تتيح رسالة الإقرار الإلكترونية لشخص آخر معرفة أنك تلقيت رسالة أو طلبًا ، حتى إذا لم تكن قادرًا على تقديم رد كامل على الفور. على الرغم من أنك لست بحاجة إلى إرسال إقرار بكل رسالة بريد إلكتروني شخصية تتلقاها ، يجب عليك الرد في بيئة مهنية أو تجارية عند مخاطبتك مباشرة. إذا كنت بحاجة فقط إلى إخبار الشخص الآخر بأنك تلقيت بريده الإلكتروني ، فأرسل إقرارًا قصيرًا لإخباره. إذا طلب الشخص خدمة أو طلب منتجًا ، فقدم مزيدًا من المعلومات حول الوقت المتوقع للرد أو كيفية حل أي مشاكل.
خطوات
الطريقة 1 من 2: تأكيد استلام بريد إلكتروني
الخطوة 1. قم بالرد إذا كنت مدرجًا في سطر "إلى:" أو إذا تم تسميتك في الرسالة
تحقق من الجزء العلوي من البريد الإلكتروني لمعرفة ما إذا كان المرسل قد أدرج عنوان بريدك الإلكتروني في سطر "إلى:". إذا لم تكن مدرجًا هناك ، فقم بمسح نص الرسالة الإلكترونية لمعرفة ما إذا كان اسمك يظهر في أي مكان هناك. إذا رأيت اسمك ، فتأكد من إرسال إقرار بما أنه تم مخاطبتك مباشرة.
إذا كان عنوان بريدك الإلكتروني مدرجًا فقط في سطر "نسخة إلى" بالبريد الإلكتروني ولكن لم يتم ذكرك في النص الأساسي ، فلن تحتاج إلى إرسال إقرار لأن الرسالة ربما تم إرسالها إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص
تحذير:
تجنب الاعتراف برسائل البريد العشوائي لأنها قد تستمر في إرسال رسائل البريد الإلكتروني إليك إذا قمت بالرد.
الخطوة 2. خاطب المرسل بالاسم في التحية
ابدأ التحية في الجزء العلوي من رسالتك الإلكترونية حتى يراها الشخص الآخر فورًا عند فتحها. استخدم تحية رسمية ، مثل "مرحبًا" أو "عزيزي" متبوعة باسمهم. إذا كنت ترد على رئيس أو شخص لا تعرفه ، فاستخدم لقبه متبوعًا باسم عائلته. إذا كنت تعرف الشخص الآخر جيدًا ، يمكنك استخدام اسمه الأول.
على سبيل المثال ، يمكنك قول "مرحبًا السيدة ديفيس" أو "عزيزي جوناثان" كتحية لك
الخطوة 3. اذكر بإيجاز أنك قد قرأت البريد الإلكتروني
استخدم بضع جمل فقط للاعتراف بك حتى لا تبدو شديدة الإلزام. اشكر الشخص على إرسال البريد الإلكتروني أو أخبره أنك تلقيت رسالته. إذا كانت هناك أي تفاصيل محددة ، فأعد ذكرها في جملك الافتتاحية لإظهار أنك قد قرأت من خلال رسالتهم.
- على سبيل المثال ، يمكنك كتابة شيء مثل ، "شكرًا لك على إرسال رسالة إليّ حول اجتماع الأسبوع المقبل" أو "لقد تلقيت وقرأت بريدك الإلكتروني فيما يتعلق بعميلنا المحتمل الجديد."
- إذا لم يكن لديك الوقت لقراءة البريد الإلكتروني ، فيمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "شكرًا لك على التواصل معي. لقد تلقيت رسالتك وسأقرأها بمجرد أن أتمكن من ذلك ".
الخطوة 4. امنح وقتًا تقديريًا للرد إذا كان البريد الإلكتروني يحتوي على طلب أو سؤال
إذا كان لديك الوقت للرد بشكل كامل على الفور ، فافعل ذلك بأسرع ما يمكن للمساعدة في إظهار أنك جدير بالثقة وموثوق. بخلاف ذلك ، قدم إطارًا زمنيًا حيث يمكن للشخص الآخر أن يتوقع رسالة أخرى منك حتى لا يعتقد أنك تتجاهله. احرص على عدم المبالغة في الوعود بشأن الوقت الذي يمكنك فيه الرد إذا كنت تعتقد أن الأمر قد يستغرق وقتًا أطول.
- على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "سأتمكن من تزويدك بهذه المعلومات في غضون يومين" ، أو "سأتواصل معك مرة أخرى في وقت لاحق اليوم لمناقشة المشكلة بشكل أكبر".
- إذا كنت لا تعرف المدة التي ستستغرقها للرد ، فاستخدم "سأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن بأي أسئلة أو تعليقات."
- إذا لم يكن هناك طلب أو مشكلة تحتاج إلى معالجتها في البريد الإلكتروني ، فلا داعي للرد بإطار زمني.
الخطوة 5. قم بإنهاء البريد الإلكتروني بإغلاق واسمك قبل إرسالها
استخدم الخاتمة الرسمية في بريدك الإلكتروني ، مثل "الأفضل" أو "شكرًا مرة أخرى" للمساعدة في جعل الرسالة تبدو أكثر احترافية. اكتب اسمك بعد الختام لتختتم رسالتك. تأكد من كتابة كل شيء بشكل صحيح قبل النقر فوق الزر "إرسال".
- على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "أفضل ، بيث" أو "شكرًا مرة أخرى ، ترافيس".
- يمكنك أيضًا توفير رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني بديل بعد اسمك إذا كنت تريد منح الشخص الآخر طريقة مختلفة للاتصال بك.
الخطوة السادسة. قم بالمتابعة برسالة بريد إلكتروني كاملة للرد في أسرع وقت ممكن
إذا كان البريد الإلكتروني الأصلي يحتوي على طلب أو سؤال ، فخذ الوقت الكافي لكتابة رد كامل عندما تكون قادرًا على ذلك. عالج جميع المخاوف أو الأسئلة في الرسالة بالكامل لإظهار أنك قد استغرقت وقتًا للنظر في رسالتهم. حافظ على نبرة مهذبة وإيجابية في جميع أنحاء الرسالة للحفاظ على ذخيرة جيدة معهم.
إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت ، مثل إذا كنت تنتظر تقريرًا أو مستندًا ، فحاول إرسال بريد إلكتروني للمتابعة مع تحديث وإطار زمني جديد حتى لا يعتقد الشخص الآخر أنك نسيتهما
الطريقة 2 من 2: الاستجابة لطلبات وخدمات الأعمال
الخطوة الأولى. ضع اسم الشخص الذي تتواصل معه أعلى البريد الإلكتروني
ابدأ بتحية رسمية ، مثل "مرحبًا" أو "عزيزي" للحفاظ على نبرة احترافية في رسالتك. إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا ، فاستخدم لقبه متبوعًا باسمه الأخير للبقاء رسميًا. إذا كنت أكثر دراية بهذا الشخص أو قدم اسمه الأول ، يمكنك مخاطبته بذلك بدلاً من ذلك.
على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "عزيزي السيد كريستنسان" أو "مرحبًا دانا" كتحية لك
الخطوة الثانية. اشكر الشخص واذكر المنتج أو الخدمة التي طلبها
عبر عن امتنانك الحقيقي تجاه الشخص في الجملة الافتتاحية من بريدك الإلكتروني. في نفس الجملة ، أعد صياغة المنتج الذي طلبه الشخص أو ما هي المشكلات أو المخاوف التي ذكرها في المراسلات السابقة. بهذه الطريقة ، سيدرك الشخص أنك أخذت الوقت الكافي لقراءة أو معالجة رسائله السابقة.
على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "شكرًا لك على طلب صندوقين من الشوكولاتة من متجرنا" ، أو "نحن نقدر تواصلك معنا بخصوص الوظيفة التي تقدمت لها"
الخطوة الثالثة. امنح الشخص إطارًا زمنيًا للوقت المتوقع للرد أو التسليم
اذكر في الجملة التالية المدة التي سيستغرقها الشخص الآخر لتلقي رد منك حتى لا يشعر وكأنك قد نسيته. تأكد من أن الإطار الزمني الذي تقدمه دقيق وصادق ، وإلا فقد ينزعج إذا لم يتلقوا ردًا منك.
على سبيل المثال ، قد تقول ، "يمكنك توقع طردك خلال 3 أيام عمل" ، أو "يُرجى السماح ليوم عمل أو يومين حتى نرد"
تفاوت:
إذا كنت لا تعرف المدة التي ستستغرقها للرد ، فقل شيئًا مثل ، "سنتواصل معك في أقرب وقت ممكن لمعالجة مخاوفك".
الخطوة 4. قدم اقتراحات إذا كانت هناك أية مشكلات لا يمكنك حلها عبر البريد الإلكتروني
إذا لم تتمكن من حل مشكلتهم بشكل مباشر ، فحاول اقتراح خيارات أخرى قد تكون أكثر فائدة. حافظ على نبرة مهذبة ومتفهمة طوال الرسالة حتى لا تبدو سلبية أو تبدو غير صادقة. حاول إعطاء أكبر قدر ممكن من التفاصيل للشخص حتى يتمكن من اتخاذ الخطوات التالية لحل مشكلاته.
على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "يؤسفني معرفة أن هناك مشكلة في تحويل الأموال إلى حسابك الجاري. حاول الاطلاع على الأسئلة الشائعة لمعرفة ما إذا كان قد تم حل مشكلتك أم لا. بخلاف ذلك ، قد تحتاج إلى زيارة البنك الذي تتعامل معه والتحدث إلى مدير حسابك لتأكيد معاملاتك"
الخطوة 5. اترك معلومات الاتصال في الجزء السفلي من البريد الإلكتروني
قم بإنهاء رسالتك الإلكترونية بنهاية رسمية ، مثل "الأفضل" أو "شكرًا مرة أخرى" ، بحيث تنهي الرسالة بملاحظة جيدة. تأكد من تضمين اسمك بعد الإغلاق. إذا كنت ترغب في منح الشخص الآخر خيارات للاتصال بك ، فيمكنك أيضًا ترك رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني بديل أو موقع ويب بعد اسمك.
