الكل". ستلاحظ أن الإدخالات قد تجمع مع بعضها البعض ، ولكن هذا ليس مصدر قلق في الوقت الحالي طالما أن حرف التحديد في المكان الصحيح (بين كل إدخال)
الخطوة 5. افصل كل إدخال إلى حقول منفصلة
الآن بعد أن تم فصل إدخالاتك بحيث تظهر في صفوف لاحقة ، سترغب في تحديد البيانات التي ستظهر في كل حقل. على سبيل المثال ، إذا كان كل إدخال عبارة عن اسم في السطر الأول وعنوان شارع في السطر الثاني وحالة ورمز بريدي في السطر الثالث ، فيمكنك
- اضغط على Ctrl + H لفتح نافذة البحث والاستبدال.
- قم بإزالة إحدى علامات ^ p في حقل البحث.
- قم بتغيير الحرف في الحقل "استبدال" إلى فاصلة ،.
- انقر فوق "استبدال الكل". سيؤدي هذا إلى استبدال رموز الفقرة المتبقية بفاصل الفاصلة ، والذي سيفصل كل سطر في حقل.
الخطوة 6. استبدل حرف التحديد لإنهاء عملية التنسيق
بمجرد الانتهاء من خطوتي البحث والاستبدال أعلاه ، لن تبدو قائمتك كقائمة بعد الآن. سيكون كل شيء على نفس الخط ، مع وجود فواصل بين كل جزء من البيانات. ستعيد خطوة البحث والاستبدال الأخيرة بياناتك إلى قائمة مع الاحتفاظ بالفواصل التي تحدد الحقول.
- اضغط على Ctrl + H لفتح نافذة البحث والاستبدال.
- أدخل ~ (أو أي حرف اخترته في الأصل) في حقل البحث.
- أدخل ^ p في حقل الاستبدال.
- انقر فوق "استبدال الكل". سيؤدي هذا إلى تقسيم إدخالاتك مرة أخرى إلى مجموعات فردية مفصولة بفواصل.
الخطوة 7. احفظ الملف كملف نص عادي
الآن وبعد اكتمال التنسيق ، يمكنك حفظ المستند كملف نصي. سيسمح هذا لبرنامج Excel بقراءة بياناتك وتحليلها بحيث يتم إدخالها في الحقول الصحيحة.
- انقر فوق علامة التبويب ملف وحدد "حفظ باسم".
- انقر على القائمة المنسدلة "حفظ كنوع" وحدد "نص عادي".
- قم بتسمية الملف بالشكل الذي تفضله وانقر فوق حفظ.
- إذا ظهرت نافذة تحويل الملف ، فقط انقر فوق موافق.
الخطوة 8. افتح الملف في Excel
الآن بعد أن قمت بحفظ الملف في نص عادي ، يمكنك فتحه في Excel.
- انقر فوق علامة التبويب ملف وحدد فتح.
- انقر فوق القائمة المنسدلة "كافة ملفات Excel" وحدد "ملفات نصية".
- انقر فوق التالي> في نافذة معالج استيراد النص.
- حدد "فاصلة" في قائمة المحدد. يمكنك أن ترى كيف سيتم فصل الإدخالات في المعاينة في الأسفل. انقر فوق التالي>.
- حدد تنسيق البيانات لكل عمود من الأعمدة وانقر فوق "إنهاء".
الطريقة 2 من 2: تحويل جدول
الخطوة الأولى. قم بعمل جدول ببياناتك في Word
إذا كانت لديك قائمة بيانات في Word ، فيمكنك تحويلها إلى تنسيق جدول في Word ثم نسخ هذا الجدول بسرعة إلى Excel. إذا كانت بياناتك بتنسيق جدول بالفعل ، فانتقل إلى الخطوة التالية.
- حدد كل النص الذي تريد تحويله إلى جدول.
- انقر فوق علامة التبويب "إدراج" ثم انقر فوق الزر "جدول".
- حدد "تحويل النص إلى جدول".
- أدخل عدد الأسطر لكل سجل في حقل "عدد الأعمدة". إذا كان لديك سطر فارغ بين كل سجل ، أضف واحدًا إلى الإجمالي.
- انقر فوق موافق.
الخطوة 2. تحقق من تنسيق الجدول الخاص بك
سيقوم Word بإنشاء جدول بناءً على الإعدادات الخاصة بك. تحقق مرة أخرى للتأكد من أن كل شيء في مكانه الصحيح.
الخطوة الثالثة. انقر فوق الزر الصغير "+" الذي يظهر في الزاوية اليسرى العلوية من الجدول
سيظهر هذا عند تحريك الماوس فوق الطاولة. سيؤدي النقر فوق هذا إلى تحديد كافة البيانات الموجودة في الجدول.
الخطوة 4. اضغط
Ctrl + C لنسخ البيانات.
يمكنك أيضًا النقر فوق الزر "نسخ" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".
الخطوة 5. افتح برنامج Excel
بمجرد نسخ البيانات ، يمكنك فتح Excel. إذا كنت تريد وضع البيانات في جدول بيانات موجود ، فقم بتحميله. ضع المؤشر في الخلية التي تريد أن تظهر الخلية العلوية اليسرى من الجدول.
الخطوة 6. اضغط
السيطرة + V. للصق البيانات.
سيتم وضع الخلايا الفردية من جدول Word في خلايا منفصلة في جدول بيانات Excel.
الخطوة 7. قسّم أي أعمدة متبقية
اعتمادًا على نوع البيانات التي تستوردها ، قد يكون لديك بعض التنسيقات الإضافية التي تحتاج إلى القيام بها. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم باستيراد العناوين ، فقد يكون كل من المدينة واختصار الولاية والرمز البريدي في نفس الخلية. يمكنك جعل Excel يقسم هذه تلقائيًا.
- انقر فوق عنوان العمود الخاص بالعمود الذي تريد تقسيمه لتحديد العمود بأكمله.
- حدد علامة التبويب "البيانات" وانقر فوق الزر "نص إلى أعمدة".
- انقر فوق التالي> ثم حدد "الفاصلة" في حقل المحددات. إذا كنت تستخدم المثال أعلاه ، فسيتم فصل المدينة عن اختصار الولاية والرمز البريدي.
- انقر فوق "إنهاء" لحفظ التغييرات.
- حدد العمود الذي لا يزال بحاجة إلى تقسيم وكرر العملية ، مع تحديد "مسافة" بدلاً من "فاصلة" كمحدد. سيؤدي هذا إلى فصل اختصار الولاية عن الرمز البريدي.
